La solution essentielle pour les directions juridiques
Assurez le suivi juridique de votre entreprise et de ses filiales avec la plateforme intuitive et conforme Ubikap.
Ubikap pour vous
Pourquoi choisir Ubikap ?
Améliorez l’efficacité de votre direction juridique
- Gérez toutes vos entités depuis une seule plateforme sécurisée,
- Automatisez les étapes clés : AG, registres, signatures,
- Collaborez efficacement avec les autres services & parties prenantes.
Économisez sur le long terme
- Éliminez les coûts liés au papier, aux impressions et à l’archivage,
- Limitez les risques d’erreur, de non-conformité ou d’oubli,
- Centralisez l’historique juridique pour gagner en traçabilité.
Optimisez vos ressources
- Réduisez la charge de travail liée aux tâches chronophages,
- Maîtrisez vos coûts sans externalisation supplémentaire,
- Libérez du temps pour vous concentrer sur les enjeux stratégiques.
La solution tout-en-un
Votre secrétariat juridique simple & efficace
Découvrez une solution tout-en-un pour gérer l'intégralité de votre sécrétariat juridique de votre entreprise et de ses filiales : registres légaux dématérialisés et assemblées générales.
Choisir Ubikap
Registres légaux dématérialisés
Tous vos registres centralisés
- Gérez tous vos registres légaux au format dématérialisé et simplifié,
- Optimisez les tâches chronophages grâce à l’alliance de l’automatisation et de l’IA,
- Gérez les accès de vos équipes en toute sécurité avec des droits personnalisés,
- Exportez, signez électroniquement et archivez vos registres en quelques clics.
Assemblées générales
Toutes vos séances de gouvernance
- Gérez l'ensemble de vos modes d'organisation : conseil d'administration ou de surveillance, comité de direction ou spécialisé, AGO, AGE, etc.
- Organisez vos séances en présentiel, à distance ou en format hybride, en fonction de vos impératifs internes,
- Assurez la traçabilité et la conformité juridique à chaque étape,
- Centralisez l’ensemble des documents (convocations, procès-verbaux, échanges, etc.) au sein d’un espace sécurisé,
- Facilitez la coordination avec les équipes juridiques, opérationnelles et les instances de gouvernance grâce à une plateforme collaborative.
Tout ce dont vous avez besoin
Un outil métier pensé pour les professionnels du droit
La gestion du secrétariat juridique repose sur des tâches répétitives et chronophages, à faible valeur ajoutée, mais indispensables à la conformité des sociétés du groupe.
Ubikap a été conçu en étroite collaboration avec des avocats en droit des sociétés afin de répondre aux exigences opérationnelles spécifiques à cette pratique juridique.
Conformité légale
- Registres légaux opposables et conformes aux décrets n°2018-1226 et n°2019-1118,
- Données hébergées en France dans le strict respect du RGPD,
- Solution conçue avec des professionnels du droit des sociétés, pour vous.
Sécurité
- Traçabilité renforcée : données horodatées, chiffrées et protégées,
- Accès sécurisé par double authentification et stockage en cloud,
- Hébergement en France avec des serveurs ISO 27001.
Exigence
- Processus calqués sur la pratique du secrétariat juridique des avocats,
- Fonctionnalités enrichies en continu pour répondre à vos besoins terrain,
- Écosystème de partenaires et fournisseurs choisis minutieusement.
Une solution pensée pour structurer, sécuriser et digitaliser durablement l'organisation de votre direction juridique.
Notre accompagnement personnalisé
Chez Ubikap, nous allons bien au-delà de la simple mise à disposition de notre solution. Nous vous accompagnons à chaque étape pour une adoption réussie :
- un expert dédié à votre compte, pour répondre à toutes vos questions,
- un onboarding sur mesure, incluant FAQ et messagerie instantanée,
- une conduite du changement accomplie, avec formations adaptées.
Avec Ubikap, vos équipes gagnent rapidement en autonomie et garantissent une transition pérenne vers la dématérialisation.
Prêt à simplifier votre secrétariat juridique ?
Comme plus de 60 000 utilisateurs, rejoignez Ubikap et simplifiez votre secrétariat juridique.
FAQ
Vos questions
Retrouvez toutes les réponses à vos questions concernant l'usage d'Ubikap en tant que juriste d'entreprise et direction juridique.
Comment Ubikap centralise-t-il la tenue des registres légaux pour un groupe de sociétés et ses filiales ?
Ubikap offre une gestion multi-sociétés centralisée qui permet aux directions juridiques de dématérialiser l’intégralité des registres légaux (registres des délibérations, des conseils d'administration et mouvements de titres) de la holding et de toutes ses filiales. En application du décret du 31 octobre 2019, la plateforme garantit la traçabilité chronologique et l'infalsifiabilité de chaque décision d’organe social au sein d’un espace cloud souverain unique, évitant ainsi la dispersion ou la perte des registres physiques du groupe.
De quelle manière Ubikap sécurise-t-il les audits de gouvernance et de conformité (compliance) des filiales ?
Ubikap est un outil de compliance d'entreprise. En numérisant les registres de délibérations et les mouvements de titres selon les normes eIDAS et la technologie blockchain, la plateforme assure la transparence absolue exigée lors des audits internes, des contrôles réglementaires (Loi Sapin II) ou des opérations de Due Diligence. Le juriste d'entreprise peut exporter instantanément des registres certifiés et des tables de capitalisation à jour pour les commissaires aux comptes ou les investisseurs.
Comment gérer les délégations de pouvoir et les droits d’accès des utilisateurs sur Ubikap au sein d'un groupe ?
La plateforme intègre une gestion granulaire des rôles et des habilitations. La direction juridique peut attribuer des droits spécifiques (lecture seule, modification, signature) par collaborateur, par direction fonctionnelle (RH, Finance) ou par filiale. Cela garantit que seules les personnes autorisées accèdent aux procès-verbaux stratégiques des conseils d’administration ou aux mouvements de capital du groupe, en parfaite conformité avec le RGPD.
Comment Ubikap simplifie-t-il l’organisation des Assemblées Générales et des conseils d’administration à distance ?
Ubikap digitalise l'intégralité du flux de travail des instances de gouvernance des filiales : convocation des actionnaires et administrateurs, mise à disposition des dossiers de conseil, visioconférence intégrée, vote électronique en direct et signature du procès-verbal via un parapheur eIDAS. Le processus est fluide et sécurisé pour les mandataires sociaux et les actionnaires, même à l'international, réduisant ainsi les délais de validation.
Quel est l'impact de la dématérialisation des registres et des AG avec Ubikap sur la politique RSE du groupe ?
En supprimant le papier, l’envoi de lettres recommandées physiques pour les convocations et l'archivage en armoires fortes, Ubikap s’inscrit directement dans les objectifs RSE et de décarbonation de l'entreprise. Sur le plan opérationnel, la direction juridique élimine les coûts logistiques liés au transport de documents entre les filiales, gagne en efficacité et modernise l'image de la gouvernance du groupe.
L’outil indispensable en droit des sociétés
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