Questions fréquentes

Ubikap est une plateforme SaaS française de secrétariat juridique en droit des sociétés. Elle centralise sur un seul outil la tenue des registres légaux, l'organisation des assemblées générales, avec signature électronique et archivage sécurisé. Elle est conçue pour les avocats, les directions juridiques et les experts-comptables.

Oui. Ubikap permet de gérer sur sa plateforme le registre des assemblées générales, ainsi que tous les registres des décisions et des délibérations. Chaque PV est importé et classé chronologiquement dans le registre, avec une signature électronique avancée apposée, en conformité avec le décret 2019-1118.

Oui. Ubikap permet de tenir le registre des mouvements de titres au format dématérialisé sur sa plateforme, en conformité avec le décret 2018-1226. Tous les mouvements sont gérés et optimisés grâce à l'automatisation et la génération automatique de documents (ordres de mouvements, certificats de conformité, etc.).
Chaque mouvement est encodé dans le DEEP ( Dispositif d'Enregistrement Électronique Partagé) et signé, horodaté et traçable tel que stipulé par le décret, pour des registres légaux en toute conformité.

Ubikap s'adresse aux professionnels du droit et du chiffre en charge du secrétariat juridique des sociétés commerciales :

• Avocats en droit des sociétés, pour digitaliser leur cabinet et proposer de nouveaux services juridiques dématérialisés à leurs clients.
• Experts-comptables, pour étendre leur champ d'intervention au suivi juridique des sociétés qu'ils accompagnent.
• Juristes d'entreprise et responsable juridique au sein d'une direction juridique, pour piloter la conformité juridique d'une société et de l'ensemble de ses filiales depuis une plateforme unique.

‍

La dématérialisation des registres légaux présente quatre avantages principaux pour les professionnels du droit et du chiffre :

• Sécurité juridique renforcée : l'horodatage et la traçabilité inaltérable (via DEEP ou signature électronique avancée) garantissent une valeur probante équivalente, voire supérieure, à celle du registre papier coté et paraphé.
• Gain de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée : centralisation des documents, génération automatique des actes et suppression de la double saisie sur un portefeuille de plusieurs dossiers clients.
• Accès permanent et partagé : consultation du registre à tout moment, y compris par les clients eux-mêmes, sans déplacement ni délai de transmission.
• Réduction du risque de non-conformité : suivi des échéances légales et alertes automatiques, limitant le risque de contestation ou de nullité d'un acte pour vice de forme.

‍

Un registre légal dématérialisé possède la même valeur probante et la même opposabilité qu'un registre papier coté et paraphé, à condition de respecter le cadre réglementaire applicable selon le type de registre.

Pour le registre des mouvements de titres : le décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 qui autorise sa tenue sur un Dispositif d'Enregistrement Électronique Partagé (DEEP), dès lors que les mouvements sont horodatés, chronologiquement inaltérables et permettent l'identification certaine des propriétaires de titres, conformément à l'article R.211-9-7 du Code monétaire et financier et à l'article R.228-8 du Code de commerce.

Pour les registres de décisions et de délibérations (assemblées générales, conseils d'administration, décisions unilatérales de l'associé unique) : le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise leur tenue sous forme numérique, à condition que les procès-verbaux soient horodatés, traçables et signés électroniquement au moyen d'un procédé garantissant leur intégrité et leur authenticité, c'est-à-dire par le biais de la signature électronique avancée.

En cas de manquement à ces exigences (absence d'horodatage, procédé de signature non probant), l'acte ou l'inscription peut être privé d'effet et exposer le dirigeant à un risque de contestation de la validité des décisions sociales.

‍

Ubikap permet de tenir vos assemblées générales en présentiel, à distance ou en format hybride, que ce soit pour des AGE, AGO, AGM, AGOA ou vos séances de conseil.
La plateforme contient également deux autres modes de séances adaptés aux usages métiers : la consultation écrite et l'organisation allégée.

‍

Ubikap propose un abonnement personnalisé qui dépend notamment de votre volume de sociétés. Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre page tarifs.

