Registres papiers vs. registres dématérialisés : quels coûts cachés pour votre entreprise ?

Malgré l’essor des outils numériques, les registres papiers sont encore présents dans de nombreuses entreprises pour consigner les décisions d’assemblées générales, les mouvements de titres ou, encore, les pouvoirs et feuilles de présence. Une habitude ancrée, jugée plus simple, en apparence.

En réalité, la gestion de ces registres sur support papier entraîne des coûts sous-estimés : fournitures spécialisées, paraphe auprès du greffe, impressions, archivage, erreurs de traitement, recherche manuelle d’informations, etc.

Portés par la transformation numérique, les registres dématérialisés s’imposent progressivement comme une alternative. Découvrez les coûts des registres papiers, les avantages concrets de la dématérialisation et les leviers pour moderniser sa gestion.

Le registre papier : une fausse bonne idée économique

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À première vue, acheter un registre papier semble être la solution la plus simple et la plus abordable. On trouve facilement des modèles homologués auprès de papeteries professionnelles ou en ligne, pour un prix variant de 40 à 70 €, selon la qualité, le format et la conformité (pages numérotées, reliure, couverture rigide).

Mais, ce coût d’achat initial est juste la partie visible de l’iceberg. À cela s’ajoutent des frais obligatoires de paraphe auprès du greffe du tribunal de commerce, ainsi que des dépenses régulières : 

• impression des procès-verbaux ;
  
  
• gestion des convocations ;
  
  
• classement physique ;
  
  
• rangement sécurisé ;
  
  
• voire impression rectificative en cas d’erreur.

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Côté temps, les tâches de ressaisie manuelle, de mise à jour des registres ou de recherche d’information plombent la productivité des équipes juridiques ou comptables. Cela mobilise des ressources internes pour des tâches à faible valeur ajoutée.

Et, ne négligez pas l’enjeu de l’encombrement : à mesure que les années passent, l’archivage des registres devient un vrai défi logistique, parfois assorti de frais d’externalisation.

Enfin, sur le plan environnemental, le papier reste le premier déchet de bureau, il représente jusqu’à 75 % des déchets produits, selon l’ADEME. Sa production et sa gestion impliquent une consommation significative de ressources : encre, énergie, transport, destruction des documents sensibles…

Le registre dématérialisé : un coût rapidement amorti

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À première vue, la dématérialisation des registres semble plus coûteuse. En effet, il faut souscrire l’abonnement mensuel ou annuel d’une solution spécialisée, comme Ubikap. Mais, ce coût initial est largement compensé par les économies réalisées dès les premiers mois.

D’après le Baromètre France Num 2024, le retour sur investissement d’un projet de dématérialisation est généralement constaté en 5 à 6 mois. Pourquoi ? Parce que le temps passé sur les tâches juridiques répétitives (saisie, signature, mise à jour, recherche de documents, vérification de conformité) est considérablement réduit.

Bon à savoir : 
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Ubikap automatise une grande partie du processus : 
- édition automatique des procès-verbaux ;
- intégration directe au registre ;
- signature électronique conforme ;
- table de capitalisation mise à jour en temps réel ; 
- etc.

Résultat : moins d’erreurs, moins de risques de non-conformité, plus de sécurité juridique.

En complément, la traçabilité complète, les certificats de mouvement, l’horodatage certifié et l’intégration à une blockchain via un DEEP (dispositif d’enregistrement électronique partagé) garantissent l’intégrité du registre en toutes circonstances.

Enfin, cette transition numérique s’inscrit dans les objectifs européens : réduire de 25 % la charge administrative des entreprises, et de 35 % pour les PME, selon la Commission européenne. Une stratégie qui veut renforcer la compétitivité et alléger les contraintes de gestion.

Coûts directs vs. coûts cachés : le comparatif

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Sur le long terme, les registres papier se révèlent bien plus gourmands en coût, ressources et gestion qu’ils n’y paraissent. 

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Avec un temps de gestion pratiquement divisé par 3, les économies d’impression et l’archivage inclus, le registre numérique reste plus économique. Sans compter les avantages en fluidité, accessibilité multi-utilisateurs et fiabilité des écritures.

Et surtout, en cas de contrôle fiscal ou contentieux, le registre numérique certifié possède la même valeur légale que son équivalent papier avec des garanties supplémentaires : 

• traçabilité ;
• preuves ;intégrité des données ;
• etc.

Ubikap : une alternative digitale pour réduire les coûts cachés

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Ubikap permet de remplacer efficacement les registres papier et de réduire les coûts indirects liés à la gestion administrative et à la conformité juridique.

Une solution avec des fonctionnalités conçues pour automatiser votre gestion : 

• Automatisation de saisie des mouvements de titres, résolutions, feuilles de présence, procès-verbaux…
  
  
• Signature électronique certifiée eIDAS intégrée à chaque étape (feuille de présence, PV, extraits).
  
  
• Intégration en un clic des documents dans les registres d’assemblée générale ou de mouvements de titres.
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 Un archivage et une traçabilité juridiquement fiables : 

• Coffre-fort numérique conforme aux normes CCFN pour l’archivage à valeur probante.
  
  
• Historique complet des opérations, disponible à tout moment en cas de contrôle.
  
  
• Mouvements enregistrés dans une blockchain (DEEP) assurant l’intégrité des données.
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Une gestion simplifiée de l’actionnariat : 

• Fiches actionnaires dynamiques mises à jour automatiquement après chaque opération.
  
  
• Table de capitalisation interactive, toujours à jour et exportable en un clic.

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Une sécurité et une conformité assurées : 

• Hébergement 100 % français, certifié ISO 27001.
  
  
• Triple authentification pour chaque utilisateur.
  
  
• Conformité aux exigences légales en vigueur (Code de commerce, règlementation DEEP, etc.).
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Ubikap est compatible avec les outils du marché (tels que LexisPoly, LegalVision, etc.) et permet d'accélérer la gestion juridique des sociétés pour les avocats, les experts-comptables et les directions juridiques. Ainsi, les entreprises s’équipent d’un outil complet pour sécuriser, automatiser et alléger leur gestion juridique.