Procédure de création et de gestion d’un registre dématérialisé

Sa valeur légale étant pleinement reconnue par le droit français, le registre dématérialisé s’introduit progressivement dans la gestion juridique des entreprises, en particulier pour les sociétés par actions (SAS, SA). Exit les registres papier à parapher au greffe, sources d’erreurs, de lenteurs ou de pertes : les solutions numériques offrent désormais une alternative conforme, sécurisée et simple à utiliser.

Alors, comment procéder à la création d’un registre dématérialisé ? Quelles sont les règles à respecter pour garantir sa validité juridique ? Quelles différences avec un registre papier, et quels outils permettent d’automatiser sa gestion au quotidien ? Découvrons comment concrétiser cette démarche.

Qu’est-ce qu’un registre dématérialisé ?

‍

Un registre dématérialisé est un registre juridique (par exemple : registre des mouvements de titres, des assemblées ou des décisions) tenu sur un support numérique sécurisé, et non plus sur un format papier traditionnel. Sa valeur légale est pleinement reconnue, à condition de respecter plusieurs critères de sécurité et de fiabilité : intégrité, traçabilité, lisibilité et conservation dans le temps.

Concrètement, un registre dématérialisé doit permettre de garantir l’authenticité des informations enregistrées, leur inscription chronologique, leur consultation sécurisée et leur archivage à valeur probante. Les systèmes modernes intègrent pour cela des fonctionnalités telles que l’horodatage qualifié, la signature électronique avancée ou la journalisation des modifications.

Dans le cas des sociétés par actions, le registre dématérialisé permet notamment de tracer l’ensemble des mouvements de titres (cessions, donations, apports…), avec un lien automatique vers les fiches actionnaires et la table de capitalisation.

Base légale de la dématérialisation des registres 

‍

La création d’un registre dématérialisé est encadrée par plusieurs textes juridiques qui reconnaissent sa valeur équivalente à celle d’un registre papier, à condition de respecter certains standards techniques et procéduraux.

Pour les titres financiers, c’est le décret n° 2018‑1226 du 24 décembre 2018 qui autorise explicitement leur enregistrement via un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP), comme la blockchain, sous réserve du respect de conditions techniques strictes (article R. 228-8 du Code de commerce).

Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 offre le socle de ce cadre : il autorise la tenue dématérialisée des registres légaux à condition de garantir leur intégrité, leur lisibilité, leur traçabilité et leur conservation durable. Il couvre en particulier les procès-verbaux, les décisions sociales et les registres des mouvements de titres.

La jurisprudence récente confirme que le support papier n’est plus une obligation dès lors que le registre numérique assure les mêmes garanties en matière de sécurité juridique et de preuve.

Ainsi, un registre électronique peut être tenu en conformité avec le droit français, notamment s’il intègre :

• une signature électronique avancée (au sens du règlement eIDAS) ;
  
  
• un horodatage qualifié ;
  
  
• un système sécurisé d’accès et d’archivage.

Bon à savoir : 

Des solutions comme Ubikap intègrent ces dispositifs pour offrir un registre 100 % dématérialisé, juridiquement valable et prêt à l’usage dès sa création.

4 étapes pour créer un registre dématérialisé conforme

1. Définir le registre concerné

‍

Vous pouvez commencer par auditer vos registres légaux obligatoires. Il peut s’agir du registre des assemblées générales, du registre des décisions ou du registre des mouvements de titres. Chacun obéit à des règles spécifiques et concerne des opérations différentes (AG, cessions, apports…).

Ensuite, veillez à identifier les documents à numériser, à vérifier la complétude des informations et à détecter d’éventuelles anomalies.

2. Choisir une solution numérique conforme

‍

La plateforme choisie doit intégrer :

• des fonctions d’horodatage qualifié ;
  
  
• une signature électronique avancée (eIDAS) ;
  
  
• une journalisation des actions ;
  
  
• un stockage en cloud sécurisé à valeur probante ;
  
  
• et un hébergement certifié (ISO 27001 de préférence) avec des données hébergées en France.
  

3. Paramétrer le registre

‍

Cette étape consiste à créer la structure du registre, définir les types d’écritures à enregistrer, les droits des utilisateurs, les niveaux d’authentification, etc.

4. Renseigner les données juridiques de l’entreprise

‍

Ne pas oublier de lier le registre aux données légales : capital social, forme juridique, associés/actionnaires, statuts, décisions sociales antérieures, etc.

Une intégration avec les outils métiers peut simplifier cette synchronisation.

Ubikap automatise la création du registre dématérialisé

Avec Ubikap, la procédure de création est fluidifiée :

- Les registres (mouvements de titres, AG, décisions) sont conformes aux exigences légales.
- L’utilisateur est guidé étape par étape, avec des droits d’accès personnalisables.
- Les données juridiques sont synchronisées avec les décisions, la table de capitalisation et les fiches actionnaires.
- Chaque mouvement est horodaté, certifié et stocké dans un stockage en cloud sécurisé.

Ubikap permet ainsi de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité continue, sans ressaisie manuelle fastidieuse.

Mise à jour et gestion quotidienne des registres électroniques

‍

Un registre dématérialisé vit au rythme des opérations juridiques de l’entreprise. Pour garantir sa valeur probante et sa conformité, il doit être actualisé à chaque événement affectant le capital ou la gouvernance. Voici comment cela s’organise selon les registres concernés.

Tenue du registre des mouvements de titres

‍

Chaque mouvement (cession, transmission, apport, donation, nantissement…) doit être inscrit dans l’ordre chronologique, avec les mentions suivantes :

• date de l’opération ;
  
  
• nature du mouvement ;
  
  
• identité du cédant et du cessionnaire ;
  
  
• nombre et numérotation des titres concernés ;
  
  
• prix ou valeur du transfert le cas échéant.

