Offres de registres légaux dématérialisés : socle inclus et options
Quels services incluent généralement les offres de registres légaux dématérialisés ?
Les offres de registres légaux dématérialisés incluent généralement un socle commun : la tenue conforme des registres juridiques obligatoires, la signature électronique des procès-verbaux, l'archivage à valeur probante et l'accès en ligne pour plusieurs utilisateurs. La gestion des assemblées générales et l'automatisation des actes s'y ajoutent en modules. La reprise d'historique et les formations sur mesure restent facturées en dehors de l'abonnement chez la plupart des fournisseurs.
Deux offres se distinguent rarement par la liste des fonctionnalités affichées, qui se ressemblent d'un fournisseur à l'autre. La différence se joue sur le périmètre : combien de sociétés couvre l'abonnement ? Quels modules sont compris dans l’offre ? Quelles prestations font l’objet d’une facture séparée ?
1. Le socle inclus dans toutes les offres : la tenue conforme des registres
Le socle couvre la tenue des registres juridiques obligatoires dans les conditions qui leur conservent une valeur probante équivalente au registre papier.
Pour le registre des mouvements de titres, le décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 autorise une tenue chronologique sur support papier ou sur tout autre support durable, notamment au moyen d’un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). Les offres reposent sur ce dispositif, qui apporte trois garanties : l’horodatage de chaque inscription, l’impossibilité de modifier ou de supprimer une écriture après son enregistrement, et la traçabilité de la chaîne complète des mouvements, vérifiable depuis l’origine.
Pour le registre des assemblées générales et le registre des décisions, le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés conditionne la tenue électronique à la signature électronique avancée des procès-verbaux et à leur horodatage. Le niveau avancé est exigé parce qu’il apporte ce qu’une signature simple ne garantit pas : l’identité du signataire est vérifiée avant l’apposition, la signature lui est liée de manière univoque, et toute modification du document après signature devient détectable. Une case cochée ou un simple clic sur un lien reçu par courriel ne satisfont pas ces conditions.
Autour de cette tenue, le socle comprend presque toujours l'accès en ligne aux registres, leur export à tout moment, l'hébergement des données et leur conservation sur la durée. Le support en fait partie chez la plupart des fournisseurs, avec des niveaux variables : assistance par courriel, par téléphone, ou expert dédié au dossier.
2. Les modules complémentaires : assemblées générales et automatisation des actes
Deux modules reviennent dans la majorité des offres de registres légaux dématérialisés, parfois inclus dans la formule complète, parfois disponibles à la carte selon les usages et les besoins du cabinet.
Le module assemblées générales prend en charge l’organisation complète des séances, de l'envoi des convocations à la collecte des votes, jusqu'à l'archivage du procès-verbal signé. Les diverses modalités de tenue, présentielle, distancielle et hybride, la gestion des pouvoirs et la génération automatique de documents telle que la feuille de présence électronique y figurent chez la plupart des fournisseurs.
Le module d'automatisation des actes porte sur la production documentaire en droit des sociétés. L’opération la plus couverte est aussi la plus chronophage, liée à l’approbation des comptes annuels. L’automatisation de ces actes permet de supprimer la double-saisie grâce au remplissage automatique des données relatives à la société (statut, bilan comptable, dossier permanent, INPI).
Un troisième élément se vérifie au cas par cas : les accès des tiers. Certaines offres incluent un espace dédié aux dirigeants et aux actionnaires, qui consultent leurs registres et signent leurs documents sans passer par le professionnel en charge du dossier. D'autres le facturent en supplément.
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3. Les prestations facturées en dehors de l'abonnement
La reprise d'historique arrive en tête des prestations distinctes. Le passage au format dématérialisé ne suppose aucune ressaisie des mouvements antérieurs : la tenue se poursuit au format numérique, le registre papier clos restant la preuve des opérations passées. Quand un cabinet souhaite malgré tout disposer de l'historique complet dans l'outil, cette reprise est chiffrée à part, selon le volume des dossiers concernés.
Reste la signature électronique, dont le traitement varie selon les offres. Certaines l’intègrent à la plateforme et la facturent à la consommation, ce qui n’entraîne aucun coût lorsqu’elle n’est pas utilisée. D’autres la comprennent dans l’abonnement jusqu’à un seuil annuel, au-delà duquel les signatures sont décomptées. D’autres encore se connectent à l’outil de signature dont le cabinet dispose déjà, auquel cas la facturation relève de son propre abonnement et sort du périmètre de la plateforme.
La formation suit une logique distincte : la prise en main initiale est comprise dans l’abonnement chez la plupart des fournisseurs, les sessions sur mesure demandées ensuite sont facturées en plus.
4. Le périmètre quantitatif : sociétés, utilisateurs et conditions de sortie
Le périmètre d'une offre se contrôle sur des éléments quantitatifs.
Le premier est le nombre de sociétés couvertes par l'abonnement. Une offre conçue pour une société unique et une offre multi-sociétés destinée à un portefeuille de clients n'ont ni la même structure ni le même coût par dossier.
Le deuxième est le nombre d'utilisateurs et la gestion de leurs profils : un cabinet qui répartit ses dossiers entre plusieurs collaborateurs a besoin de droits différenciés, parfois facturés par siège.
Reste la sortie. Les conditions d'export et de réversibilité déterminent ce que le cabinet récupère s'il change de solution : l'intégralité des registres, dans un format exploitable, à valeur probante. Ce point se négocie avant la signature du contrat, jamais après.
💡 Le saviez-vous ?
Ubikap est une plateforme dédiée aux professionnels du droit et du chiffre qui réunit les trois modules du secrétariat juridique : registres légaux dématérialisés (mouvements de titres tenus via un DEEP, assemblées générales, décisions), gestion complète des assemblées générales et automatisation des actes en droit des sociétés. La table de capitalisation et les fiches actionnaires se mettent à jour automatiquement après chaque opération, les procès-verbaux sont signés par signature électronique avancée certifiée eIDAS, et les données sont hébergées en France sur des serveurs certifiés ISO 27001. Lorsqu'un cabinet décide de dématérialiser les registres de ses sociétés clientes sur la plateforme, la reprise d'historique peut être prise en charge selon le volume des dossiers. La signature électronique est intégrée à la plateforme avec une facturation à la consommation, ou assurée par l'outil dont le cabinet dispose déjà, Ubikap s'y connectant directement.
Les offres de registres légaux dématérialisés se lisent en trois temps : le socle de la tenue conforme, les modules qui l'entourent, et les prestations qui sont facturées séparément. Le périmètre quantitatif, nombre de sociétés et d'utilisateurs, décide du reste. Cette lecture évite la mauvaise surprise classique, celle du cabinet qui découvre après souscription que le module assemblées générales ou l'accès de ses clients relevaient d'une formule supérieure.
