Assemblées générales
Pilotez vos assemblées générales & réunions de gouvernance depuis une seule plateforme conforme et sécurisée.
Solution adaptée
Toutes les étapes de vos assemblées générales simplifiées
Quel mode d'organisation préférez-vous ?
Tenir une assemblée générale : flexibilité & conformité
Organisez tous vos types d’assemblées générales (AGOA, AGE, AGM…) au format qui vous convient : présentiel, distanciel ou hybride. Ubikap centralise et automatise chaque étape pour simplifier vos procédures administratives en toute conformité.
1. Convocations
- Envoi des convocations depuis la plateforme : LRAR (recommandé électronique), lettre prioritaire, email,
- Paramétrage & programmation des envois à la date souhaitée,
- Suivi des réponses des participants.
2. Quorum
- Paramétrage du quorum selon la raison sociale et les statuts de la société,
- Suivi de l'obtention du quorum,
- Certificat de l'obtention du quorum.
3. Feuille de présence
- Génération automatique de la feuille de présence,
- Mise à jour dynamique de la feuille de présence selon les réponses des participants (procurations, votes par correspondance, présents/absents, etc.),
- Signature des participants en présentiel ou en signature électronique.
4. Tenue de l’AG
- Outil de visioconférence intégré pour gérer vos assemblées à distance, en présentiel ou mixte,
- Votes en ligne, à main levée, ou par correspondance,
- Décompte automatique des votes et de l'adoption des résolutions.
5. Clotûre de l’AG
- Remplissage automatique du procès-verbal,
- Envoi du procès-verbal pour signature électronique avancée,
- Dépôt du procès-verbal signé dans le registre des assemblées générales pour mise à jour.
Tenir une séance au format simplifié
Organisez vos séances décisionnelles de manière simple et conforme, selon vos statuts et le type de société.
1. Convocations
- Envoi des convocations depuis la plateforme : LRAR (recommandé électronique), lettre prioritaire, email,
- Paramétrage & programmation des envois à la date souhaitée,
- Espace actionnaire pour déposer tous les documents nécessaires à la tenue de l'AG.
2. Clotûre de l’AG
- Envoi du PV aux mandataires pour signature électronique avancée (niveau de signature obligatoire),
- Dépôt du PV signé dans le registre des assemblées générales pour mise à jour.
Tenir une consultation écrite : rapidité et productivité
Pilotez le processus décisionnel de la consultation écrite sans perte de temps grâce à l'automatisation et centralisation de la plateforme Ubikap.
1. Notifications
- Envoi des notifications depuis la plateforme,
- Paramétrage & programmation des envois à la date souhaitée,
- Suivi des réponses des participants.
2. Réception des votes
- Génération automatique des bulletins de vote,
- Signature électronique des documents,
- Suivi de l'obtention du quorum,
- Décompte automatique des votes et de l'adoption des résolutions.
3. Clôture de l'AG
- Remplissage automatique du procès-verbal,
- Envoi du procès-verbal pour signature électronique avancée,
- Dépôt du procès-verbal signé dans le registre des assemblées générales pour mise à jour.
Pour vos clients
Espace actionnaire
Pour chaque assemblée générale, un espace privé et sécurisé est créé pour tous les participants.
Après s’être connectés grâce à un lien unique envoyé avec la convocation,
ils peuvent ainsi réaliser des actions en toute autonomie.
Avant l’assemblée
Les actionnaires peuvent :
- Consulter les documents mis à leur disposition,
- Répondre à la convocation,
- Faire une procuration ou un vote par correspondance en quelques clics,
- Signer leurs documents.
Le jour de l’assemblée
Les actionnaires peuvent :
- Participer via l'outil de visioconférence intégrée,
- Voter en ligne pour chacune des résolutions,
- Signer la feuille de présence ou tout autre document.
Authentification renforcée
Chaque actionnaire doit s’authentifier afin de garantir la confidentialité et la sécurité des échanges.
Interface personnalisable
Personnalisez l’interface en intégrant votre logo et véhiculez une image innovante de votre structure.
Accessibilité multilingue
L’espace actionnaire est disponible en français et en anglais, afin d'être accessible aux clients internationaux.
Ubikap en quelques chiffres
70k+
Registres
60k+
Utilisateurs
45k+
Sociétés
L’utilisation d’Ubikap s’est révélée très fluide et intuitive. Je souligne la réactivité et la qualité du support, que j’ai trouvé disponible, compétent et à l’écoute de nos besoins.
Notre expérience avec Ubikap a grandement amélioré notre gestion de registres légaux. L’accès en temps réel à une table de capitalisation est un grand plus.
J’ai choisi Ubikap pour la gestion des registres légaux et j’en suis ravi. La plateforme est clairement conçue pour les professionnels et parfaitement adaptée aux besoins métiers.
Nous utilisons Ubikap pour la gestion de registres légaux depuis plusieurs années dans le cabinet. C’est vraiment pratique. Nous en sommes ravis et nos clients aussi.
Dès le 1er jour, j’ai décidé d’intégrer la solution digitale complète Ubikap, afin de gérer le secrétariat juridique des sociétés. Mes clients ont accès à tout moment à leurs registres et documents, et mon suivi est simple et sécurisé. Je recommande vivement.
Nous avons commencé par utiliser Ubikap pour la tenue des assemblées générales. Très vite, on a également géré nos registres légaux sur la plateforme.
Ubikap est d’une fluidité remarquable : prise en main immédiate, aucun clic superflu. Visuellement clair, il ne rajoute aucune tâche et facilite le partage des registres avec nos confrères, qui l'ont tous adopté. Nos clients y sont très sensibles : ils perçoivent l’outil comme une évidence, à la fois pratique et écologique.
Ubikap avec vous
Un accompagnement dédié
Personnalisation
Ubikap adapte son onboarding et vous propose une mise en place de la solution sur mesure.
Réactivité
Un expert Ubikap est dédié à la gestion de votre compte, afin de répondre à toutes vos questions.
Expertise
Bénéficiez de formations adaptées à vos équipes, pour une conduite du changement réussie.
Prêt à simplifier votre secrétariat juridique ?
Comme plus de 60 000 utilisateurs, rejoignez Ubikap et simplifiez votre secrétariat juridique.
L’outil indispensable en droit des sociétés
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