Reprise de l’historique : comment passer aux registres légaux dématérialisés en toute sécurité

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Numériser ses registres légaux implique de reprendre fidèlement l’historique des décisions, mouvements ou actes passés. Une étape souvent redoutée, mais indispensable pour garantir la continuité juridique, la conformité des documents, et sécuriser l’ensemble des données en cas de contrôle ou de litige.

La reprise de l’historique avec registres légaux dématérialisés permet d’intégrer tous les événements antérieurs dans un environnement numérique conforme, traçable et durable. Cette démarche est aujourd’hui facilitée par des solutions spécialisées comme Ubikap, qui accompagnent les entreprises à chaque étape, de l’inventaire à l’intégration dans un registre électronique sécurisé.

Pourquoi reprendre l’historique de vos registres légaux ?

Pour la continuité juridique

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Le registre légal n’est pas un document figé. Il forme une chaîne d’événements chronologiques : décisions collectives, mouvements de titres, approbations d’AG… Reprendre l’historique, c’est garantir l’intégrité du parcours décisionnel et éviter les zones d’ombre en cas d’audit ou de transmission.

Pour des obligations réglementaires

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Certaines mentions anciennes doivent rester accessibles pendant des années (10 ans, 30 ans selon les cas), même après un changement de support. La reprise d’historique permet de respecter les durées légales de conservation, en assurant la disponibilité des données dans un format consultable.

Pour prévenir des risques

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Un registre partiel ou non conforme peut entraîner :

• des nullités d’actes ;

• des blocages lors d’une cession ou d’une levée de fonds ;

• ou des sanctions en cas de contrôle administratif ou judiciaire.

Pour une modernisation efficace

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Intégrer l’historique au moment de la transition numérique, c’est éviter la double gestion (papier/numérique) et démarrer sur une base propre, unique et consultable à tout moment.

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Ce que dit la loi sur la dématérialisation et la reprise d’historique

Pour passer aux registres légaux dématérialisés, il suffit de poursuivre la tenue du registre au format numérisé.

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La dématérialisation des registres légaux est encadrée par plusieurs textes réglementaires, visant à garantir la valeur probante, la sécurité juridique et la pérennité des données. Lorsqu’une entreprise entame une reprise d’historique, elle doit respecter un cadre précis pour que l’intégralité de ses registres conserve sa force légale.

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Cadre réglementaire applicable

• Décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 : autorise la tenue du registre des mouvements de titres via un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP), comme une blockchain.
• Code de commerce – articles R. 123-22 à R. 123-27 : impose la conservation de certains documents et leur accessibilité aux autorités.
• Règlement eIDAS (UE n°910/2014) : encadre l’usage de la signature électronique, élément clé pour assurer l’authenticité des documents numériques.

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Bon à savoir : 

Reprise d’historique = intégration des anciens événements dans un registre électronique, sans perte de chronologie ni d’intégrité.
Si la reprise d’historique est recommandée pour garantir la traçabilité complète des décisions et mouvements passés, elle n’est pas juridiquement obligatoire. Une entreprise peut tout à fait choisir de démarrer la tenue dématérialisée de ses registres à partir d’une date précise, sans rétroactivité.
Dans ce cas, les anciens registres papier conservent leur valeur et doivent être conservés selon les durées légales.

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Conditions légales pour une reprise valide

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Pour être considérée comme conforme, la reprise d’historique doit répondre à plusieurs exigences.

• Authenticité des sources : les documents papier utilisés pour la migration doivent être complets, datés, signés et conservés.
• Intégration fidèle : toutes les opérations (AG, mouvements de titres, décisions) doivent être reprises avec les métadonnées d’origine (dates, signataires, etc.).
• Traçabilité des saisies : chaque reprise doit laisser une trace (horodatage, identifiant de l’utilisateur, etc.).
• Conservation à valeur probante : l’outil utilisé doit garantir l’inaltérabilité, l’intégrité et la disponibilité des données sur la durée légale.

Registres concernés

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La reprise d’historique peut s’appliquer à plusieurs types de registres :

• le registre des assemblées générales (AGO, AGE) ;
• le registre des mouvements de titres ;
• le registre des décisions des associés ;
• d’autres registres juridiques selon la forme sociale de l’entreprise.

