Ubicap ou Ubikap : l'outil complet du secrétariat juridique des sociétés
En tapant le nom de la plateforme dans un moteur de recherche, certaines personnes peuvent hésiter : Ubicap ou Ubikap ? La confusion est fréquente, et elle est compréhensible : les deux graphies se ressemblent et se prononcent de façon identique.
Avant d'aller plus loin, réglons immédiatement la question : la bonne orthographe est Ubikap.
Quant à la solution elle-même, elle mérite qu'on s'y attarde : Ubikap est aujourd'hui l'une des plateformes de référence pour les professionnels du droit qui souhaitent digitaliser et sécuriser la gestion du secrétariat juridique des sociétés.
Qu'est-ce qu'Ubikap ?
Ubikap est une plateforme SaaS dédiée aux professionnels du droit, conçue pour simplifier et sécuriser la tenue du secrétariat juridique des sociétés. Elle centralise au sein d'une interface unique les quatre piliers de la vie sociale des entreprises :
- la gestion des assemblées générales (organisation, tenue, clôture) ;
- les registres juridiques obligatoires (registre des mouvements de titres, registre des assemblées générales, registre des décisions et des délibérations) ;
- la dématérialisation du registre des mouvements de titres via un Dispositif d'Enregistrement Électronique Partagé (DEEP) ;
- le parapheur électronique, pour centraliser et suivre l'ensemble des procédures de signature ;
- l'automatisation des documents juridiques en droit des sociétés, avec personnalisation complète des modèles et intégration directe dans les workflows de signature et d'archivage.
L'objectif d'Ubikap n'est pas de se substituer à l'expertise juridique des professionnels qui l'utilisent, mais de les décharger des tâches administratives répétitives pour qu'ils puissent se concentrer sur leurs missions à forte valeur ajoutée : « L'expert, c'est vous. »
Les fonctionnalités clés pour le secrétariat juridique des sociétés
Gestion des assemblées générales de A à Z
Ubikap couvre l'intégralité du cycle d'une assemblée générale.
Avant la tenue de l'AG, la plateforme permet d'envoyer les convocations directement depuis l'interface — par LRAR électronique, lettre prioritaire ou email — et d'assurer le suivi des réponses des participants en temps réel. Le paramétrage et le suivi du quorum sont gérés automatiquement selon la forme juridique et les statuts de la société.
Le jour de l'assemblée, qu'elle se tienne en présentiel, à distance ou en mode hybride, Ubikap assiste le professionnel dans la vérification des présences, la gestion des votes — en ligne, à main levée ou par correspondance — et le décompte automatique des résolutions. Chaque participant dispose d'un espace individuel sécurisé depuis lequel il peut consulter les documents, voter et signer électroniquement.
À la clôture, les informations issues des débats et des votes sont automatiquement intégrées au procès-verbal, qui est ensuite envoyé en signature électronique avancée avant d'être déposé dans le registre des assemblées générales.
Registre des mouvements de titres dématérialisé
Obligatoire pour toutes les sociétés par actions, le registre des mouvements de titres peut être tenu sous forme dématérialisée depuis le décret nᵒ 2018-1226 du 24 décembre 2018. Ubikap repose pour cela sur un DEEP — un Dispositif d'Enregistrement Électronique Partagé, autrement dit une blockchain — qui confère au registre dématérialisé la même valeur légale qu'un registre papier coté et paraphé au greffe du tribunal de commerce.
Chaque mouvement inscrit dans la blockchain fait l'objet d'un certificat de conformité consultable à tout moment. L'ordre de mouvement correspondant est automatiquement pré-rempli à partir des données saisies, et les fiches actionnaires ainsi que la table de capitalisation sont mises à jour en temps réel après chaque opération.
