Cadre juridique de la dématérialisation de registres
En 2025, la dématérialisation des registres d’entreprise devient un mouvement de fond, encouragé par le législateur, les acteurs du numérique et les impératifs de conformité. Si le registre papier demeure encore utilisé dans certaines structures, il tend à être progressivement abandonné au profit de solutions numériques plus souples, plus accessibles, mais également plus exigeantes sur le plan juridique.
C’est précisément là que le cadre juridique de la dématérialisation de registres entre en jeu. Car dématérialiser ne signifie pas simplement « numériser ». Il s’agit de respecter des règles précises en matière de preuve, de sécurité, de traçabilité, de conservation et d’intégrité des données.
Entre Code de commerce, décrets spécifiques et évolutions jurisprudentielles récentes, les professionnels doivent composer avec une réglementation en constante évolution.
Que dit la loi sur la dématérialisation des registres ?
Le cadre juridique des registres légaux dématérialisés repose principalement sur deux textes de référence récents :
- Le décret n° 2018‑1226 du 24 décembre 2018, complété par l’article R.228‑8 du Code de commerce, vise plus spécifiquement les registres de mouvements de titres. Il autorise leur tenue via un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP), à condition de garantir l’ordre chronologique, l’authenticité et la sécurité des inscriptions.
- Le décret n° 2019‑1118 du 31 octobre 2019 autorise explicitement la tenue des registres légaux sur un support numérique, à condition de garantir leur intégrité, leur traçabilité, leur lisibilité et leur conservation dans le temps. Ce décret couvre notamment les procès-verbaux d’assemblée et les registres de décisions sociales.
À retenir :
La notion de valeur probante est centrale : un registre électronique n’a de portée juridique que s’il permet de démontrer la chronologie, l’intégrité et la non-altération des données enregistrées.
Quelles sont les conditions pour qu’un registre dématérialisé soit légalement valable ?
Pour qu’un registre dématérialisé puisse produire les mêmes effets juridiques qu’un registre papier, plusieurs conditions strictes doivent être réunies. Ces exigences garantissent la sécurité, l’intégrité et la traçabilité des données inscrites, conformément aux normes posées par les décrets de 2018 et 2019.
Les principaux critères à respecter :
- La signature électronique avancée (eIDAS) est requise pour les procès-verbaux ou les décisions sociales. Elle doit être liée au signataire de manière univoque, permettre son identification et garantir l’intégrité du document signé.
- L’horodatage qualifié des enregistrements pour garantir la date et l’heure exactes d’inscription, ce qui est fondamental pour prouver l’antériorité des mouvements ou des décisions.
- L’archivage structuré et lisible, car les registres doivent être conservés dans un format pérenne, accessible et intelligible dans le temps, y compris en cas de changement de logiciel.
- Traçabilité et journalisation, puisque toute action sur le registre (consultation, modification, ajout) doit être tracée via des logs d’activité ou journaux d’événements internes.
Tenue conforme vs preuve recevable :
La tenue conforme d’un registre signifie qu’il respecte les obligations formelles du Code de commerce.
La preuve recevable signifie qu’en cas de litige, le registre numérique pourra être présenté devant un juge et admis comme élément probant.
Un registre peut être bien tenu, mais rejeté s’il ne respecte pas les conditions de preuve (ex. absence de signature électronique ou d’horodatage certifié).
Dématérialisation : quels registres sont concernés ?
La dématérialisation des registres n’est pas uniforme. Certains registres sont aujourd’hui expressément couverts par le Code de commerce et les textes réglementaires. D’autres relèvent encore d’une pratique hybride ou sans cadre juridique clairement défini.
Registre des assemblées générales
Il permet de consigner les décisions prises lors des AG, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires. Sa dématérialisation est permise si les conditions de sécurité sont respectées.
Registre des décisions
Utilisé notamment dans les SAS à direction unique pour consigner les décisions unilatérales du président. Il peut être dématérialisé de façon sécurisée et intégrée dans une plateforme.
Registre des mouvements de titres
Sa numérisation est encadrée spécifiquement par le décret n° 2018‑1226, à travers les dispositifs d’enregistrement électronique partagé (DEEP), comme une blockchain.
