Clôture de l’assemblée générale : étapes, obligations et bonnes pratiques
Clôturer une assemblée générale est une étape formelle, encadrée par le droit des sociétés, qui marque la validation définitive des décisions prises et leur transcription dans un procès-verbal. Que l’assemblée soit ordinaire ou extraordinaire, en présentiel ou à distance, la clôture de l’assemblée générale doit répondre à un certain formalisme juridique, sous peine de remettre en cause la validité des délibérations.
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Que signifie clôturer une assemblée générale ?
Clôturer une assemblée générale consiste à marquer officiellement la fin de la séance, après que l’ensemble des points à l’ordre du jour ont été examinés et votés. C’est une étape juridique à part entière, distincte de l’ouverture ou de la tenue de l’assemblée, qui engage la responsabilité du président et du secrétaire de séance.
Contrairement à l’ouverture, qui constate la régularité de la convocation et le quorum, la clôture entérine les délibérations prises au cours de la réunion. Elle doit s’accompagner de la rédaction du procès-verbal, de sa signature, et, dans certains cas, de sa transmission aux associés ou de son dépôt au greffe.
À noter :
Clôturer une AG ne signifie donc pas « quitter la salle » : c’est acter la fin d’un processus décisionnel collectif, dont les effets juridiques peuvent être :
- immédiats
Exemple : nomination d’un dirigeant
- ou différés
Exemple. : distribution de dividendes.
Cette formalisation garantit la sécurité juridique des décisions adoptées et la bonne gestion du registre des assemblées générales.
Quelles sont les étapes de clôture d’une AG ?
La clôture d’une assemblée générale suit un formalisme rigoureux. Voici les principales étapes à respecter :
1- Approbation des dernières résolutions
Une AG ne peut être clôturée tant que toutes les résolutions à l’ordre du jour n’ont pas été soumises au vote et adoptées ou rejetées. Chaque résolution doit faire l’objet d’un décompte des voix et d’un enregistrement précis.
2- Annonce formelle de la clôture par le président
Une fois les débats terminés, le président de séance (souvent le dirigeant ou une personne désignée par les statuts) annonce officiellement la clôture de l’assemblée. Cette déclaration marque la fin des travaux et fige le contenu des décisions.
3- Signature du procès-verbal par les parties habilitées
Le procès-verbal est rédigé à l’issue de la séance ou dans les jours suivants. Il doit être signé par le président de séance et le secrétaire, voire par les scrutateurs si la loi ou les statuts le prévoient.
Bon à savoir :
En cas de dématérialisation, une signature électronique qualifiée peut être utilisée.
Exemple : la signature eIDAS avec Ubikap qui intègre un parapheur électronique au sein de sa solution, pour vous permettre de signer vos documents avec yousign, docusign ou bien jesignexpert.com.
4- Établissement de la feuille de présence définitive
La feuille de présence est mise à jour pour refléter la liste exacte des personnes présentes ou représentées. Elle est ensuite signée et annexée au PV. Elle joue un rôle clé en cas de contestation ultérieure sur le respect du quorum ou la légitimité des votes.
5- Vérification de la conformité du quorum et des votes
Avant de finaliser le PV, il est essentiel de vérifier que le quorum requis a bien été atteint pour chaque résolution et que les modalités de vote respectent les exigences légales et statutaires.
Bon à savoir :
Avec Ubikap, paramétrez facilement le quorum et suivez son atteinte en temps réel.
Procès-verbal et enregistrement : obligations à respecter
Le procès-verbal (PV) constitue la pierre angulaire d’une fermeture d’AG. Il officialise les décisions prises et assure leur opposabilité juridique.
Contenu obligatoire du PV selon la forme sociale
Le contenu du procès-verbal dépend du type de société (SARL, SAS, SA…) et des statuts, mais doit généralement inclure :
- la date et le lieu de l’assemblée ;
- l’identité des personnes présentes ou représentées ;
- le résumé des débats ;
- le texte des résolutions votées et les résultats des votes ;
- la mention de la clôture de séance ;
- les signatures obligatoires (président, secrétaire, éventuellement scrutateurs).
Délai de rédaction et de signature
En l’absence de délai légal uniforme, le PV doit être rédigé dans un délai raisonnable, généralement sous 8 à 15 jours. Il doit être signé sans retard excessif par les personnes habilitées, sous peine de fragiliser sa valeur juridique.
Conservation et intégration dans le registre
Une fois signé, le procès-verbal est intégré au registre des assemblées générales, côté et paraphé ou, en version numérique, archivé dans un registre électronique sécurisé.
Bon à savoir :
Avec Ubikap, cette opération est automatisée : le PV est rempli automatiquement, signé électroniquement, puis intégré au registre dématérialisé conforme.
Cas particuliers : AGE, AG à huis clos, AG hybride
- Pour une assemblée générale extraordinaire (AGE), les règles de majorité et de quorum sont plus strictes, et le PV doit en tenir compte.
- En cas d’AG à huis clos (sans présence physique), les modalités de tenue et de signature doivent être adaptées (visioconférence, signature électronique, vote anticipé).
- Pour une AG hybride, le procès-verbal doit refléter la nature mixte de l’assemblée et mentionner le mode de participation de chaque membre.