Ce que dit la loi :
Depuis le décret nᵒ 2018-1226 du 24 décembre 2018, la tenue dématérialisée du registre des mouvements de titres est légalement reconnue, à condition de reposer sur un DEEP. Depuis le décret nᵒ 2019-1118 du 31 octobre 2019, le registre des assemblées générales peut également être tenu au format numérique, à condition que les procès-verbaux portent une signature électronique avancée horodatée. Ces registres dématérialisés conformes ont la même valeur probante que leurs équivalents papier.
Signature électronique intégrée
Le parapheur électronique d'Ubikap centralise toutes les procédures de signature au sein de la plateforme. Il s'appuie sur des connecteurs intégrés avec trois prestataires de services de confiance certifiés eIDAS : Yousign, Docusign et jesignexpert.
Les données des signataires sont pré-remplies, le suivi des campagnes de signature s'effectue en temps réel, et les documents signés sont automatiquement archivés dans un cloud sécurisé.
Automatisation des documents juridiques
Le module de Génération Intelligente de Documents d'Ubikap permet aux professionnels du droit de produire l'ensemble des actes liés aux opérations courantes du secrétariat juridique des sociétés avec une spécialisation sur la procédure d'approbation des comptes annuels.
La solution agrège les sources de données institutionnelles disponibles dans la plateforme pour pré-remplir automatiquement les documents à partir des informations déjà enregistrées : données société, identité des associés, résultats de l'exercice, et décisions prises en assemblée. Les actes produits (procès-verbaux, documents d'affectation du résultat, actes liés aux opérations sur capital) s'intègrent directement dans le workflow de signature électronique et d'archivage dans les registres juridiques obligatoires.
La personnalisation est totale : charte graphique, polices, mise en page et contenu sont entièrement paramétrables selon les standards du cabinet ou de la direction juridique. Les professionnels peuvent importer leurs propres modèles ou s'appuyer sur la bibliothèque de modèles disponibles dans la plateforme, avec prévisualisation du rendu en temps réel. La collecte des informations nécessaires à la complétion des documents est facilitée par l'envoi de questionnaires aux collaborateurs ou clients concernés, avec suivi des réponses en temps réel.
Bon à savoir :
La procédure d'approbation des comptes annuels mobilise simultanément plusieurs flux documentaires : rapport de gestion, convocations, procès-verbal d'AGO, décision d'affectation du résultat. Géré manuellement, ce processus concentre des risques à chaque étape (délais non respectés, doubles saisies, ou documents incomplets). L'automatisation du workflow documentaire permet de sécuriser l'ensemble de la procédure, de la clôture de l'exercice au dépôt des comptes approuvés au greffe, assuré par LegalVision, partenaire d'Ubikap, directement depuis la plateforme.
À qui s'adresse Ubikap ?
Ubikap est une solution pensée pour les professionnels du droit et du chiffre chargés de la tenue du secrétariat juridique des sociétés. Trois profils en concentrent l'essentiel des usages.
Les avocats en droit des sociétés y trouvent un outil multi-sociétés qui leur permet de gérer les registres légaux et les assemblées générales de l'ensemble de leurs clients depuis une interface unique, compatible avec les outils de rédaction d'actes partenaires déjà en place (Lexis Poly, Secib, Yousign, Docusign, jesignexpert, etc.).
Les experts-comptables peuvent étendre leur offre de services en intégrant le suivi juridique des sociétés à leurs prestations comptables et fiscales, sans alourdir leur charge administrative.
Les directions juridiques d'entreprises et de groupes bénéficient d'une solution centralisée pour assurer le suivi juridique de la société et de ses filiales, avec des droits d'accès différenciés par profil utilisateur et une traçabilité complète des opérations.
Conformité et sécurité : les garanties de la plateforme
La sécurité des données juridiques est une priorité non négociable pour les professionnels du droit. Ubikap y répond sur plusieurs niveaux.
Les données sont hébergées exclusivement en France, sur des serveurs certifiés ISO 27001, conformément aux recommandations du Conseil National des Barreaux (CNB) sur la localisation des données des cabinets d'avocats. Elles sont chiffrées en transit et au repos (protocoles SSL/TLS et AES) et répliquées dans des datacenters distincts pour garantir la continuité de service.
