Assemblées générales
Pilotez vos assemblées générales & réunions de gouvernance depuis une seule plateforme conforme et sécurisée.
Logiciel juridique | Assemblées générales
Toutes les étapes de vos assemblées générales simplifiées
Quel mode d'organisation préférez-vous ?
Tenir une assemblée générale : flexibilité & conformité
Organisez tous vos types d’assemblées générales (AGOA, AGE, AGM…) au format qui vous convient : présentiel, distanciel ou hybride. Ubikap centralise et automatise chaque étape pour simplifier vos procédures administratives en toute conformité.
1. Convocations
- Envoi des convocations depuis la plateforme : LRAR (recommandé électronique), lettre prioritaire, email,
- Paramétrage & programmation des envois à la date souhaitée,
- Suivi des réponses des participants.
2. Quorum
- Paramétrage du quorum selon la raison sociale et les statuts de la société,
- Suivi de l'obtention du quorum,
- Certificat de l'obtention du quorum.
3. Feuille de présence
- Génération automatique de la feuille de présence,
- Mise à jour dynamique de la feuille de présence selon les réponses des participants (procurations, votes par correspondance, présents/absents, etc.),
- Signature des participants en présentiel ou en signature électronique.
4. Tenue de l’AG
- Outil de visioconférence intégré pour gérer vos assemblées à distance, en présentiel ou mixte,
- Votes en ligne, à main levée, ou par correspondance,
- Décompte automatique des votes et de l'adoption des résolutions.
5. Clotûre de l’AG
- Remplissage automatique du procès-verbal,
- Envoi du procès-verbal pour signature électronique avancée,
- Dépôt du procès-verbal signé dans le registre des assemblées générales pour mise à jour.
Tenir une séance au format simplifié
Organisez vos séances décisionnelles de manière simple et conforme, selon vos statuts et le type de société.
1. Convocations
- Envoi des convocations depuis la plateforme : LRAR (recommandé électronique), lettre prioritaire, email,
- Paramétrage & programmation des envois à la date souhaitée,
- Espace actionnaire pour déposer tous les documents nécessaires à la tenue de l'AG.
2. Clotûre de l’AG
- Envoi du PV aux mandataires pour signature électronique avancée (niveau de signature obligatoire),
- Dépôt du PV signé dans le registre des assemblées générales pour mise à jour.
Tenir une consultation écrite : rapidité et productivité
Pilotez le processus décisionnel de la consultation écrite sans perte de temps grâce à l'automatisation et centralisation de la plateforme Ubikap.
1. Notifications
- Envoi des notifications depuis la plateforme,
- Paramétrage & programmation des envois à la date souhaitée,
- Suivi des réponses des participants.
2. Réception des votes
- Génération automatique des bulletins de vote,
- Signature électronique des documents,
- Suivi de l'obtention du quorum,
- Décompte automatique des votes et de l'adoption des résolutions.
3. Clôture de l'AG
- Remplissage automatique du procès-verbal,
- Envoi du procès-verbal pour signature électronique avancée,
- Dépôt du procès-verbal signé dans le registre des assemblées générales pour mise à jour.
Pour vos clients
Espace actionnaire
Pour chaque assemblée générale, un espace privé et sécurisé est créé pour tous les participants.
Après s’être connectés grâce à un lien unique envoyé avec la convocation,
ils peuvent ainsi réaliser des actions en toute autonomie.
Avant l’assemblée
Les actionnaires peuvent :
- Consulter les documents mis à leur disposition,
- Répondre à la convocation,
- Faire une procuration ou un vote par correspondance en quelques clics,
- Signer leurs documents.
Le jour de l’assemblée
Les actionnaires peuvent :
- Participer via l'outil de visioconférence intégrée,
- Voter en ligne pour chacune des résolutions,
- Signer la feuille de présence ou tout autre document.
Authentification renforcée
Chaque actionnaire doit s’authentifier afin de garantir la confidentialité et la sécurité des échanges.
Interface personnalisable
Personnalisez l’interface en intégrant votre logo et véhiculez une image innovante de votre structure.
Accessibilité multilingue
L’espace actionnaire est disponible en français et en anglais, afin d'être accessible aux clients internationaux.
Ubikap en quelques chiffres
130k+
Registres
80k+
Utilisateurs
100k+
Sociétés
12k+
Assemblées
En tant qu'avocat en droit des sociétés, l’utilisation d’Ubikap s’est révélée très fluide et intuitive. Je souligne la réactivité et la qualité du support, que j’ai trouvé disponible, compétent et à l’écoute de nos besoins.
Ce qui nous a séduits chez Ubikap, c'est la conformité et la précision de leur plateforme, qui dispose de toutes les fonctionnalités métiers dont nous avons besoin. Nous avons mis fin à la gestion manuelle des mouvements de titres, et désormais, nous avons une visibilité parfaite de l'actionnariat. Pour notre direction juridique, et nos dirigeants, c'est une vraie valeur ajoutée et un énorme gain de temps.
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J’ai choisi Ubikap pour la gestion des registres légaux et j’en suis ravi. La plateforme est clairement conçue pour les professionnels du droit et du chiffre, et s'adapte parfaitement aux besoins métiers des experts-comptables.
