Modèles de documents pour les assemblées générales : convocations, PV, procurations…
Organiser une assemblée générale implique de respecter un formalisme précis, encadré par le droit des sociétés. Qu’il s’agisse d’une AGO annuelle, d’une AGE ou d’une AG mixte, certains documents sont indispensables pour convoquer les participants, enregistrer leur présence, constater les votes et sécuriser les décisions prises.
Entre les convocations, les procès-verbaux, les procurations et les feuilles de présence, chaque pièce a son utilité, ses mentions obligatoires et ses délais de production. Mal rédigés ou incomplets, ces documents peuvent remettre en cause la validité de l’assemblée.
Dans ce guide, nous passons en revue les modèles de documents AG à prévoir avec des conseils pratiques pour bien les utiliser, et des solutions numériques pour en automatiser la gestion.
Quels sont les documents indispensables pour une assemblée générale ?
Pour garantir la validité juridique d’une assemblée générale (AG), plusieurs documents doivent être préparés, transmis et conservés dans le respect des délais et des formes légales. Que l’AG soit ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE), certains éléments sont incontournables.
Voici la liste des documents essentiels à réunir pour chaque assemblée générale.
1. La convocation
Envoyée à tous les associés ou actionnaires, elle précise les modalités de tenue de l’assemblée, son ordre du jour et les documents à consulter. Elle est souvent accompagnée d’une note explicative, du texte des résolutions et des documents comptables.
2. L’ordre du jour
Il peut figurer directement dans la convocation ou dans un document séparé. Il détermine les points qui seront abordés et fait foi en cas de litige. Il doit être clair, précis, et suffisamment détaillé pour que les associés puissent voter en connaissance de cause.
3. La feuille de présence
Ce registre prouve que le quorum est atteint. Il recense les participants, les absents représentés par procuration, les mandataires, ainsi que le nombre de voix détenues. Il est contresigné par le président de séance.
4. La procuration
Permet à un associé de se faire représenter s’il ne peut assister à l’assemblée. Elle doit respecter certaines mentions légales et être signée avant l’AG.
5. Le vote par correspondance (si prévu)
Dans certaines structures, les associés peuvent voter avant l’assemblée. Un formulaire spécifique est alors transmis avec la convocation. Ce mode de participation doit être autorisé par les statuts ou le règlement intérieur.
6. Le procès-verbal (PV)
Document essentiel, il retranscrit le déroulement de l’assemblée, les résolutions mises aux voix, les résultats des votes, les oppositions éventuelles. Il doit être signé, conservé et, dans certains cas, déposé au greffe.
AGO ou AGE : des modèles légèrement différents
- AGO (assemblée ordinaire) : approuve les comptes, nomme les dirigeants, décide de l’affectation du résultat…
- AGE (assemblée extraordinaire) : statue sur les modifications des statuts, les augmentations de capital, les fusions, etc.
Les mentions et modèles doivent s’adapter selon le type d’AG.
À retenir :
Bien que certains modèles soient similaires d’une structure à l’autre (SA, SARL, etc.), les mentions obligatoires varient selon le cadre juridique. Il est donc essentiel d’utiliser un modèle adapté à votre structure et conforme à vos statuts.
Modèle de convocation à une AG : mentions légales et conseils de rédaction
Mentions obligatoires d’une convocation à AG
- Nom et qualité du signataire (généralement le représentant légal ou le président).
- Forme de la société (SAS, SARL, association…).
- Objet de la convocation (assemblée générale ordinaire, extraordinaire ou mixte).
- Date, heure et lieu de l’assemblée.
- Ordre du jour détaillé : chaque point doit être clairement énoncé (ex. : « approbation des comptes », « nomination d’un commissaire aux comptes »…).
- Modalités de participation : présence, représentation, vote à distance (si prévu).
- Rappel des pièces mises à disposition des associés.
Délai et mode d’envoi
Pour les sociétés (SAS, SARL…), les statuts déterminent souvent le délai de convocation (souvent 15 jours avant la date de l’AG).
L’envoi peut se faire par :
- lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
- lettre simple (si les statuts le permettent) ;
- e-mail avec accusé de réception ou suivi de lecture (de plus en plus admis, mais à encadrer).
