Les registres légaux obligatoires pour toute société commerciale
Toute société commerciale immatriculée en France doit tenir à jour un certain nombre de registres légaux. Ces documents officiels permettent d’assurer la traçabilité des décisions, des mouvements financiers, de la situation sociale ou encore de la composition du capital. Leur absence ou leur mauvaise tenue peut entraîner des sanctions juridiques, fiscales ou sociales.
Qu’ils soient tenus sur papier coté et paraphé ou via une solution numérique sécurisée, ces registres sont essentiels à la bonne gouvernance et à la conformité réglementaire de l’entreprise.
Quels sont les registres légaux obligatoires en entreprise ? (check-list 2026)
Voici la liste des principaux registres imposés par la réglementation française pour toute entreprise, à adapter selon la forme juridique et le secteur :
Remarque : d’autres registres peuvent s’appliquer selon le secteur (BTP, ERP, sécurité incendie…) ou en cas de présence d’un CSE.
Quelles différences selon la forme juridique de la société ?
Les obligations en matière de registres légaux varient selon la structure juridique de l’entreprise. Voici un aperçu des principales différences :
SARL (Société à responsabilité limitée)
Registres obligatoires :
- registre des décisions des associés (AG ou consultation écrite) ;
- registre des bénéficiaires effectifs ;
- registres comptables ;
- registre du personnel (si salariés).
Particularité : pas de registre des mouvements de titres car il n’y a pas d’actions mais des parts sociales (tenue du registre des parts uniquement si clause statutaire spécifique).
SAS (Société par actions simplifiée)
Registres obligatoires :
- registre des décisions (assemblées ou décisions unilatérales) ;
- registre des mouvements de titres (obligatoire) ;
- RBE, registres comptables, registre du personnel…
Particularité : forte liberté statutaire mais la traçabilité des décisions doit être assurée — y compris celles du Président, du comité stratégique ou des organes internes prévus.
SA (Société anonyme)
Registres obligatoires :
- registre des assemblées générales ;
- registre des mouvements de titres ;
- registre du conseil d’administration ou de surveillance ;
- RBE, registres comptables, registre du personnel, etc.
Particularité : formalisme plus contraignant (convocations, quorum, votes) + éventuelle obligation de nomination d’un commissaire aux comptes.
EURL / SASU (entreprises unipersonnelles)
Registres obligatoires :
- registre des décisions de l’associé/actionnaire unique ;
- RBE, registres comptables.
Particularité : formalités allégées, mais les décisions doivent tout de même être formalisées, datées et signées.
SCI ou autres sociétés civiles
Registres obligatoires :
- registre des décisions (AG ou consultations écrites) ;
- registres comptables (selon régime fiscal).
Particularité : le niveau d’obligation dépend du nombre d’associés et du statut fiscal (IS ou IR).
Bon à savoir :
Quelle que soit la structure, les registres doivent pouvoir être présentés à tout moment en cas de contrôle (URSSAF, DGFiP, inspection du travail, etc.). Leur absence ou leur non-conformité expose la société à des sanctions.
Comment tenir ces registres ? Obligations de forme, support, validation
La tenue des registres légaux est strictement encadrée par le droit des sociétés. Elle doit garantir la fiabilité, la traçabilité et l’intégrité des informations enregistrées.
Format papier : encore majoritaire, mais contraignant
Le support doit être un registre relié, dont les pages sont numérotées et non détachables. La validation nécessite un cote et un paraphe préalables par le greffe du tribunal de commerce, notamment pour les registres juridiques comme le registre des décisions ou des mouvements de titres.
Cependant, ce format présente des inconvénients : les erreurs de saisie sont difficilement corrigibles, la consultation est plus complexe, il impose une conservation physique de longue durée et le partage avec plusieurs parties prenantes est rendu difficile.
Format numérique : autorisé sous conditions
La dématérialisation est légale pour de nombreux registres, à condition de garantir :
- l’authenticité et intégrité des écritures (via horodatage, signature électronique, sécurisation par blockchain ou DEEP) ;
- la traçabilité des modifications (historique clair et infalsifiable) ;
- l’accessibilité des documents pour les personnes habilitées (associés, CAC, administration…) ;
- l’archivage probant conforme aux normes (NF Z42-013 ou équivalent).
Validation : selon le type de registre
*DEEP = Dispositif d’enregistrement électronique partagé (ex : blockchain Ubikap)
En résumé :
- Le registre numérique est légalement reconnu à condition de respecter des exigences de sécurité.
- Il offre souplesse, rapidité et fiabilité pour toutes les opérations.
Ubikap est conforme à ces critères pour les registres des AG et des mouvements de titres.
Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations ?
La tenue des registres légaux obligatoires engage la responsabilité des dirigeants et expose l’entreprise à divers types de sanctions en cas de manquement.
