Les assemblées générales (AG) sont des rendez-vous structurants pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une SARL, d’une SAS ou d’une SA. Elles cristallisent les moments-clés de la vie juridique de la société : approbation des comptes, décisions stratégiques, modification des statuts… Pour les professionnels du droit et du chiffre, la maîtrise de leur organisation est indispensable à la sécurité juridique et à la conformité des structures accompagnées.
Cet article propose un guide complet pour gérer les assemblées générales de A à Z : de leur préparation en amont jusqu’aux formalités postérieures, en passant par leur bon déroulement. Vous y trouverez des repères clairs pour gagner du temps, sécuriser vos démarches et envisager une transition fluide vers la dématérialisation.
Préparer l’assemblée générale
La préparation est une phase souvent sous-estimée, pourtant déterminante pour assurer la régularité de l’assemblée. Tout commence par l’identification du type d’AG concernée : assemblée générale ordinaire (AGO), extraordinaire (AGE) ou mixte. Selon la nature des décisions à prendre, les règles diffèrent en matière de convocation, de quorum et de majorités. Par exemple, une AGO pour l’approbation des comptes n’obéit pas aux mêmes exigences qu’une AGE décidant une modification statutaire.
Une fois la nature de l’AG définie, il convient d’établir l’ordre du jour. Celui-ci doit être précis, clair, et exhaustif. Il ne peut être modifié après l’envoi des convocations. Tous les sujets abordés lors de l’assemblée doivent figurer dans cet ordre du jour, sous peine de nullité. L’avocat ou le juriste en charge doit aussi veiller à préparer en parallèle les documents annexes : rapports de gestion, projets de résolutions, documents comptables.
Vient ensuite la convocation. Sa forme dépend du type de société et des statuts. En SARL, elle doit être adressée par lettre recommandée ou remise en main propre, au moins 15 jours avant la date prévue. En SAS, les modalités sont souvent fixées librement par les statuts. La convocation doit contenir des mentions précises : ordre du jour, date, heure, lieu, et modalités de participation. Il est fortement recommandé de conserver une preuve de l’envoi.
Aujourd’hui, il est également possible de s’appuyer sur des plateformes juridiques pour faciliter l’organisation des assemblées générales, qu’elles se tiennent en présentiel, à distance ou sous un format mixte. Un outil comme Ubikap permet de centraliser les documents, pour les organisateurs comme pour les participants, de gérer l’envoi et le suivi des convocations, et de fluidifier la participation, tout en garantissant la conformité juridique à chaque étape.
Enfin, un bon conseil consiste à centraliser en amont l’ensemble des documents nécessaires à la tenue de l’assemblée : liste des associés ou actionnaires, informations sur les droits de vote, modèles de feuilles de présence ou de PV. Une bonne anticipation limite les risques d’erreurs ou d’irrégularités formelles.
Réaliser les formalités pendant l’AG
Le jour J, il est essentiel de respecter les étapes formelles pour garantir la régularité de l’assemblée. La première consiste à établir la feuille de présence ou la liste des participants. Ce document atteste de l’identité des personnes présentes (ou représentées) et permet de vérifier que le quorum est atteint. Il doit être signé par les associés ou actionnaires présents, et conservé en annexe du procès-verbal.
Le calcul du quorum est une étape juridique incontournable. En fonction de la forme de la société et du type d’assemblée (ordinaire ou extraordinaire), un nombre minimum de parts sociales ou d’actions doit être représenté pour que l’assemblée puisse valablement délibérer. Ne pas respecter ce formalisme peut entraîner la nullité des décisions adoptées.
La séance d’assemblée elle-même doit être encadrée : un président est désigné pour diriger les débats (souvent le représentant légal), un secrétaire est nommé pour rédiger le procès-verbal, et un ou plusieurs scrutateurs peuvent être désignés selon les statuts. Le président expose l’ordre du jour point par point, lit les documents utiles, et organise les votes.
Les résolutions doivent être présentées de manière claire et être soumises au vote. Il est impératif de vérifier les majorités requises pour chaque décision (simple, absolue, qualifiée…). La transparence du vote est essentielle. Dans certaines formes de société ou pour certaines décisions, les associés peuvent voter à distance ou par correspondance, sous réserve que les statuts l’autorisent.
Gérer les formalités après l’AG
À l’issue d’une assemblée générale, plusieurs formalités doivent être respectées afin de garantir la conformité légale et la transparence des décisions prises. Ces étapes postérieures à la réunion ne sont pas de simples formalités administratives : elles engagent la responsabilité des dirigeants et participent à la bonne gouvernance de l’entreprise.
La première obligation est l’établissement d’un procès-verbal. Celui-ci doit contenir des informations précises :
Le procès-verbal doit contenir les informations suivantes :
- Date et lieu de la réunion
- Mode de convocation
- Ordre du jour
- Composition du bureau
- Nombre d’actions participant au vote
- Quorum atteint
- Documents et rapports soumis à l’assemblée
- Résumé des débats
- Texte des résolutions mises aux voix
- Résultat des votes
Ce PV doit être signé par les membres du bureau, c’est-à-dire les organes exécutifs, les scrutateurs et le secrétaire du bureau. Ensuite, il doit être inséré dans le registre des procès-verbaux, nommé également registre des assemblées générales. Ce registre a une valeur probante importante en cas de contrôle ou de contentieux.