Nous utilisons Ubikap pour la gestion de registres légaux depuis plusieurs années dans le cabinet d'avocats en droit des affaires. C’est vraiment pratique. Nous en sommes ravis et nos clients aussi.
Dès le 1er jour de la création de mon cabinet d'avocat en droit des affaires, j’ai décidé d’intégrer la solution digitale complète Ubikap, afin de gérer le secrétariat juridique des sociétés. Mes clients ont accès à tout moment à leurs registres et documents, et mon suivi est simple et sécurisé. Je recommande vivement.
Nous avons commencé par utiliser Ubikap pour la tenue des assemblées générales au sein de notre cabinet d'expertise comptable. Très vite, on a également décidé de gérer nos registres légaux au format dématérialisé sur la plateforme. L'outil est vraiment pensé pour les professionnels et contient toutes les fonctionnalités métiers dont nous avons besoin.
Notre cabinet d'avocats a décidé d'intégrer la plateforme Ubikap au sein de notre structure. L'outil est d’une fluidité remarquable : prise en main immédiate, aucun clic superflu. Visuellement clair, il ne rajoute aucune tâche et facilite le partage des registres légaux avec nos confrères, qui l'ont tous adopté. Nos clients y sont très sensibles : ils perçoivent l’outil comme une évidence, à la fois pratique et écologique.
Ubikap avec vous
Un accompagnement dédié
Personnalisation
Ubikap adapte son onboarding et vous propose une mise en place de la solution sur mesure.
Réactivité
Un expert Ubikap est dédié à la gestion de votre compte, afin de répondre à toutes vos questions.
Expertise
Bénéficiez de formations adaptées à vos équipes, pour une conduite du changement réussie.
Prêt à simplifier votre secrétariat juridique ?
Comme plus de 80 000 utilisateurs, rejoignez Ubikap et simplifiez votre secrétariat juridique.
FAQ
Vos questions
Retrouvez toutes les réponses à vos questions concernant le module assemblées générales d'Ubikap.
Ubikap s'adresse-t-il aux associations et aux copropriétés ?
Non. Ubikap est un logiciel dédié exclusivement aux professionnels du droit et du chiffre, avocats en droit des sociétés, experts-comptables et directions juridiques, pour la gestion des assemblées générales de sociétés commerciales (SA, SAS, SARL, SCI...). La plateforme n'est pas conçue pour les assemblées générales d'associations loi 1901 ou de copropriétés, qui répondent à un cadre juridique et à des besoins différents.
Ubikap est-il adapté aux cabinets gérant plusieurs sociétés clientes ?
Oui, la plateforme est pensée pour une gestion multi-sociétés : chaque cabinet peut paramétrer le quorum selon la raison sociale et les statuts propres à chaque société, personnaliser l'interface actionnaire avec son propre logo, et centraliser le suivi de toutes ses AG clientes au même endroit.
Quelle est la différence entre l'organisation complète, l'organisation allégée et la consultation écrite ?
Ce sont trois modes de prise de décision, à choisir selon vos statuts et le formalisme requis :
Organisation complète : convocation, quorum, feuille de présence, tenue (présentiel/distanciel/hybride) et clôture,; pour les AG nécessitant un formalisme complet.
Organisation allégée : un format simplifié avec convocation facultative, pensé pour les séances décisionnelles courantes.
Consultation écrite : très utilisée en droit des sociétés, elle permet de faire adopter des résolutions sans réunion physique ni visioconférence, via notification, vote électronique et signature,; idéale pour gagner du temps sur les décisions courantes.
Quels types d'assemblées générales puis-je organiser avec Ubikap ?
Ubikap couvre l'ensemble des AG de droit des sociétés : Assemblées Générales Ordinaires (AGO), Extraordinaires (AGE), Mixtes (AGM), ainsi que les réunions de gouvernance (conseils d'administration, comités). Chaque étape est centralisée : convocations, quorum, feuille de présence, tenue, vote et clôture avec PV.
Peut-on tenir une assemblée générale à distance avec Ubikap ?
Oui, Ubikap intègre un outil de visioconférence pensé pour les AG de sociétés, avec vote en ligne et décompte automatique des résolutions. Contrairement aux outils de visioconférence classiques (Teams, Google Meet), chaque actionnaire reçoit un lien de connexion unique et nominatif, associé à une authentification par signature électronique, une exigence légale pour garantir l'identification de chaque participant avant l'accès à l'AG.
Les actionnaires ont-ils besoin d'un compte pour participer ?
Chaque actionnaire accède à un espace privé et sécurisé via un lien unique envoyé avec la convocation; pas de création de compte complexe. Depuis cet espace, il peut consulter les documents, répondre à la convocation, donner procuration, voter par correspondance et signer ses documents en toute autonomie.
Que se passe-t-il après le vote des résolutions ?
Le procès-verbal est rempli automatiquement à partir des résolutions votées (votes en lignes, par correspondance et procuration comptabilisés), puis envoyé pour signature électronique avancée.
Une fois signé, il ne reste plus qu'à le déposer dans le registre dématérialisé des assemblées générales, garantissant la validité juridique des décisions prises ainsi que leur traçabilité et la mise à jour continue du registre.
L’outil indispensable en droit des sociétés
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