La transformation numérique gagne du terrain dans tous les secteurs, y compris dans le domaine juridique et comptable. Si la gestion documentaire s’est déjà largement digitalisée (GED, signature électronique, coffre-fort numérique), les registres légaux – souvent perçus comme des outils traditionnels – tardent parfois à suivre le mouvement.
Pourtant, dématérialiser ses registres légaux (registre des mouvements de titres, registre des assemblées générales, registre des décisions, registre des délibérations etc.) présente de nombreux avantages : gain de temps, réduction des erreurs, sécurité renforcée, meilleure traçabilité et accès facilité.
Mais par où commencer ? Voici le guide complet d’Ubikap, étape par étape, pour franchir le cap sereinement, que vous soyez juriste, avocat, ou expert-comptable.
Faire l’état des lieux des outils digitaux déjà en place
Avant d’adopter un nouvel outil ou digitaliser un pan de votre activité, la première étape essentielle consiste à cartographier précisément les solutions digitales déjà utilisées dans votre cabinet ou au sein de votre service juridique. Cette étape permet non seulement de poser les bases d’une démarche structurée, mais aussi d’éviter les écueils fréquents dans un projet de transformation digitale.
Une bonne cartographie permet :
- D’éviter les redondances fonctionnelles : nombreux sont les cabinets ou directions juridiques qui se retrouvent avec plusieurs abonnements couvrant les mêmes besoins (par exemple : deux outils de signature électronique ou deux outils de rédaction d’actes).
- D’identifier les manques ou lacunes : certaines tâches restent chronophages car aucun outil n’a encore été mis en place pour les automatiser ou les centraliser.
- De comprendre les habitudes de travail : certaines solutions sont parfois peu exploitées, mal configurées ou méconnues de certaines équipes.
- D’évaluer le coût global de l’arsenal logiciel : un bon audit peut révéler des marges d’optimisation budgétaires importantes.
- De poser les bases d’un écosystème connecté : ce diagnostic permettra de choisir ensuite un nouvel outil compatible avec votre existant (par exemple : un outil connecté à votre solution de rédaction ou de signature actuelle).
Comment faire concrètement ?
Commencez par recenser l’ensemble des logiciels et plateformes en usage, qu’ils soient utilisés quotidiennement ou de façon plus ponctuelle.
Pensez à couvrir les grandes catégories suivantes :
- Création et gestion documentaire ;
- Gestion de la comptabilité et facturation ;
- Signature électronique ;
- Stockage et archivage ;
- Sécurité informatique & sécurité des données.
Analysez leur utilité et leur usage réel
Pour chaque outil recensé, interrogez-vous sur :
- Sa fréquence d’utilisation ;
- Les utilisateurs concernés ;
- Le niveau de satisfaction ou de frustration exprimé ;
- Les éventuels doublons avec d’autres outils ;
- La facilité ou difficulté de prise en main.
Vous pouvez envoyer un court questionnaire à vos équipes pour recueillir ces informations de façon structurée.
Vérifiez la compatibilité entre les outils
Un écosystème logiciel efficace repose sur l’interopérabilité. Vérifiez :
- Si les outils se connectent facilement entre eux ;
- Si certains sont intégrables via API ;
- S’ils permettent l’export et l’import de données sans perte de temps ou de fiabilité.
Calculez le coût total
Additionnez les coûts directs (abonnements) et indirects (temps passé, formation, maintenance) pour chaque solution. Certains outils peu utilisés ou redondants peuvent ainsi être écartés au profit d’une solution plus complète ou centralisée.
- Bon à savoir
Tous les registres légaux ne sont pas soumis aux mêmes règles en matière de dématérialisation. La législation française a autorisé progressivement leur tenue au format électronique. Le cadre légal des registres légaux dématérialisés dépend de leur nature et des décrets progressivement mis en place.
Identifier les tâches chronophages et les pertes de temps
Avant d’adopter une solution de digitalisation, il est essentiel d’identifier les zones de friction dans votre organisation. Prenez le temps de consulter vos collaborateurs — juristes, assistantes juridiques, associés ou responsables de mission — pour comprendre précisément où se concentrent les pertes de temps au quotidien.
De nombreuses tâches juridiques sont encore réalisées manuellement, alors qu’elles pourraient être largement automatisées ou fluidifiées grâce à des outils numériques.