‍

La plateforme Ubikap permet de piloter l'assemblée générale (AG, AGM, AGE, AGOA, etc.) de bout en bout : génération et envoi des convocations, gestion des réponses et du quorum, génération automatique de la feuille de présence, gestion des votes (en ligne, par procuration ou correspondance), puis remplissage automatique du procès-verbal avec le résultat des débats. Tout est centralisé, ce qui réduit fortement le temps de traitement pour les juristes lors de la période des assemblées générales.
Les clients et/ou actionnaires ont accès à un espace personnalisé pour consulter les documents qui leur sont adressés, répondre aux convocations, faire une procuration ou un vote par correspondance, voter en ligne, se connecter à la visioconférence si tenue à distance, puis consulter les résultats. Une vraie valeur ajoutée pour les cabinets et directions juridiques.

Non. Ubikap est une plateforme dédiée exclusivement aux professionnels du droit et du chiffre — avocats en droit des sociétés, experts-comptables et directions juridiques — pour la gestion du secrétariat juridique des sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SASU, etc.). Les assemblées générales de copropriété (régies par la loi du 10 juillet 1965) et d'associations (régies par la loi de 1901) relèvent d'un formalisme et d'un cadre juridique distincts, non couverts par l'outil. Ubikap n'a donc pas vocation à se substituer aux solutions spécialisées dans la gestion de copropriété ou d'associations.

Toute société immatriculée au RCS doit déclarer ses bénéficiaires effectifs — les personnes physiques qui, en bout de chaîne, détiennent ou contrôlent réellement la structure. La déclaration se dépose sur le Guichet unique de l'INPI dès l'immatriculation, puis se met à jour sous 30 jours dès que la répartition du capital ou du contrôle évolue. Le dispositif est né de la loi Sapin II, dans une logique de transparence anti-blanchiment, et passe par le Guichet unique depuis le 1er janvier 2023.

C'est dans les groupes que l'exercice se complique : désigner le bénéficiaire effectif oblige à remonter toute la chaîne de détention, holding par holding. Un registre des mouvements de titres et des comptes d'actionnaires tenus à jour donnent cette lecture fiable et évitent les écarts entre statuts, registres et déclaration RBE — le premier point que regarde un contrôleur.

‍

Non. Ubikap est un outil qui exécute et sécurise les tâches administratives et répétitives de l'AG. La rédaction, le conseil et la validation juridique restent l'apport du professionnel du droit. La plateforme lui rend simplement du temps pour que le professionnel du droit puisse se focaliser sur son expertise et ses tâches à forte valeur ajoutée.

Ubikap permet de générer automatiquement les actes juridiques en droit des sociétés en quelques clics. Le processus se déroule en quatre étapes :

1. Sélection des actes : vous choisissez les actes à produire, y compris plusieurs à la fois, pour compléter un dossier complet en une seule opération.
2. Récupération des données : la plateforme rassemble automatiquement vos sources de données connectées (INPI, bilan comptable, statuts, dossier permanent) et supprime la double saisie.
3. Remplissage automatique : Ubikap complète intelligemment les variables juridiques de vos documents, avec des suggestions optimisées par l'IA.
4. Validation et signature : après une vérification finale, vos actes sont signés grâce à la signature électronique certifiée eIDAS, en toute conformité.

Vous gardez la main à 100 % : personnalisation complète des modèles selon votre charte graphique, prévisualisation en temps réel et envoi de questionnaires pour faire compléter les données par vos collaborateurs et clients. Cette expertise de la génération d'actes s'appuie sur Legal Pilot, legaltech spécialisée depuis près de 10 ans et acquise par Ubikap.

‍

L'automatisation de l'approbation des comptes annuels repose sur l'intégration native des données comptables au processus de génération d'actes :

1. Import des données comptables de l'exercice clos (bilan, compte de résultat, affectation du résultat).
2. Génération automatique du procès-verbal d'approbation des comptes, pré-rempli selon la forme sociale (SARL, SAS, SA) et les statuts.
3. Convocation et tenue de l'assemblée dédiée, avec suivi du quorum et de la majorité requise.
4. Signature électronique avancée du PV par les organes compétents.
5. Dépôt automatique dans le registre des assemblées générales, et préparation des pièces pour le dépôt au greffe (dans le délai d'1 mois, porté à 2 mois en cas de dépôt électronique).

‍