Le registre des assemblées générales : obligatoire pour toutes les entreprises

Le registre des assemblées générales est un outil de traçabilité juridique essentiel pour toute société. Trop souvent relégué au second plan, il joue pourtant un rôle central pour valider les décisions prises par les associés ou actionnaires. Néanmoins, ce registre est-il obligatoire dans toutes les formes de sociétés ? Quelles informations doit-il contenir ? Et, peut-on le tenir sous forme électronique ? Ce guide vous aide à comprendre pourquoi le registre des AG est nécessaire, comment le mettre en conformité, et comment en simplifier la gestion grâce aux outils numériques.

Qu’est-ce que le registre des assemblées générales ?

Le registre des assemblées générales est un document juridique qui conserve, dans l’ordre chronologique, tous les procès-verbaux des réunions tenues entre les associés ou actionnaires d’une société. Il s’agit d’un support de preuve qui atteste des décisions prises collectivement, notamment en matière de gestion, d’approbation des comptes, de nomination de dirigeants, ou encore de modification des statuts.

Ce registre peut prendre plusieurs formes, selon le choix de l’entreprise et les exigences réglementaires :

• Un registre relié et coté, souvent utilisé dans les sociétés traditionnelles, il est paraphé par le greffe du tribunal de commerce.
  
  
• Des feuillets mobiles numérotés, admis à condition de respecter les règles de numérotation et de conservation.
  
  
• Un registre électronique conforme à la réglementation, à condition de garantir l’intégrité, la chronologie et l’identification des signataires (ex. : via une signature électronique qualifiée).

Le registre sert à prouver que les décisions ont été régulièrement adoptées, dans le respect du formalisme imposé par la loi et les statuts. Il contribue à la sécurité juridique des sociétés, notamment en cas de contrôle fiscal, de litige entre associés ou de transmission d’entreprise.

Est-il obligatoire pour toutes les formes de sociétés ?

Oui, le registre des assemblées générales est obligatoire pour la majorité des formes sociales, bien que les modalités puissent varier en fonction du statut juridique de l’entreprise. 

Cas des principales formes sociales 

SAS / SASU : l’obligation dépend des statuts, mais en pratique, dès lors que des décisions collectives sont organisées, elles doivent être formalisées dans un procès-verbal conservé dans un registre.

SARL / EURL : le registre des décisions est obligatoire, y compris pour l’associé unique dans une EURL. La loi impose de consigner toute décision de l’associé dans un document formel.

SA : la tenue d’un registre des procès-verbaux des conseils et assemblées est strictement encadrée par le Code de commerce (articles L.225-106 et suivants).

SCI et autres sociétés civiles : bien qu’aucun registre spécifique ne soit explicitement mentionné par la loi, la conservation des procès-verbaux est recommandée pour assurer la traçabilité des décisions collectives.

Risques en cas de non-respect

• Difficultés à prouver la régularité d’une décision.
  
  
• Blocage juridique en cas de conflit entre associés.
  
  
• Risque fiscal en cas d’irrégularité dans l’approbation des comptes.
  
  
• Perte de valeur juridique des délibérations.
  
  

Bon à savoir : 

Les entreprises ont la liberté de choisir le support de leur registre, à condition de respecter les règles de conservation, d’authenticité et de chronologie

Quels documents doivent y être consignés ?

Documents à consigner dans le registre

• Procès-verbaux des assemblées générales ordinaires (AGO) : approbation des comptes, affectation du résultat, renouvellement de mandat, etc.
  
  
• Procès-verbaux des assemblées générales extraordinaires (AGE) : modification des statuts, augmentation ou réduction de capital, dissolution…
  
  
• Décisions unilatérales de l’associé unique : dans les SASU, EURL ou SCI unipersonnelles.
  
  
• Feuilles de présence (dans certaines formes, comme la SA ou en fonction des statuts) en tant que pièces annexes.

Mentions obligatoires dans chaque procès-verbal 

• La date et le lieu de l’assemblée.
  
  
• L’identité du président de séance et du secrétaire.
  
  
• La liste des présents (ou des votants si AG à distance).
  
  
• Le quorum atteint et les règles de majorité appliquées.
  