Selon une étude menée par Serda Conseil (2020), un professionnel passe en moyenne 25% de son temps à rechercher des documents. Dans le domaine juridique, cette proportion peut monter jusqu’à 40% en période de campagne juridique ou clôture annuelle.
Voici quelques missions juridiques qui, selon notre expérience auprès de cabinets d’avocats en droit des sociétés, d’expertise comptable et de directions juridiques, sont fréquemment sources de pertes de temps dans leur gestion manuelle :
- Gestion des registres légaux (mouvements de titres, assemblées générales, décisions, délibérations) ;
- Rédaction et mise en forme des actes ;
- Organisation des assemblées générales ;
- Constitution de sociétés et production des pièces annexes ;
- Gestion des formalités et dépôts au greffe ;
- Archivage, classement et mise à disposition des documents juridiques aux diverses parties prenantes.
Parmi elles, la gestion des registres légaux ressort comme l’un des processus les plus chronophages : entre la saisie manuelle, les risques d’erreurs et ratures, l’impression, la reliure, l’archivage et la mise à disposition des parties prenantes (associés, CAC, etc.), le temps passé s’accumule vite.
N’hésitez pas également à faire le point sur les retours clients ou partenaires reçus récemment : y a-t-il eu des difficultés dans l’envoi de documents, des attentes trop longues pour recevoir un extrait de registre, ou encore des remarques sur l’absence d’un espace numérique de consultation ? Ces retours sont précieux pour orienter vos priorités de digitalisation.
Cartographier tous ces éléments permet d’avoir une vision claire des gisements de productivité à activer. C’est également un excellent point de départ pour comparer les solutions disponibles et justifier un projet de transformation digitale auprès de vos équipes ou de votre direction.
Comparer les solutions existantes de dématérialisation de registres légaux
Face à la diversité des solutions disponibles pour la gestion des registres légaux, il est essentiel de bien comparer les approches afin de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de votre organisation. Les critères de coût, de sécurité, de simplicité d’utilisation ou encore d’intégration avec d’autres outils sont déterminants pour garantir une gestion efficace, conforme et pérenne de vos obligations juridiques.
Chaque registre légal possède ses spécificités et exigences de conformité qui diffèrent selon sa nature. Par exemple, le registre des mouvements de titres requiert une attention particulière quant à l’identification des actionnaires, la chronologie des opérations et les modalités de transfert, qui doivent être rigoureusement tracées et horodatées. S’agissant du registre des assemblées générales, celui-ci doit garantir la traçabilité et l’horodatage électronique des opérations, assurer la retranscription fidèle et exhaustive des résolutions adoptées, et comporter la signature électronique avancée de l’ensemble des procès-verbaux.
Ces différences imposent aux solutions numériques d’adapter la gestion du registre en fonction de son cadre juridique propre, afin de permettre aux utilisateurs de mettre à jour leurs registres en toute conformité légale.
Le tableau ci-dessous synthétise les principales différences entre une solution spécialisée comme Ubikap, d’autres outils numériques du marché, et la gestion traditionnelle sur papier, afin de vous offrir une vision claire des avantages et limites de chaque méthode.