Focus : SA et SAS, des exigences accrues
Les sociétés par actions (SA, SAS) sont tenues de formaliser toutes les décisions liées à leur capital, à leur gouvernance ou à leur structure. La sécurisation du registre est donc essentielle pour préserver l’équilibre entre les associés, garantir l’opposabilité des décisions et prévenir les litiges.
Que risquent les entreprises en cas de non-conformité ?
En cas de manquement, les risques peuvent être lourds juridiquement, financièrement et en termes d’image.
Nullité d’actes ou d’opérations
Un procès-verbal non signé électroniquement ou un mouvement de titres non horodaté peut être considéré comme inexistant ou invalide. Cela entraîne la nullité des décisions prises, des cessions de titres ou des augmentations de capital.
Perte de preuve
En cas de contentieux, un document non conforme peut ne pas être recevable devant un tribunal, faute de garanties suffisantes (absence de preuve d’intégrité, de signature qualifiée…).
Risques RGPD et fiscaux
Une mauvaise gestion des données nominatives contenues dans les registres expose l’entreprise à des sanctions administratives de la CNIL, ou à des rejets lors de contrôles fiscaux (notamment si les obligations d’archivage ne sont pas respectées).
Sanctions financières et réputationnelles
Outre les éventuelles amendes, un défaut de conformité peut affecter la confiance des associés, investisseurs ou partenaires, en remettant en cause la rigueur juridique de l’entreprise.
À noter : rôle des autorités de contrôle
Le greffe du tribunal de commerce, l’URSSAF ou, encore, l’administration fiscale peuvent intervenir pour vérifier la tenue des registres, notamment lors de contrôles ou d’audits réglementaires. La non-conformité peut engendrer des injonctions, des rectifications ou des sanctions.
Ubikap : une plateforme conforme aux exigences légales
Ubikap a été conçue pour répondre point par point aux exigences juridiques encadrant la dématérialisation des registres. Elle permet de gagner du temps tout en sécurisant chaque étape du processus.
Inscription des mouvements via DEEP
Ubikap repose sur un Dispositif d’Enregistrement Électronique Partagé (blockchain) pour garantir l’intégrité et la traçabilité des mouvements de titres.
Gestion automatique de documents
Ordres de mouvement, procès-verbaux ou extraits sont remplis automatiquement avec une signature électronique avancée, conformément au règlement eIDAS.
Horodatage sécurisé et archivage numérique
Chaque action est horodatée. Les documents sont ensuite déposés dans un coffre-fort numérique à valeur probante, assurant leur conservation dans le temps.
Triple authentification, chiffrement, hébergement ISO 27001
L’accès à la plateforme est protégé. Les données sont chiffrées et hébergées en France dans des infrastructures certifiées.
Compatibilité avec LexisPoly
Pour les professionnels du droit, Ubikap s’intègre aux outils métiers (comme LexiPoly, LegalVision, etc.), ce qui facilite la gestion multi-clients et la synchronisation des données. Vous bénéficiez ainsi d'un seul portail de connexion et de la synchronisation des données entre les deux logiciels. Vous gérez vos rédactions d'actes puis vos registres légaux en toute simplicité.
Adopter Ubikap, c’est conjuguer conformité légale, productivité accrue et image professionnelle renforcée. La traçabilité automatique et la sécurisation des écritures limitent les risques tout en apportant un véritable confort de gestion.
À noter :
Ubikap ne couvre pas certains registres non strictement juridiques, comme :
- le registre unique du personnel ;
- le registre des contrôles de sécurité ;
- ou encore les registres de santé et sécurité au travail.
Ces documents, bien que souvent appelés « registres sociaux », ne relèvent pas de la même réglementation que ceux visés ici.
Grâce aux textes de référence, le cadre juridique de la dématérialisation des registres offre aujourd’hui une base solide pour opérer cette transition dans le respect des normes. Mais, il impose aussi une rigueur technique et documentaire à ne pas sous-estimer.
Pour les professionnels du droit, les experts-comptables ou les directions juridiques, cette évolution représente l’occasion de sécuriser et d’optimiser des processus internes, à condition d’utiliser un outil conforme et éprouvé.