  
• Le texte des résolutions votées et leurs résultats.
  
  
• La signature du président de séance (et parfois du secrétaire ou des associés).
  
  

À noter :

Dans le cadre d’un registre papier, chaque procès-verbal doit être numéroté chronologiquement, non modifiable, et rédigé sans blancs ni ratures. En version électronique, ces contraintes sont couvertes par les mécanismes de journalisation, d’horodatage et d’intégrité des données.

Comment tenir le registre des assemblées générales : papier ou format électronique ?

La loi permet à toute entreprise de tenir son registre des assemblées générales soit au format papier, soit de manière électronique, à condition de respecter certaines conditions formelles. Le choix du support aura un impact sur la sécurité, la traçabilité et la facilité de gestion.

Le registre papier : formalisme rigide

Traditionnellement, le registre est un livre relié, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, ou un classeur de feuillets mobiles numérotés. Chaque procès-verbal doit y être inséré dans l’ordre chronologique, sans altération possible.

Les exigences sont strictes :

• aucune rature ou modification n’est autorisée ;
• la pagination doit être continue ;
• toute omission peut faire l’objet d’une contestation ou engager la responsabilité du dirigeant.

Sa gestion au quotidien devient vite contraignante : perte, erreurs matérielles, manque d’accès partagé…

Le registre électronique : une alternative conforme et sécurisée

Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise la tenue dématérialisée des registres légaux à condition de garantir leur intégrité, leur lisibilité, leur traçabilité et leur conservation durable. Des plateformes spécialisées permettent aujourd’hui :

• D’ajouter chaque procès-verbal dans un format non modifiable, avec journalisation des actions.
  
  
• De garantir l’intégrité du document via des systèmes d’horodatage ou d’archivage à valeur probante.
  
  
• De centraliser les décisions dans un registre unique, consultable à tout moment par les personnes habilitées.
  
  

La solution Ubikap va plus loin, en intégrant directement la génération, la signature et le dépôt automatique des procès-verbaux dans un registre horodaté, conforme au formalisme exigé. Cela limite considérablement les erreurs de manipulation et facilite les audits internes ou externes.

En pratique, les entreprises qui souhaitent sécuriser leur gouvernance et gagner du temps sur le suivi juridique quotidien s’orientent vers ce type de solution, surtout en cas de filiales multiples ou de processus récurrents en fin d’exercice.

Combien de temps faut-il conserver le registre des assemblées générales ?

La conservation du registre des assemblées générales répond à des obligations légales, encadrées par le Code de commerce et par le droit fiscal. 

Les procès-verbaux d’assemblée et leur inscription dans le registre doivent être conservés pendant au moins 10 ans à compter de leur date, selon l’article L.123-22 du Code de commerce. Toutefois, cette durée peut s’allonger jusqu’à 30 ans ou plus, pour des actes fondateurs de la société ou en cas de contentieux.

Dans les faits, il est fortement recommandé de conserver l’intégralité du registre pendant toute la durée de vie de la société, et au minimum jusqu’à la prescription des obligations qu’il retrace (ex. approbation des comptes, distributions, décisions collectives).

Le registre peut être demandé par l’administration fiscale, les commissaires aux comptes, ou présenté en justice en cas de contestation sur une décision sociale. Il fait foi s’il est régulièrement tenu et daté.

Pour les registres électroniques

Un système numérique bien paramétré permet d’archiver automatiquement chaque PV, avec date certaine, accès contrôlé et possibilité d’extraction à tout moment. Cela facilite la conservation réglementaire, même en cas de changement d’outil ou de collaborateurs.

Opter pour une solution numérique comme Ubikap, c’est faire le choix d’une gestion automatisée, conforme et sécurisée du registre des AG : 

• procès-verbaux générés à partir des résolutions votées ;
• signature électronique certifiée eIDAS (UE) ;
• ajout direct au registre ;
• archivage à valeur probante… 

Le tout dans un environnement sécurisé et accessible.

En période de clôture d’exercice, il est vivement recommandé de vérifier la mise à jour complète de vos registres, notamment si plusieurs AG se sont tenues dans l’année. Une bonne organisation aujourd’hui évite bien des complications pour l’avenir.

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