Étapes de la reprise d’historique : comment bien faire la transition

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Voici les étapes recommandées pour migrer en toute sécurité vers des registres légaux dématérialisés.

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1. Recenser les documents existants

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Avant toute reprise, il est indispensable de rassembler tous les documents légaux :

• registres papier reliés, côtés et paraphés (AG, décisions, titres, etc.) ;
• procès-verbaux d’assemblées ;
• feuilles de présence ;
• certificats d’inscription de titres ;
• annexes éventuelles.

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Bon réflexe :

Trier les documents par nature et par ordre chronologique. 
La reprise de l’historique peut représenter une charge importante, notamment si les documents sont nombreux, dispersés ou peu structurés. Avec Ubikap, il est possible de mandater un expert juridique partenaire pour réaliser cette étape à votre place.

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2. Numériser les documents de manière fiable

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Les documents papier doivent être scannés en haute qualité et conservés dans un format non modifiable (PDF/A recommandé). Il est conseillé de faire figurer :

• la date de numérisation ;
• les conditions de conservation de l’original ;
• un certificat de numérisation ou un bordereau d’indexation.

3. Vérifier la cohérence et l’exhaustivité

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Avant l’import dans un outil de registre dématérialisé :

• contrôler la présence de toutes les décisions et mouvements passés ;
• s’assurer que les signatures sont lisibles et datées ;
• vérifier la concordance entre les PV et les mouvements enregistrés.

Une anomalie à ce stade peut fausser tout le registre numérique.

4. Intégrer l’historique dans l’outil dématérialisé

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Selon l’outil choisi, cette étape peut être :

• manuelle (saisie des données et téléversement des pièces) ;
• semi-automatisée via des modèles d’import (CSV, Excel, PDF, etc.) ;
• déléguée à un prestataire spécialisé comme Ubikap pour gagner du temps.

Chaque mouvement intégré doit être horodaté et accompagné des pièces justificatives.

5. Générer un registre final horodaté et scellé

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Une fois l’historique repris :

• un registre numérique complet est généré ;
• chaque opération est datée et sécurisée par signature électronique ou ancrage blockchain ;
• un faisceau de preuves (logs, justificatifs) garantit la valeur juridique.

Cas d’usage : exemples de registres à reprendre dans une société

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La reprise d’historique ne concerne pas un seul document, mais l’ensemble des registres légaux qui garantissent la traçabilité des décisions et mouvements internes. Voici les principaux types de registres à intégrer dans une solution dématérialisée.

Registre des assemblées et procès-verbaux anciens

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Ce registre contient l’ensemble des procès-verbaux d’assemblées générales (ordinaires ou extraordinaires) depuis la création de la société. Il constitue la mémoire des décisions collectives : approbation des comptes, nomination de dirigeants, modification statutaire, etc.

Points de vigilance lors de la reprise :

• respecter l’ordre chronologique des décisions ;
• vérifier la présence des feuilles de présence, convocations, signatures ;
• numériser les annexes éventuelles (bilans, rapports, listes de vote…).

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Bon à savoir :

Avec Ubikap, chaque procès-verbal peut être indexé, signé électroniquement et automatiquement classé chronologiquement dans le registre des AG.

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Registre des mouvements de titres

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Obligatoire pour les sociétés par actions, ce registre retrace :

• toutes les cessions ou transmissions de titres ;
• les augmentations ou réductions de capital ;
• les émissions d’actions nouvelles ou les opérations sur titres.

Reprendre l’historique permet de :

• reconstituer la chaîne de propriété ;
• sécuriser les droits des actionnaires ;
• éviter les conflits lors d’un contrôle ou d’une transmission.

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Bon à savoir : 

Avec Ubikap, chaque mouvement repris est certifié par un certificat de conformité, avec lien vers le document source.

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Table de capitalisation et fiches actionnaires

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Souvent absents des dossiers papier ou partiellement renseignés, les mouvements passés doivent être intégrés avec précision pour reconstituer une table de capitalisation fiable.

Avec Ubikap, la reprise d’historique consiste à intégrer l’ensemble des anciens mouvements inscrits dans le registre des titres. Cela permet de reconstituer automatiquement une table de capitalisation à jour, fidèle à la répartition du capital social.