L'accès à la plateforme est sécurisé par une authentification renforcée et un contrôle des droits différencié selon les profils : consultation, édition, et partage. Toutes les tentatives de connexion sont journalisées.
Prise en main et transition vers le numérique
Passer au secrétariat juridique dématérialisé avec Ubikap ne nécessite pas de reprendre l'intégralité de l'historique existant. Il suffit de poursuivre la tenue des registres au format numérique à partir du moment où la solution est activée.
La plateforme couvre l'ensemble des besoins du secrétariat juridique des sociétés : rédaction et gestion des actes juridiques grâce au module d'automatisation des documents, tenue des registres légaux obligatoires (registre des mouvements de titres conforme DEEP, registre des assemblées générales et des décisions) et pilotage complet des assemblées générales, de la convocation au procès-verbal signé et archivé.
Pour les cabinets ou les directions juridiques qui souhaitent intégrer d'anciens mouvements ou procès-verbaux, une prestation de reprise d'historique est disponible en option, réalisée par un expert juridique partenaire via la plateforme.
La mise en place suit trois étapes : paramétrage du nombre de sociétés et des utilisateurs, formation des équipes par les professionnels Ubikap, puis gestion opérationnelle. Plus de 60 000 utilisateurs et 45 000 sociétés ont déjà franchi le pas.
Que vous l'ayez cherché sous le nom « Ubicap » ou « Ubikap », vous avez trouvé la bonne plateforme. Au-delà de la question orthographique, c'est surtout la solution qui mérite l'attention : en centralisant la gestion des registres juridiques obligatoires, des assemblées générales et de la signature électronique au sein d'un environnement unique et sécurisé, Ubikap répond aux exigences concrètes des professionnels du droit confrontés à la digitalisation du secrétariat juridique. Conformité légale assurée, données hébergées en France et automatisation des tâches répétitives : les gains sont immédiats et la transition progressive. L'expertise reste entre vos mains, Ubikap s'occupe du reste.
FAQ — Ubikap et secrétariat juridique des sociétés
Ubikap ou Ubicap : quelle est la bonne orthographe ?
La bonne orthographe est Ubikap. « Ubicap » est une variante phonétique fréquemment tapée par erreur dans les moteurs de recherche, mais elle ne correspond à aucune entité distincte.
Ubikap permet-il de rédiger des actes juridiques ?
Oui. Le module de Génération Intelligente de Documents d'Ubikap permet de produire les actes juridiques liés aux opérations courantes du secrétariat juridique des sociétés : procès-verbaux d'assemblée, actes liés à l'approbation des comptes annuels, et documents afférents aux opérations sur capital. La solution agrège les données institutionnelles pour automatiser le pré-remplissage des documents, tout en laissant une liberté totale de personnalisation selon la charte graphique et les modèles du cabinet ou de la direction juridique. Elle est conçue pour s'intégrer à l'environnement de travail existant des professionnels, en complément de leurs outils habituels.
Est-il obligatoire de reprendre l'historique existant pour utiliser Ubikap ?
Non. Il suffit de poursuivre la tenue des registres au format dématérialisé à partir de la date d'activation. La reprise d'historique est une option disponible, facturée séparément, pour les professionnels qui souhaitent intégrer leurs anciens registres.
Les registres dématérialisés produits via Ubikap ont-ils une valeur légale ?
Oui. Le registre des mouvements de titres repose sur un DEEP (blockchain) conformément au décret nᵒ 2018-1226 du 24 décembre 2018. Le registre des assemblées générales intègre des procès-verbaux portant une signature électronique avancée horodatée, conformément au décret nᵒ 2019-1118 du 31 octobre 2019. Ces deux registres dématérialisés conformes ont la même valeur probante que leurs équivalents papier.
Quels prestataires de signature électronique sont intégrés dans Ubikap ?
Ubikap intègre trois connecteurs de signature électronique avancée certifiés eIDAS : Yousign, Docusign et jesignexpert.
