Assemblées générales et nouvelles technologies : comment réussir sa transition vers une AG digitale

La transformation digitale touche progressivement tous les pans de la gouvernance d’entreprise, y compris les assemblées générales. Longtemps perçues comme des temps forts administratifs complexes, les AG peuvent aujourd’hui être organisées et tenues à distance, dans un cadre parfaitement légal. Cette évolution, accélérée par des contraintes sanitaires et des attentes croissantes en matière de transparence et de réactivité, repose sur des technologies désormais accessibles à toutes les structures, de la TPE au grand groupe.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale digitale ?

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Une assemblée générale digitale désigne une AG qui se tient en tout ou partie à distance, grâce à des outils numériques dédiés. Il peut s’agir :

• d’une AG totalement dématérialisée (convocation, participation, vote, signature et archivage en ligne) ;
• d’une AG hybride, combinant présentiel et distanciel selon les disponibilités des participants.

Ce type de fonctionnement est désormais reconnu et encadré par la loi, à condition de respecter certaines règles statutaires et techniques.

Pourquoi c’est possible aujourd’hui ?

• Évolutions légales récentes : l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, puis sa transposition dans le droit pérenne, ont permis aux sociétés de tenir des AG sans présence physique obligatoire.
• Maturité technologique : visioconférences sécurisées, signatures électroniques certifiées, plateformes de gestion juridique… ces outils sont aujourd’hui éprouvés, conformes et interopérables.
• Attentes des parties prenantes : les actionnaires, investisseurs et dirigeants recherchent plus de flexibilité, de transparence et de rapidité dans la gestion des décisions collectives.

Qui est concerné ?

Toutes les formes de sociétés (SARL, SAS, SA, SASU…) peuvent recourir à une AG digitale, à condition que leurs statuts ne s’y opposent pas.

Quelles technologies pour digitaliser les AG ?

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La digitalisation d’une assemblée générale repose sur un ensemble d’outils interconnectés, qui permettent d’assurer la préparation, la tenue, le vote, la signature et l’archivage des décisions, dans un cadre sécurisé et conforme.

1. Convocation dématérialisée

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• Envoi par e-mail sécurisé, lettre prioritaire ou LRAR électronique (via des plateformes agréées).
• Programmation des envois selon les délais statutaires.
• Suivi en temps réel des ouvertures, réponses, procurations et votes anticipés.

 2. Visioconférence intégrée

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• Permet de réunir les participants à distance avec partage d’écran, prise de parole et modération.
• Certaines solutions incluent un lien d’accès unique, sécurisé, envoyé à chaque participant.
• Conforme aux exigences de traçabilité (date, heure, présence).

 3. Vote électronique sécurisé

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• Possibilité de voter à main levée, par vote nominal, ou à bulletin secret selon les modalités définies.
• Chaque vote est authentifié, horodaté et sécurisé.
• Résultats centralisés automatiquement dans le procès-verbal.

4. Signature électronique certifiée (eIDAS)

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• Les procès-verbaux, feuilles de présence et documents peuvent être signés à distance.
• La signature eIDAS permet une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite.
• Elle garantit l’identité, l’intégrité et la non-répudiation.

5. Archivage électronique à valeur probante

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• Tous les documents sont automatiquement classés, horodatés et intégrés dans un registre numérique.
• Conservation dans un coffre-fort numérique conforme à la norme CCFN (Conservation des Coffres-Forts Numériques).
• Accessible à tout moment en cas de contrôle, contentieux ou audit.

 6. Espace sécurisé pour les actionnaires

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• Chaque participant dispose d’un accès personnel pour consulter les documents, voter, signer et suivre le déroulé.
• Accès restreint, authentification forte, historique des actions et gestion des rôles (président, secrétaire, invités…).

Quels sont les bénéfices et enjeux d’une AG digitale ?

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La digitalisation des assemblées générales ne se résume pas à une modernisation technique. Elle répond à de véritables enjeux opérationnels, juridiques et stratégiques pour les entreprises. 

Gain de temps à chaque étape

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• Automatisation de l’envoi des convocations, de la feuille de présence, du procès-verbal, etc.
• Suppression des tâches manuelles chronophages.
• Centralisation des données et des documents dans une interface unique.

 Amélioration de la participation

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• Accessibilité renforcée pour les participants à distance ou en déplacement.
• Réduction des contraintes logistiques (salles, déplacements, planning).
• Consultation en amont des documents, possibilité de voter ou donner procuration à l’avance.

