Registre des assemblées générales
Mettez rapidement à jour le registre des assemblées générales en toute conformité grâce à Ubikap.
Cadre légal
Suite au décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, la tenue des registres des assemblées générales et des autres décisions peut s'opérer numériquement à l’aide de la signature électronique avancée des procès-verbaux et leur horodatage.
Ubikap vous permet de tenir vos registres des assemblées générales ainsi que tous les autres registres des décisions et délibérations de manière conforme à ce décret, disposant ainsi de la même valeur légale que les registres papiers.
1
Règlement eIDAS (UE) n°910-2014
2
Décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019
Tous vos registres des décisions et délibérations
Centralisez l’ensemble des décisions de vos sociétés dans un seul outil sécurisé, avec des registres légaux dématérialisés conformes et opposables.
Voir nos formulesRegistre des assemblées générales
Registre des décisions
Registres des délibérations
Registre des présences
En pratique
Des registres dématérialisés
en toute conformité
Création & mise à jour du registre
Afin d'être juridiquement conforme et opposable, votre registre dématérialisé des assemblées générales doit respecter le cadre légal en vigueur, avec un procès-verbal authentifié par une signature électronique avancée.
Grâce à Ubikap, vous pouvez automatiser la création et mise à jour de vos registres :
- Dépôt en un clic de vos procès-verbaux d’assemblée générale dans votre registre dématérialisé Ubikap,
- Envoi des procès-verbaux pour signature électronique avancée,
- Génération de votre registre avec l'ensemble des procès-verbaux classés chronologiquement,
- Chaque registre dispose d'un identifiant unique, est stocké et archivé dans un cloud sécurisé.
Accès & partage du registre en toute sécurité
Afin d’en simplifier la gestion, vos registres sont disponibles à tout moment depuis votre espace sécurisé.
Vous pouvez également ouvrir des accès ou partager les registres selon vos besoins. Ainsi, vous pouvez :
- Gérer les accès externes pour permettre aux dirigeants d'entreprise ou actionnaires de les consulter et/ou modifier,
- Exporter les registres au format PDF, preuves de signature, électronique incluses, pour faciliter les échanges en cas de contrôle, d'audit ou de cession.
Passez aux registres légaux dématérialisés
Vous avez déjà des registres
Vous tenez des registres papiers ou sur une autre solution dématérialisée
- Intégrez votre historique à Ubikap pour centraliser tous les registres existants de votre société sur une seule plateforme.
- Vous pouvez également conserver l’historique papier et poursuivre la tenue de vos registres en dématérialisé. Il vous suffit simplement d’effectuer vos prochaines opérations sur la solution.
Vous n’avez pas encore de registres
- Créez rapidement vos registres des assemblées générales via notre plateforme : import multiple de procès-verbaux pour générer automatiquement votre registre.
- Faites signer électroniquement les procès-verbaux en signature électronique avancée.
- Stockez et archivez vos registres en toute sécurité.
Vos registres ont la même valeur légale que leur équivalent papier.
Besoin de gérer vos assemblées générales ?
Notre solution incorpore la gestion des assemblées générales de A à Z en plus de son registre dédié.
Ubikap en quelques chiffres
70k+
Registres
60k+
Utilisateurs
45k+
Sociétés
L’utilisation d’Ubikap s’est révélée très fluide et intuitive. Je souligne la réactivité et la qualité du support, que j’ai trouvé disponible, compétent et à l’écoute de nos besoins.
Notre expérience avec Ubikap a grandement amélioré notre gestion de registres légaux. L’accès en temps réel à une table de capitalisation est un grand plus.
J’ai choisi Ubikap pour la gestion des registres légaux et j’en suis ravi. La plateforme est clairement conçue pour les professionnels et parfaitement adaptée aux besoins métiers.
Nous utilisons Ubikap pour la gestion de registres légaux depuis plusieurs années dans le cabinet. C’est vraiment pratique. Nous en sommes ravis et nos clients aussi.
Dès le 1er jour, j’ai décidé d’intégrer la solution digitale complète Ubikap, afin de gérer le secrétariat juridique des sociétés. Mes clients ont accès à tout moment à leurs registres et documents, et mon suivi est simple et sécurisé. Je recommande vivement.
Nous avons commencé par utiliser Ubikap pour la tenue des assemblées générales. Très vite, on a également géré nos registres légaux sur la plateforme.
Ubikap est d’une fluidité remarquable : prise en main immédiate, aucun clic superflu. Visuellement clair, il ne rajoute aucune tâche et facilite le partage des registres avec nos confrères, qui l'ont tous adopté. Nos clients y sont très sensibles : ils perçoivent l’outil comme une évidence, à la fois pratique et écologique.
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FAQ
Vos questions
Registre des assemblées générales : définition et obligations légales
La législation française impose la tenue du registre des assemblées générales afin de garantir la transparence et la traçabilité des décisions prises au sein des sociétés, qu'elles soient commerciales ou civiles. À cette fin, le registre doit consigner de manière chronologique l'intégralité des procès-verbaux des délibérations, dûment établis et revêtus de la signature des organes compétents.
Procès-verbal et registre : quelles mentions obligatoires ?
Le procès-verbal de l’assemblée générale doit contenir :
- La date et le lieu de la tenue de l’assemblée,
- Les résumés des débats,
- Les résultats des votes,
- Les décisions prises au cours de l’assemblée.
- Les noms et prénoms du président et du secrétaire de l'assemblée générale pour signature,
Il doit être impérativement signé par le président et secrétaire de l’assemblée générale, ainsi que les éventuels scrutateurs.
Le registre quant à lui, doit obligatoirement contenir les procès-verbaux des assemblées générales, mais il peut également disposer de tout document supplémentaire pour attester des délibérations et décisions prises : feuilles de présence, convocations, décisions écrites, rapports financiers ou rapports du commissaire aux comptes.
Cotation et paraphe du registre : quelles règles à respecter ?
Le registre des assemblées générales au format papier doit être coté et paraphé au Greffe du Tribunal de Commerce. Cette formalité vise à garantir l’authenticité et la fiabilité des documents, en empêchant toute falsification.
Au format numérique, la cote et le paraphe ne sont pas nécessaires. Pour remplacer ce processus, les procès-verbaux intégrés au registre doivent être signés avec la signature électronique avancée, en respectant l’article 26 du règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014).
Registre des AG : quelles différences entre format papier et électronique ?
Le registre des AG au format papier doit être coté et paraphé au Greffe du Tribunal de Commerce dès la création de la société. Les procès-verbaux doivent être imprimés sur des feuillets mobiles, et être ajoutés chronologiquement au registre à chaque nouvelle assemblée. Son stockage est encombrant et coûteux. Il est difficile d’accès en cas de besoin urgent, notamment de contrôle, et peut être sujet à des pertes, des erreurs humaines ou à des dommages.
Le registre des AG peut être tenu au format numérique en accord avec le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 à l'aide de la signature électronique avancée et de l'horodatage.
Pour satisfaire aux obligations légales de tenue du registre des AG, une solution dématérialisée et sécurisée permet la transcription des délibérations. Ce processus comprend la transmission du procès-verbal, ainsi que sa validation par signature électronique avancée par les signataires, et l'apposition d'un horodatage garantissant son intégrité et sa parfaite opposabilité.
Le registre numérique dispose également d’une meilleure accessibilité et d’une plus grande sécurité quant aux informations sensibles qu’il détient, grâce à l'archivage et stockage sécurisés.
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