| Critères | Ubikap | Autres solutions numériques | Gestion sur papier |
| Coût | Abonnement selon le nombre de sociétés gérées. Registres et documents illimités. | Tarification à l’unité (par registre ou par document). Facturation additionnelle possible. | Achat de registres papier, frais de stockage physique, archivage, impressions récurrentes. |
| Risques | Risques minimisés : sauvegarde cloud, conformité juridique garantie, cybersécurité conformité RGPD & normes françaises. | Risques variables selon la solution. Dépend des solutions de cybersécurité choisies et mises en place. | Risques élevés de perte, erreur humaine, falsification, non-conformité en cas de contrôle. |
| Création de registres | Création de tout type de registres légaux : registre de mouvements de titres, registres des assemblées générales etc. Cote et paraphe remplacés par des processus numériques conformes et intégrés à la plateforme. | Création de tout type de registres légaux. Cote et paraphe remplacés par des processus numériques variant selon la solution choisie. | Achat de registres papiers : cote et paraphe au greffe du tribunal de commerce a effectué. |
| Prise en main | Interface intuitive, prise en main rapide, formation des collaborateurs incluse sur demande, support réactif. | Interface variable selon les éditeurs. Formation souvent non incluse, support plus limité. | Aucun outil numérique. Processus souvent lents, manuels, chronophages. |
| Connexions avec d’autres outils | Intégrations avec les leaders du marché : Lexis Poly pour la rédaction d’actes, Docusign, Yousign et jesignexpert.com pour la signature électronique. | Intégrations variants selon les éditeurs. Dépend des API disponibles et partenariats. | Aucune connexion possible. |
| Fonctionnalités avancées | Génération automatique des formulaires CERFA, attestations de conformité, remplissage automatique de documents, suivi des signatures électroniques intégré. | Génération automatique des formulaires CERFA, attestations de conformité, signature électronique intégrée. | Aucun automatisme. Tout est fait manuellement (édition, signature, classement). |
| Exports & partages de documents | Exports Excel sécurisé (table de capitalisation, membre de la structure), PDF protégé (extraits de registres, ordre de mouvements etc.). | Exports possibles mais moins personnalisables ou sécurisés. | Requiert photocopies, scans, envois manuels, sans protection des données. |
| Accès sécurisé | Accès sécurisé avec double authentification pour les parties prenantes (actionnaires, partenaires etc.). | Accès simple pour les parties prenantes. | Requiert déplacement physique ou envoi par mail non sécurisé des documents juridiques. |
S’appuyer sur l’expérience de son réseau
Dans le domaine du droit et du chiffre, le bouche-à-oreille reste une valeur sûre. Afin de choisir une solution testée et approuvée par vos confrères, posez la question autour de vous :
- Renseignez-vous via vos syndicats professionnels (ex. ACE, AFJE, IFEC …) ;
- Parlez-en à vos confrères et consœurs qui ont déjà une solution similaire au sein de leur cabinet ou entreprise ;
- Assistez à des webinaires ou salons professionnels pour obtenir des retours d’expérience concrets.
Nommer un référent pour piloter la transition
La digitalisation réussie repose souvent sur un bon pilotage du changement. Il est donc essentiel de désigner un référent (ou un binôme) chargé de :
- superviser le déploiement ;
- former les collaborateurs ;
- faire le lien avec l’éditeur de la solution ;
- collecter les retours d’usage.
Ce référent devient le moteur de l’adoption du nouvel outil, en instaurant une culture d’usage, et en valorisant les gains obtenus au sein de l’organisation.
Pourquoi passer au numérique pour vos registres légaux ?
Adopter une solution dématérialisée pour la gestion des registres légaux représente aujourd’hui un véritable levier de performance pour les cabinets et entreprises. Cette transition permet de rationaliser les processus juridiques en réduisant le temps consacré aux tâches administratives. Là où la tenue du registre papier nécessite une attention constante, un suivi manuel et une logistique souvent fastidieuse, les registres numériques s’inscrivent dans une dynamique de simplification, d’efficacité et de sécurité accrue.
Le principal atout du format digital réside dans sa capacité à prévenir les risques inhérents au papier : perte de documents, dégradations physiques, ou erreurs de saisie. Grâce aux contrôles automatisés intégrés aux plateformes spécialisées, les risques d’erreurs sont considérablement réduits. Le stockage sur des serveurs sécurisés garantit par ailleurs une conservation pérenne et fiable, sans dépendre d’un lieu physique unique, souvent vulnérable.
L’accès aux registres devient également beaucoup plus fluide. Alors que la version papier impose un accès restreint, localisé, et parfois lent à organiser pour les tiers (comme les commissaires aux comptes ou les associés), le numérique permet un partage instantané, personnalisé et parfaitement traçable. Chaque utilisateur peut accéder aux données nécessaires à distance, avec des droits définis selon son rôle, renforçant ainsi la transparence et la sécurité.
Enfin, le coût de gestion s’allège : plus besoin de consacrer de l’espace au stockage physique ni de mobiliser du temps pour archiver ou retrouver un document. La conservation est automatisée, structurée et facilement consultable.
En somme, passer à la dématérialisation des registres légaux, c’est opter pour une solution plus fiable, plus accessible et plus conforme aux exigences modernes des entreprises et de leurs partenaires juridiques.