Bon à savoir : 

Ubikap s’appuie sur un dispositif DEEP (dispositif d’enregistrement électronique partagé, qui garantit la conformité du registre) basé sur la blockchain pour automatiser l’ensemble des mouvements de titres. Chaque opération, cession, donation, apport, etc. déclenche :

- un ordre de mouvement prérempli, y compris le Cerfa 2759 ;
- un certificat de conformité horodaté, consultable à tout moment ;
- une mise à jour automatique des fiches actionnaires et de la table de capitalisation ;
- et les historiques consolidés.

L’utilisateur conserve la maîtrise, en parallèle d’un processus automatisé qui réduit considérablement les risques d’erreur.

Organisation dématérialisée des assemblées générales

‍

La digitalisation du processus d’AG permet de gagner en temps, en conformité et en fluidité :

• Programmation et envoi des convocations, via LRAR, lettre prioritaire ou mail, suivi des réponses aux convocations,
  
  
• Génération automatique de la feuille de présence, programmation et suivi de l’atteinte du quorum en direct, votes enregistrés avec traçabilité.
  
  
• Procès-verbal automatisé, signature électronique certifiée eIDAS, archivage sécurisé avec horodatage.

Chaque décision est ainsi horodatée, tracée et conservée dans un espace centralisé sécurisé, accessible à tout moment en cas de contrôle ou de litige.

‍

Bon à savoir : Ubikap optimise l'ensemble du processus d'assemblée générale, de la préparation à l'enregistrement, en éliminant le recours aux documents Word et aux signatures papier. Cela inclut :

- la préparation automatisée des documents (ordre du jour, convocations, résolutions) ;
- l'envoi sécurisé des convocations avec suivi ;
- le vote en ligne conforme aux exigences légales ;
- la génération automatique des PV d'AG avec signature électronique ;
- la finalisation des formalités post-AG via la connexion directe d'Ubikap à des outils comme LexisPoly, LegalVision, etc.

Signature électronique intégrée aux opérations

‍

Grâce au parapheur électronique intégré (conforme au règlement eIDAS), toutes les parties prenantes peuvent signer les documents :

• ordres de mouvement ;
  
  
• procès-verbaux d’AG ;
  
  
• décisions d’organe collégial.
  ‍

Résultat : une circulation des documents fluide, une authenticité juridiquement reconnue, et des délais de traitement réduits à quelques minutes.

Bon à savoir : 

Ubikap intègre un parapheur électronique qui simplifie la signature de tous vos documents juridiques :

- import ou sélection directe des documents depuis la plateforme ;
- données pré-remplies automatiquement pour les signataires ;
- suivi en temps réel de l’avancement et relances simples ;
- archivage automatique avec preuves de signature.

Deux niveaux de signature sont disponibles.

1- Signature simple : pour les documents à faible enjeu (authentification via SMS)
2- Signature avancée (eIDAS) : avec vérification automatique d’identité pour un haut niveau de sécurité.

Ubikap intègre les signatures électroniques : yousign, docusign, jesignexpert.com

Tous les documents sont stockés dans une GED intelligente (gestion électronique de documents intelligente hautement sécurisée, automatisée et juridiquement conforme), hébergée en France, avec une triple réplication pour garantir sécurité et disponibilité.

Points de vigilance dans la mise en œuvre 

1. Sécurité et confidentialité des données

‍

Les registres contiennent des informations sensibles : identité des associés, historique des titres, droits financiers… La solution choisie doit donc offrir des garanties robustes :

• hébergement des données en France ou a minima dans l’UE ;
  
  
• chiffrement des données en transit et au repos ;
  
  
• politique de sauvegarde et de reprise d’activité ;
  
  
• certifications de sécurité (ex. ISO 27001, HDS) ;
  
  
• respect du RGPD, incluant :
  
  • mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
  • durée de conservation définie ;
  • information des personnes concernées.

À noter : 

Une conformité RGPD rigoureuse est essentielle, tant pour la protection juridique que pour la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de ses partenaires.

2. Conservation et réversibilité

‍

Les registres doivent être conservés sur le long terme, parfois pendant toute la durée de vie de la société. Il est donc impératif que le contrat avec la plateforme :

• prévoit l’export intégral des données à tout moment (notamment en fin de collaboration) ;
  
  
• garantisse l’accès à des formats standards et interopérables : PDF/A pour l’archivage, XML ou CSV pour les données structurées ;
  
  
• s’appuie sur un  cloud sécurisé.
  ‍

Une gestion défaillante de la réversibilité est susceptible de compromettre la restitution des registres en cas de litige ou de contrôle.

3. Formation des utilisateurs

‍

Même les outils les plus performants nécessitent une période d'adaptation de la part des équipes. Il est primordial de les former :

• aux fonctionnalités clés (création, modification, archivage) ;
  
  
• à la signature électronique ;
  
  
• aux circuits internes de validation ;
  
  
• à la structuration documentaire (noms, catégories, droits d’accès…).
  ‍

Une transformation numérique réussie repose autant sur les outils que sur l’humain.

Digitalisation des registres sociaux : quelles perspectives ?

‍

La dématérialisation des registres juridiques s’inscrit dans une dynamique plus large que la transformation des formalités légales. Depuis 2023, le guichet unique électronique impose la transmission dématérialisée de nombreuses démarches pour favoriser l’interconnexion des outils juridiques et comptables.

Les technologies émergentes, comme la blockchain, ouvrent de nouvelles perspectives en matière de sécurisation et de traçabilité des registres, même si leur usage reste encore encadré en droit français pour les sociétés non cotées. 

Créer et gérer un registre dématérialisé offre des avantages incontestables : économie de temps, renforcement de la sécurité et garantie de conformité réglementaire.

‍