Une gestion encore trop souvent artisanale
Dans de nombreuses structures, la tenue des assemblées générales repose encore sur des outils bureautiques classiques tels que Word, Excel, ou même sur des supports papier. Si cette méthode peut sembler familière, elle révèle rapidement ses limites dès lors que le volume de sociétés à gérer augmente ou que la réglementation se complexifie.
Cette approche manuelle entraîne une multiplication des tâches répétitives : création de convocations, envoi des documents, suivi des signatures, rédaction des procès-verbaux, mise à jour des registres … Autant d’étapes sujettes à l’erreur humaine et à l’oubli. Le risque ? Une non-conformité légale qui peut remettre en cause la validité des décisions prises en assemblée.
Pour les avocats, juristes en entreprise ou experts-comptables, cela se traduit aussi par une charge administrative importante, peu créatrice de valeur, et qui mobilise un temps considérable. Sans outil adapté, il devient difficile d’assurer un suivi fiable, de centraliser les informations ou de réagir rapidement en cas de contrôle ou de contentieux.
Opter pour une solution dédiée permet non seulement de sécuriser les processus, mais aussi de professionnaliser la gestion juridique et de dégager du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les enjeux d’une AG bien gérée
L’assemblée générale est bien plus qu’une simple formalité : c’est un moment structurant dans la vie juridique et stratégique de l’entreprise. Une AG bien préparée et rigoureusement suivie permet :
De respecter les obligations légales et statutaires : la tenue régulière des assemblées est encadrée par le Code de commerce et les statuts de la société. Des convocations à la rédaction du procès-verbal, chaque étape doit être conforme aux exigences légales pour garantir la validité des décisions ;
De sécuriser les décisions prises : une organisation claire et documentée évite les irrégularités de forme ou de fond, qui pourraient compromettre la valeur juridique des résolutions adoptées ;
D’éviter les litiges : en assurant la transparence du processus, en respectant les droits des associés et en conservant les preuves des échanges, l’entreprise se prémunit contre les contestations a posteriori ;
De renforcer la gouvernance d’entreprise : une AG bien menée est un outil de dialogue, de transparence et de pilotage. Elle participe à la confiance entre les parties prenantes et à la crédibilité de la direction.
La digitalisation des AG : un gain de temps et de sécurité
Comme présenté lors du webinaire organisé par LexisNexis et Ubikap, il existe aujourd’hui des solutions qui permettent de gérer l’ensemble du processus de l’AG de manière fluide et sécurisée :
- Préparation automatisée des convocations et de l’ordre du jour ;
- Envoi électronique des convocations avec suivi ;
- Vote en ligne sécurisé ;
- Génération automatique du procès-verbal et dépôt au registre légal ;
- Interconnexion avec les outils juridiques comme LexisPoly pour gagner en efficacité.
Des solutions connectées : LexisPoly & Ubikap
La problématique que rencontre beaucoup de professionnels du droit et du chiffre concernant la digitalisation est la multiplication des outils, et la double saisie d’informations entre chacun d’entre eux. Après avoir fait l’état des lieux des solutions existantes dans votre cabinet ou entreprise, il est important de déterminer quelle solution s’adapterait le mieux à votre mode de fonctionnement.
Grâce à l’intégration de leur deux solutions, Ubikap et Lexis PolyOffice ont permis de contourner ce problème et offrent à leurs utilisateurs une gestion simple et fluide sur l’ensemble de l’organisation de leurs assemblées générales.
Une gestion 100% numérique de A à Z
La synergie entre LexisPoly et Ubikap permet de couvrir l’intégralité du processus de l’assemblée générale, de la préparation à l’enregistrement final, sans jamais repasser par un document Word ou une signature papier :
- Préparation automatisée : l’ordre du jour, les convocations et les projets de résolution sont générés en quelques clics, à partir de modèles à jour et personnalisables.
Envoi des convocations : directement depuis Ubikap, avec suivi de réception et preuve de dépôt.- Vote en ligne sécurisé : chaque associé peut voter à distance, sur une plateforme conforme aux exigences légales.
- PV d’AG généré automatiquement : les procès-verbaux sont créés à partir des votes et signés électroniquement.
- Formalités post-AG : Ubikap connecte directement les informations à LexisPoly pour éditer les documents juridiques (modifications statutaires, dépôts, etc.) et finaliser l’enregistrement auprès du registre.
Qui est concerné ?
La gestion digitale des assemblées générales s’adresse à tous les professionnels du droit et du chiffre souhaitant moderniser leur pratique, gagner en efficacité et garantir une conformité sans faille.
Aux directions juridiques d’entreprises, confrontées à une charge croissante de gestion corporate et désireuses d’optimiser leurs processus internes. Avec l’alliance Ubikap et Lexis PolyOffice, elles peuvent automatiser la production documentaire, centraliser les registres légaux et organiser toutes les étapes de leurs assemblées générales en un seul et même endroit.
Aux avocats en droit des sociétés, qui souhaitent proposer à leurs clients une expérience fluide, moderne et sécurisée. En s’appuyant sur les outils documentaires de LexisNexis, et la solution Ubikap, les avocats peuvent tenir à distance les assemblées générales de leurs clients, leur offrant flexibilité et modernité en accord avec le mode digitalisé d’aujourd’hui.
Aux experts-comptables, souvent en première ligne dans l’accompagnement administratif et juridique des TPE/PME. En digitalisant la gestion des AG, ils peuvent proposer un service complémentaire à forte valeur ajoutée, renforcer la relation client et se différencier sur un marché de plus en plus concurrentiel.
Dématérialiser les assemblées générales, c’est répondre aux exigences de sécurité juridique tout en simplifiant considérablement les démarches. Grâce à des outils comme Ubikap et LexisPoly, il est désormais possible de piloter les AG de A à Z, à distance comme en présentiel, afin de gagner un temps précieux sur la gestion juridique.