Conformité juridique renforcée

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• Traçabilité complète de toutes les actions : convocations, signatures, votes.
• Respect des délais et des modalités légales (quorum, majorité, type d’AG).
• Conservation des preuves dans un format légalement opposable.

Réduction des coûts

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• Diminution des dépenses liées aux impressions, envois postaux, hébergement des réunions.
• Optimisation des ressources humaines mobilisées lors des AG.

Sécurité et intégrité des échanges

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• Protection des données sensibles via chiffrement, signature électronique, authentification.
• Moins de risques de perte, d’erreur humaine ou de litige en cas de contentieux.

Enjeux RSE et transformation numérique

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• Réduction de l’empreinte carbone liée aux AG physiques.
• Intégration dans une démarche plus globale de digitalisation de la gouvernance.

Comment organiser concrètement une assemblée générale digitale ?

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Passer à une AG digitale demande une préparation rigoureuse pour garantir la conformité juridique, la fluidité des échanges et l’implication des participants. Voici les principales étapes à suivre.

1. Préparation des participants et des droits de vote

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Avant toute chose, il convient de vérifier l’identité des associés ou actionnaires, de répartir les droits de vote selon les statuts ou le capital social, puis d’intégrer ces informations dans une plateforme dédiée. Certains outils comme Ubikap permettent d’importer automatiquement ces données pour gagner du temps.

2. Convocation conforme et envoi des documents préparatoires

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Les convocations doivent respecter les modalités prévues par les statuts et la loi : envoi par lettre recommandée électronique, e-mail ou courrier postal. Les délais sont à surveiller, notamment les 15 jours minimum requis pour certaines sociétés (ex. AGOA en SAS ou SARL). Les documents nécessaires à la prise de décision (rapports, projets de résolutions…) sont mis à disposition en ligne pour consultation en amont.

3. Participation à distance : modalités et sécurité

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Chaque participant accède à l’AG via un lien sécurisé. Il peut alors, selon ses droits :

• voter par correspondance ;
• donner procuration ;
• ou participer en visioconférence.

La double authentification ou d’autres systèmes d’identification renforcent la sécurité de l’accès.

4. Déroulement de l’AG en format numérique

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Le jour J, l’assemblée peut se tenir à distance ou en format hybride. L’ouverture de séance et le quorum sont vérifiés automatiquement. Les résolutions sont présentées, les échanges peuvent se faire en direct ou par messagerie, et les votes sont enregistrés en ligne de façon sécurisée.

5. Procès-verbal et signatures électroniques

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Une fois l’AG terminée, le procès-verbal est rempli à partir des éléments votés. Il peut être relu, modifié si besoin, puis signé électroniquement par le président et le secrétaire. L’intégration dans un registre numérique sécurisé (avec horodatage) assure la traçabilité et la conformité.

6. Archivage et communication post-AG

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Les documents sont archivés dans un registre électronique à valeur probante, conforme aux normes légales. Des extraits ou documents complémentaires peuvent ensuite être transmis aux actionnaires ou aux organes de gouvernance, avec une conservation centralisée et sécurisée.

Quelle réglementation encadre les AG digitales ?

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Organiser une assemblée générale en format digital ne dispense en rien des exigences légales qui s’appliquent aux AG en présentiel. Au contraire, la digitalisation impose de nouvelles précautions pour garantir la validité juridique des décisions prises à distance.

Respect des statuts : première condition

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Avant toute chose, la tenue d’une AG à distance doit être prévue ou au moins non interdite par les statuts de la société. Ces derniers peuvent préciser :

• le ou les formats autorisés : visioconférence, téléconférence, vote électronique, etc. ;
• les modalités de convocation et de participation ;
• les règles de quorum ou de majorité spécifiques à respecter en fonction du format.

En l’absence de précision dans les statuts, un avenant peut être nécessaire pour autoriser la dématérialisation des AG.

Références au Code de commerce

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Depuis la publication du décret n°2019-1118, les entreprises françaises disposent d’une base légale pour tenir leurs registres d’assemblées générales sous format électronique. Pour les sociétés commerciales, les règles applicables sont principalement issues :

• des articles L.225-100 à L.225-106 du Code de commerce (notamment pour les SA et SAS) ;
• des articles L.223-27 à L.223-31 pour les SARL ;
• et des dispositions réglementaires sur la convocation, le déroulement, la tenue du PV.

Les règles ne changent pas selon le format de l’AG (physique ou digital) : le quorum, la majorité, le formalisme du PV, la communication des documents doivent être respectés de la même façon.