Sanctions civiles
Nullité des décisions : des décisions d’assemblée générale prises sans respect du formalisme (absence de convocation, procès-verbal non inscrit dans un registre, etc.) peuvent être annulées à la demande d’un associé ou d’un tiers.
Responsabilité du dirigeant : un manquement à l’obligation de tenue des registres peut engager sa responsabilité civile pour faute de gestion ou manquement aux obligations légales.
Conflits entre associés : en l’absence de registre, la preuve des décisions peut être contestée, générant des litiges longs et coûteux.
Sanctions pénales
Certains oublis ou irrégularités peuvent être considérés comme des infractions pénales :
- faux et usage de faux (article 441-1 du Code pénal) ;
- délit d’omission d’une inscription obligatoire ;
- amendes pour défaut de tenue ou tenue frauduleuse des registres (jusqu’à 1 500 € voire 3 000 € en cas de récidive).
Sanctions administratives et fiscales
Contrôle URSSAF ou inspection du travail : l’absence de registre unique du personnel peut être lourdement sanctionnée.
Redressements fiscaux : l’administration peut rejeter la comptabilité comme non probante si les registres comptables sont absents, incomplets ou non tenus selon les règles.
Qui peut contrôler ?
- le greffe du tribunal de commerce (lors des formalités, dissolutions, changements statutaires…) ;
- l’URSSAF ou l’inspection du travail (registre du personnel, DUERP…) ;
- le commissaire aux comptes, s’il est désigné dans la société ;
- les associés ou actionnaires, qui disposent d’un droit d’accès à certains registres.
Bon à savoir :
La mauvaise tenue des registres peut aussi nuire à la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis des tiers (banques, investisseurs, clients).
Qui est responsable de la tenue des registres légaux dans une entreprise ?
La réponse varie selon la forme juridique de l’entreprise et son organisation interne.
Le représentant légal : premier responsable
Le dirigeant de la société est juridiquement responsable de la bonne tenue des registres obligatoires. C’est à lui que revient la mission de :
- veiller à la complétude et à l’exactitude des mentions ;
- assurer leur mise à jour régulière ;
- garantir leur conservation dans des conditions sécurisées ;
- les présenter en cas de contrôle ou de litige.
Cas particulier des entreprises avec un secrétaire juridique ou un expert-comptable
Dans certaines structures, la tenue matérielle des registres est déléguée à :
- un secrétaire juridique interne ou externe ;
- un expert-comptable dans le cadre d’une mission juridique accessoire ;
- un avocat en droit des sociétés, dans une mission de suivi annuel.
Toutefois, cette délégation n’exonère pas le dirigeant de sa responsabilité légale.
Astuce pour les petites structures
Dans les TPE ou sociétés sans service juridique dédié, la gestion des registres est souvent négligée faute de temps ou de moyens. C’est dans ce contexte que des solutions comme Ubikap apportent un vrai gain de sécurité, de conformité et de sérénité.
Comment Ubikap vous aide à tenir vos registres obligatoires
En alliant automatisation, conformité et sécurité, Ubikap vous permet de gérer vos obligations plus facilement, tout en respectant les exigences légales.
Automatisation des registres d’assemblées et de mouvements de titres
Ubikap prend en charge :
- le registre des décisions d’associés ou procès-verbaux d’assemblées générales (AGO, AGE, etc.) ;
- le registre des mouvements de titres, avec inscription automatique des cessions, émissions ou transmissions d’actions.
Chaque événement est rempli à partir des informations renseignées dans l’outil, sans double saisie, et dans le respect des obligations chronologiques.
Dématérialisation conforme au décret 2018-1226 (DEEP)
Ubikap repose sur un Dispositif d’Enregistrement Électronique Partagé (DEEP), conformément au décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018. Cela garantit :
- une valeur légale équivalente au registre papier coté et paraphé ;
- l’intégrité, la traçabilité et la non-altérabilité des inscriptions.
Génération et signature électronique certifiée (eIDAS)
Les documents produits dans Ubikap (convocations, PV, ordres de mouvement, etc.) peuvent être signés électroniquement avec un certificat conforme au règlement européen eIDAS. Cette signature avancée assure :
- une authenticité incontestable ;
- une opposabilité juridique en cas de contrôle ou de contentieux.
Archivage à valeur probante dans un cloud sécurisé
Les registres sont automatiquement stockés dans un cloud protégé respectant les normes d’archivage à valeur probante. L’ensemble des données est :
- horodaté, chiffré, et scellé ;
- hébergé en France sur des serveurs certifiés ISO 27001.
Chaque utilisateur peut accéder à ses documents à tout moment, avec un historique clair des modifications et des signatures.
Avec Ubikap, bénéficiez d'une interface sécurisée qui guide chaque étape de conformité pour mettre à jour de manière simple et efficace tous les registres légaux dont vous avez la charge.