Modèle à copier-coller
Voici un exemple de convocation à adapter à votre situation :
[Nom de la société]
Société par actions simplifiée au capital de [montant en euros]
Siège social : [adresse]
RCS [ville] [numéro]
[Ville], le [date]
À l’attention de [nom du destinataire / associé]
Objet : Convocation à l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire / mixte]
Cher(e) associé(e),
Vous êtes convié(e) à l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire / mixte] qui se tiendra le [date] à [heure], au siège social [ou autre lieu précisé], afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :
1. [Exemple : Approbation des comptes de l’exercice clos le XX/XX/XXXX]
2. [Exemple : Affectation du résultat]
3. [Exemple : Nomination d’un nouveau président]
4. Questions diverses
Conformément à nos statuts, vous avez la possibilité de vous faire représenter en cas d’absence. Un modèle de procuration est joint à cette convocation.
Les documents relatifs aux résolutions sont à votre disposition au siège social [ou via l’espace numérique sécurisé, le cas échéant].
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence ou transmettre votre procuration avant le [date].
Cordialement,
[Nom, fonction, signature]
Modèle de procès-verbal d’assemblée générale : comment bien le rédiger ?
Mentions obligatoires à intégrer
Un PV d’AG doit impérativement contenir :
- la date, le lieu et le type de l’AG (ordinaire, extraordinaire ou mixte) ;
- l'identité du président de séance (souvent le président de la société) ;
- le nombre de voix présentes ou représentées (avec vérification du quorum) ;
- l’ordre du jour repris intégralement ;
- les résolutions soumises au vote, avec les résultats précis (adoptée / rejetée) ;
- la signature du président, plus celle du secrétaire de séance.
En cas d’AG à huis clos ou en visioconférence, il est nécessaire de le mentionner expressément dans le PV.
Exemple de procès-verbal à copier-coller
Société [Nom de la société]
Société par actions simplifiée au capital de [Montant]
Siège social : [Adresse]
RCS [Ville] n° [Numéro]
PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
Réunie le [date] à [heure]
L’an deux mille [année], le [date], à [heure], les associés de la société susmentionnée se sont réunis en assemblée générale ordinaire au siège social [ou autre lieu précisé], sur convocation régulière du Président.
Présidence de séance :
La séance est présidée par [Nom, qualité – ex. Président de la société].
Feuille de présence :
Après émargement de la feuille de présence, il est constaté que [nombre] actions sont présentes ou représentées sur un total de [nombre total] actions, soit un quorum de [x %].
Ordre du jour :
1. [Ex. Approbation des comptes de l’exercice clos le XX/XX/XXXX]
Résolution adoptée à [unanimité / majorité / refusée].
2. [Ex. Affectation du résultat]
Résolution adoptée à [unanimité / majorité / refusée].
3. [Autre point de l’ordre du jour]
Clôture de séance :
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].
Fait à [ville], le [date]
Signatures :
[Nom du président de séance]
[Nom du secrétaire]
Modèle de procuration pour une AG : dans quels cas l’utiliser ?
Quand une procuration est-elle nécessaire ?
- Lorsque l’associé est empêché ou absent le jour de l’AG.
- Lorsqu’il souhaite confier son vote à un mandataire (autre associé, tiers ou représentant autorisé).
- Dans le cadre d’AG à distance (visioconférence ou vote par correspondance), la procuration peut s’accompagner d’instructions de vote.
Attention :
Les statuts de la société peuvent prévoir des conditions ou limitations spécifiques (ex. : nombre maximal de mandats par personne).
Mentions obligatoires à inclure dans une procuration
- Nom, prénom et coordonnées de l’actionnaire/associé donnant procuration.
- Nom du mandataire désigné.
- Date de l’assemblée concernée.
- Nature de l’AG (ordinaire, extraordinaire, mixte…).
- Pouvoir donné (vote à discrétion ou instructions précises).
- Signature du mandant (souvent exigée manuscrite ou électronique qualifiée).
Modèle de procuration à copier-coller
Société [Nom de la société]
SAS au capital de [Montant en euros]
Siège social : [Adresse]
RCS [Ville] n° [Numéro]
PROCURATION
Je soussigné(e) [Nom, prénom, adresse],
Titulaire de [Nombre] actions de la société [Nom de la société],
Donne pouvoir à :
[Nom, prénom, adresse du mandataire]
Pour me représenter à l’Assemblée Générale [Ordinaire / Extraordinaire / Mixte] convoquée le [date] à [heure], au siège social de la société [ou autre lieu précisé], et prendre part en mon nom à toutes les délibérations, signer la feuille de présence, voter toutes résolutions, signer tout document afférent et, d’une manière générale, faire le nécessaire.
Fait à [ville], le [date]
Signature du mandant :
Bon à savoir :
Une procuration sans indication de mandataire est appelée « pouvoir en blanc », elle est généralement considérée comme confiée au président de séance, sauf indication contraire.