Convocation, feuille de présence, procès-verbal

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Même dans le cadre d’une AG à distance :

• la convocation doit mentionner clairement les modalités de participation, le lien de connexion et les pièces préparatoires ;
• une feuille de présence doit être tenue (avec signature électronique le cas échéant) pour justifier du quorum ;
• le procès-verbal doit être signé par les personnes désignées, selon les formes légales, puis conservé dans le registre des décisions.

Signature électronique et vote à distance : cadre juridique

• La signature électronique doit être conforme au règlement eIDAS pour avoir la même valeur qu’une signature manuscrite (signature qualifiée ou avancée selon le niveau de sécurité requis).
• Le vote en ligne est autorisé à condition de garantir l’identification des votants, la confidentialité des choix, et la traçabilité des opérations.

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Bon à savoir : 

Ces éléments doivent pouvoir être vérifiés en cas de litige. L’usage de plateformes certifiées ou spécialisées (comme Ubikap) est donc fortement recommandé.

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Sécurité, RGPD et traçabilité

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Toute AG digitale doit intégrer :

• une authentification sécurisée des participants (liens individuels, mots de passe, double vérification, etc.) ;
• une traçabilité des actions (horodatage, historique des votes, participation…) ;
• une protection des données personnelles conformément au RGPD, notamment pour les informations des associés et des mandataires.

En cas de manquement, la nullité des décisions prises ou des sanctions administratives peuvent s’appliquer.

Ubikap : une plateforme complète pour des AG digitales conformes

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Pour garantir conformité, sécurité et gain de temps, mieux vaut s’appuyer sur une solution spécialisée. Ubikap offre une approche intégrée, pensée pour accompagner chaque étape d’une AG, en présentiel, à distance ou en format hybride.

Envoi des convocations personnalisées (LRAR, e-mail…)

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Depuis l’interface Ubikap, les convocations peuvent être générées automatiquement selon les données renseignées et envoyées :

• par LRAR électronique ;
• par courrier postal (via un partenaire) ;
• ou par e-mail sécurisé.

Les délais légaux sont pris en compte automatiquement, et les accusés de réception sont conservés pour preuve.

Suivi automatisé des présences, quorum et votes

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Ubikap centralise toutes les réponses des participants : présences confirmées, procurations, votes par correspondance.

L’obtention du quorum est suivie en temps réel et un certificat de quorum est généré automatiquement.

Vote à distance et signature certifiée

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Chaque associé dispose d’un espace personnel sécurisé pour :

• voter les résolutions ;
• signer la feuille de présence ;
• signer les documents à l’aide d’une signature électronique avancée (eIDAS) intégrée.

L’ensemble des actions est horodaté, tracé et archivé, pour garantir la validité juridique de l’assemblée.

PV rempli, signé et intégré au registre numérique

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Une fois l’AG clôturée :

• le procès-verbal est automatiquement rempli avec les éléments votés ;
• les signataires peuvent le valider en ligne ;
• il est ensuite archivé dans le registre des assemblées dématérialisé, avec valeur probante.

Espace actionnaire sécurisé et multilingue

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Chaque participant accède à un espace personnel :

• protégé par des identifiants uniques ;
• accessible en français et en anglais ;
• centralisant tous les documents et actions à réaliser avant, pendant et après l’AG.

Cela facilite grandement la gestion d’actionnaires multiples ou de groupes internationaux.

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Pourquoi Ubikap simplifie la digitalisation ?

Ubikap a été conçu pour les professionnels du droit qui souhaitent simplifier la gestion des AG grâce à la digitalisation. Avec l'IA et l'automatisation intégrées dans la plateforme, Ubikap permet à tous les juristes et avocats de sécuriser la gouvernance de ses sociétés, clients ou filiales pour les directions juridiques.

La plateforme vous accompagne dans chaque étape de conformité juridique digitale pour exercer vos réunions de gouvernance et assemblées générales en toute conformité.

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La digitalisation des assemblées générales incorpore bien plus d'éléments que la simple mise en place de la visioconférence. Elle inclut toutes les étapes d'une AG, de l'organisation, la tenue à la clôture, dans des flux d'automatisation pour en faciliter la gestion et en assurer la conformité.

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Fluide et conforme, l'AG digitale avec Ubikap est devenue la solution pour sécuriser la gouvernance des sociétés tout en simplifiant leur gestion pour les professionnels du droit.

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