Lorsque l’assemblée statue sur les comptes annuels, ceux-ci doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant leur approbation. Ce délai est porté à deux mois en cas de dépôt électronique.
Ce dépôt s’accompagne des documents annexes requis : rapport de gestion, résolution d’affectation du résultat, le cas échéant). C’est une étape incontournable pour toutes les sociétés commerciales.
Certaines décisions prises en AG peuvent également entraîner des formalités fiscales ou sociales. Par exemple, en cas de distribution de dividendes, les dirigeants doivent effectuer le prélèvement à la source des impôts correspondants et procéder à la déclaration des revenus de capitaux mobiliers (RCM) versés. Cette étape peut impliquer la direction financière ou l’expert-comptable en charge de la gestion.
Dans certaines situations spécifiques, des formalités complémentaires s’imposent. Si les capitaux propres de la société deviennent inférieurs à la moitié du capital social, les dirigeants sont tenus de consulter les associés dans un délai de quatre mois suivant l’approbation des comptes. Cette consultation vise à décider de la poursuite ou non de l’activité, conformément à l’article L. 223-42 du Code de commerce. De même, si les comptes ne sont pas approuvés, une copie de la délibération constatant ce refus doit être déposée au greffe dans le mois qui suit l’assemblée.
Face à la complexité et à la charge administrative de ces formalités, bon nombre de cabinets et d’entreprises font le choix d’externaliser ces démarches auprès d’un prestataire spécialisé. Des plateformes comme LegalVision accompagnent les professionnels dans la gestion des formalités en droit des sociétés : modifications statutaires, dépôt des comptes annuels au greffe, fusion et apport partiel d’actif, publication dans un journal d’annonces légales… Cette externalisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de sécuriser chaque étape grâce à une expertise juridique dédiée. C’est une solution particulièrement pertinente pour les cabinets d’avocats, les directions juridiques ou les experts-comptables qui souhaitent se recentrer sur leur cœur de métier.
Le respect de ces formalités ne relève pas d’un simple formalisme juridique : il s’agit d’une obligation légale dont le non-respect peut entraîner des sanctions pour les dirigeants, notamment sous forme d’amendes. Une gestion rigoureuse de cette phase post-AG – qu’elle soit internalisée ou déléguée à un prestataire – permet de sécuriser la vie juridique de l’entreprise et d’éviter des risques futurs, notamment lors d’opérations de contrôle ou de levées de fonds.
Digitaliser la gestion des AG : quels outils ?
La digitalisation progressive de la gestion des assemblées générales répond à une double exigence : gain d’efficacité et sécurité juridique renforcée. Aujourd’hui, de nombreuses solutions permettent de gérer tout le cycle de vie d’une AG de façon électronique, tout en restant conforme aux exigences légales.
La convocation peut désormais être transmise de manière électronique, si les statuts le permettent et que le destinataire a donné son accord. Des plateformes permettent d’automatiser cet envoi, d’en garantir la traçabilité et de centraliser les accusés de réception.
La signature électronique des procès-verbaux est également en plein essor. Pour être valable, elle doit répondre au règlement eIDAS (signature avancée ou qualifiée). En optant pour une solution conforme, les professionnels sécurisent juridiquement les décisions prises, tout en réduisant les délais liés à la circulation des documents physiques.
Par ailleurs, la tenue dématérialisée du registre des décisions est désormais autorisée par la réglementation, à condition que le support soit non modifiable, horodaté et sécurisé. Des solutions comme Ubikap permettent par exemple de gérer l’intégralité des étapes d’une assemblée générale, de la convocation à la signature du procès-verbal, et intégrer ce dernier, une fois signé, dans le registre des décisions et délibérations numérique, pour valider sa mise à jour en toute conformité légale.
L’intégration de ces outils dans les pratiques des avocats, juristes et experts-comptables contribue à fiabiliser les processus juridiques et à mutualiser les bonnes pratiques. Ils permettent d’offrir aux clients ou directions internes un haut niveau de professionnalisation dans le suivi juridique.
Gérer une assemblée générale est un processus qui demande beaucoup de rigueur à l’organisateur. De la convocation au dépôt des formalités, chaque étape exige une rigueur et une connaissance du cadre légal infaillible. Pour les professionnels du droit et du chiffre, l’AG est autant un acte de gestion qu’un acte de droit : elle engage la responsabilité des organes de direction et structure la gouvernance de l’entreprise.
Cet article vise à poser les bases d’une gestion maîtrisée et efficace des assemblées générales. L’enjeu n’est plus seulement de “faire juste”, mais de “faire mieux” : plus vite, plus proprement, et plus sûrement. Et c’est précisément ce que permet la digitalisation, dès lors qu’elle s’appuie sur des outils conformes, pensés pour les juristes, avocats et les experts-comptables.
Intégrer progressivement ces nouveaux réflexes est une opportunité : celle de valoriser votre expertise, de sécuriser vos process et de gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée. Car au fond, bien gérer une AG, c’est avant tout poser les bases d’une gouvernance saine et durable.