Comment remplir et organiser ses documents d’AG ?
Une bonne gestion documentaire des assemblées générales garantit aussi les démarches post-AG. Chaque document doit être structuré avec rigueur et archivé selon des règles précises :
- tous les documents doivent être datés ;
- la convocation, le procès-verbal, la feuille de présence et les procurations doivent être signés (manuellement ou électroniquement selon le mode choisi) ;
- chaque document doit mentionner la société concernée, l’identité des signataires et la nature de l’AG (AGO, AGE, mixte).
Ordre logique des étapes documentaires
- Convocation : envoyée selon les délais légaux/statutaires (souvent 15 jours avant l’AG).
- Réception des procurations et votes par correspondance (si applicables).
- Tenue de l’AG :
- Signature de la feuille de présence.
- Lecture de l’ordre du jour.
- Présentation, délibérations et votes.
- Signature de la feuille de présence.
- Rédaction du procès-verbal.
- Signature du PV par le président de séance (et le secrétaire, le cas échéant).
- Archivage du PV dans le registre des assemblées.
- Dépôt ou envoi éventuel des documents (Greffe, associés, administration, etc.).
Pièces à annexer systématiquement au procès-verbal
- Feuille de présence signée.
- Procurations reçues.
- Résultats détaillés des votes.
- Documents présentés lors de l’AG (bilan, rapport de gestion…).
Conseil :
Conservez une copie numérique ET papier si votre registre n’est pas encore dématérialisé, et assurez-vous d’une numérotation chronologique continue.
Digitalisation des documents d’AG : Ubikap comme solution tout-en-un
La gestion traditionnelle des assemblées générales implique une multitude de tâches manuelles : envois postaux, signatures papier, archivage physique… Autant d’étapes chronophages, à risque d’erreur ou de non-conformité. Avec Ubikap, toutes ces opérations sont automatisées, sécurisées et centralisées dans une interface unique.
Convocation automatisée et personnalisable
Ubikap permet de programmer et d’envoyer automatiquement les convocations à partir des informations saisies. Elles peuvent être transmises :
- par lettre recommandée électronique (LRAR) ;
- par courrier postal ;
- ou par e-mail sécurisé.
Les délais sont automatiquement pris en compte selon les paramètres renseignés.
Feuille de présence dynamique et signée
La génération des documents se fait automatiquement à partir des réponses aux convocations collectées. L'actualisation est en temps réel, basée sur la signature des participations et les modalités de vote.
Signature électronique certifiée
Le procès-verbal, les feuilles de présence et les procurations peuvent être signés via une signature électronique eIDAS, qui garantit la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Cela simplifie grandement les AG à distance ou hybrides.
Fiabiliser la clôture de l’AG avec l’envoi du procès-verbal pour signature
Avec Ubikap, l’envoi du procès-verbal à signer est automatisé :
- chaque signataire reçoit une notification avec un lien sécurisé vers le document à signer électroniquement (certification eIDAS),
- le suivi est centralisé : la plateforme permet de vérifier en temps réel qui a signé et d’effectuer des relances ciblées en un clic,
- les éventuelles procurations ou délégations de signature sont prises en compte automatiquement selon les droits renseignés dans la configuration de l’AG.
Ce processus garantit une traçabilité complète de la phase de signature et évite les risques de non-conformité souvent liés à des oublis ou des imprécisions administratives.
Archivage dans le registre des AG
Une fois signé, le procès-verbal est automatiquement intégré au registre des assemblées générales dématérialisé. Chaque document est horodaté, chiffré et conservé dans un coffre-fort numérique et sécurisé, respectant les normes légales en matière de preuve et d’archivage.
Espace actionnaire sécurisé
Chaque participant à l’AG dispose d’un espace personnel sécurisé où il peut :
- consulter les documents partagés ;
- répondre à la convocation ;
- voter les résolutions ;
- signer les documents.
Cette fonctionnalité garantit la traçabilité de chaque action et améliore l’expérience des associés, quel que soit le format de l’AG.
Tenue de l’AG : fluidité et traçabilité
L'outil permet d’assurer des assemblées générales en visioconférence, présentiel ou hybride, avec des votes à main levée, en ligne ou par correspondance et un décompte automatique. Il assure aussi le suivi en direct de l’adoption des résolutions.
Envie de simplifier vos prochaines AG ? Adoptez Ubikap pour organiser, signer et archiver vos assemblées générales en toute sérénité.