Rôle du président et du secrétaire lors de la clôture
La clôture d’une assemblée générale repose sur des rôles bien définis, souvent assumés par le président de séance et, le cas échéant, par le secrétaire désigné.
Qui est habilité à annoncer la clôture ?
Dans la majorité des cas, le président de l’assemblée est habilité à déclarer formellement la clôture une fois l’ensemble des points à l’ordre du jour traités.
Ce rôle revient :
- au président de la société dans une SAS ou SA ;
- au gérant dans une SARL ;
- à une personne désignée selon les statuts ou par l’assemblée elle-même.
Il revient également au président de s’assurer que le quorum est atteint, que les votes sont valablement recueillis, et que les résolutions sont adoptées ou rejetées dans les règles. Ainsi, le président :
- annonce la clôture officielle de la séance ;
- valide le contenu du procès-verbal avant signature ;
- contresigne la feuille de présence avec le secrétaire et, le cas échéant, les scrutateurs ;
- s’assure de l’archivage conforme des documents dans le registre.
Le secrétaire, quant à lui, est souvent chargé de :
- rédiger le procès-verbal ;
- compiler les documents à annexer (rapport, résultats des votes, listes de présence) ;
- appuyer le président dans la relecture et la signature du PV.
Cas des sociétés avec gérance collégiale ou mandataires multiples
Dans les structures à direction collégiale (conseil de surveillance, directoire, cogérance), il est essentiel de désigner clairement le président de séance parmi les membres habilités.
En cas de confusion sur les rôles ou en cas de vacances, les statuts ou le règlement intérieur doivent être consultés pour éviter toute irrégularité dans le formalisme de clôture.
Formalités post-clôture à ne pas négliger
La clôture d’une assemblée générale ne marque pas la fin du processus. Plusieurs formalités administratives et légales doivent encore être accomplies pour assurer la pleine validité des décisions prises.
Dépôt des comptes annuels selon le type de société
Pour les sociétés commerciales tenues d’établir des comptes annuels (SARL, SA, SAS, etc.), il est obligatoire de déposer les documents suivants auprès du greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant l’approbation des comptes :
- bilan, compte de résultat et annexes ;
- procès-verbal d’AG d’approbation des comptes ;
- affectation du résultat.
À noter :
Ce dépôt doit être réalisé dans un délai réduit à 30 jours si transmis sous format papier, ou étendu à 45 jours si effectué en ligne.
Communication des décisions aux associés/actionnaires
Il est recommandé de transmettre rapidement les décisions prises à tous les participants et mandataires :
- en partageant un exemplaire signé du procès-verbal ;
- ou via l’espace sécurisé de l’actionnaire dans une solution comme Ubikap.
Cela renforce la transparence, évite les contestations ultérieures et facilite l’engagement des parties prenantes.
Transmission éventuelle au greffe ou à l’administration fiscale
Selon la nature des décisions prises (changement statutaire, nomination, transformation, etc.), il peut être nécessaire d’effectuer des formalités supplémentaires comme :
- le dépôt d’actes modificatifs au greffe ;
- la mise à jour du Kbis ;
- une déclaration de dividendes à l’administration fiscale (bordereau n° 2777-D pour les personnes physiques).
Archivage numérique et faisceau de preuve
Enfin, tous les éléments relatifs à l’assemblée doivent être conservés dans un registre conforme, qu’il soit papier ou numérique.
À noter :
Ubikap permet :
- d’archiver automatiquement le PV et les pièces associées ;
- d’horodater et de sécuriser les documents avec signature électronique ;
- de générer un faisceau de preuve complet, prêt à être conservé dans un coffre-fort numérique.
Exemple de formule de clôture d’AG
Une assemblée générale se termine toujours par une déclaration formelle de clôture. Voici une formule classique :
« Plus aucune question n’étant soulevée, le président déclare la séance levée à [heure précise]. »
Cette phrase peut être suivie, dans le procès-verbal, de la mention des signatures, du lieu et de la date.
Exemple de fin de procès-verbal à insérer dans le registre
La séance est levée à 17 h 45. Le procès-verbal est rédigé en un seul exemplaire original, signé par le président et le secrétaire, et annexé au registre des décisions de la société.
Fait à Paris, le 30 juin 2025.
Le Président, [nom + signature]
Le Secrétaire, [nom + signature]
Clôturer une assemblée générale est un acte juridique encadré qui suppose de respecter des étapes précises, de formaliser les décisions et d’assurer une traçabilité rigoureuse. Entre les obligations liées au procès-verbal, la vérification du quorum, la signature des documents et le dépôt au greffe, la moindre erreur peut avoir des conséquences juridiques et financières.
Pour fluidifier ce processus et sécuriser chaque étape, Ubikap offre une solution complète et intuitive qui comprend :
- le remplissage automatique des PV et extraits, prêts à être signés et intégrés dans le registre ;
- la signature électronique certifiée pour finaliser l’assemblée à distance ou en présentiel ;
- l’archivage sécurisé des documents avec preuve d’intégrité ;
- le suivi en temps réel des présences, votes et pouvoirs pour respecter le formalisme dès le début de l’AG.
En résumé : clôturer une AG devient simple, rapide et conforme. Avec Ubikap, vous gagnez en sécurité juridique, en temps, et en sérénité.