Une fois ce travail réalisé :

• Les fiches actionnaires sont générées avec l’historique individuel des mouvements.
• La table devient dynamique : elle se met à jour automatiquement à chaque opération future.
• Une fonction d’examen de l’historique permet de suivre l’évolution du capital à tout moment.
• Des simulations d’actionnariat futur sont également possibles, notamment pour anticiper les effets d’une levée de fonds ou d’une réorganisation du capital..

Registre des décisions unilatérales ou collectives

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Certaines décisions (de la gérance, présidence, ou d’un associé unique) doivent également faire l’objet d’un enregistrement. C’est le cas notamment en EURL, SASU ou SARL à gérant unique.

Exemples à intégrer :

• affectation du résultat en EURL ou SASU ;
• nomination d’un CAC ;
• décisions de gestion prises hors AG

Ces éléments doivent être repris dans un registre spécifique, daté et signé, avec la même rigueur que les AG.

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Quelles garanties de sécurité pour la reprise numérique ?

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Pour que cette transition soit juridiquement valide et sécurisée, plusieurs garanties techniques et réglementaires doivent être réunies. Elles assurent l’intégrité des données, la traçabilité des opérations et la conformité des registres vis-à-vis de l’administration et des tiers.

Traçabilité des opérations

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Chaque action réalisée dans un registre numérique (création, modification, validation, consultation) doit être tracée dans un journal d’activité complet.

Ubikap enregistre automatiquement un historique horodaté de toutes les opérations, permettant à tout moment :

• de remonter aux documents d’origine ;
• d’identifier les auteurs des actions ;
• de prouver la chronologie des modifications.

Cette traçabilité est un gage de sérieux lors d’un audit ou d’un contrôle administratif.

Signature électronique et certificat de conformité

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Pour qu’un procès-verbal ou une inscription de mouvement ait une valeur légale, il doit être signé électroniquement avec un niveau de garantie suffisant.

La signature électronique eIDAS utilisée par Ubikap est juridiquement reconnue comme équivalente à une signature manuscrite. Elle s’appuie sur les connecteurs intégrés à la plateforme avec Yousign, Docusign et jesignexpert.com, garantissant une conformité optimale et une expérience fluide pour les signataires.

De plus, chaque opération intégrée à la reprise historique peut être associée à un certificat de conformité, garantissant que :

• l’acte source a bien été numérisé ;
• les données inscrites sont fidèles à l’original ;
• la date et l’auteur sont authentifiés.

Archivage à valeur probante

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Il ne suffit pas de numériser un registre pour garantir sa pérennité juridique. Encore faut-il que l’archivage respecte les exigences légales, en particulier :

• inaltérabilité du document ;
• intégrité des données ;
• accessibilité contrôlée.

Ubikap repose sur un cloud sécurisé certifié conforme à la norme CCFN (Cadre Commun de Fiabilité du Numérique). Cela garantit une conservation sécurisée sur le long terme, reconnue par l’administration et les juridictions.

Gestion des accès et des droits utilisateurs

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La reprise de l’historique implique parfois l’intervention de plusieurs parties : juristes, experts-comptables, dirigeants, actionnaires…

Pour éviter tout risque de consultation non autorisée ou de modification frauduleuse, la plateforme doit offrir un paramétrage fin des droits d’accès.

Dans Ubikap :

• chaque utilisateur dispose d’un profil sécurisé ;
• les droits sont définis par rôle (lecture seule, signature, modification, etc.) ;
• l’authentification est renforcée (mot de passe fort, double authentification, etc.).

Risques à éviter lors d’une reprise numérique

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Mal conduite, la transition peut fragiliser la valeur juridique des registres. Les principaux écueils à éviter sont :

• altération du contenu lors de la numérisation (mauvaise qualité, découpage erroné, omission) ;
• mauvaise interprétation des données historiques (dates inexactes, mouvements mal qualifiés) ;
• non-concordance entre les documents originaux et les données intégrées (absence de preuve, erreurs de saisie).

Pour sécuriser la reprise, il est essentiel de procéder à une vérification manuelle ou semi-automatisée des correspondances entre les documents sources et les inscriptions numériques.

Ubikap : une reprise d’historique intégrée et sécurisée

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Passer d’une gestion papier à une solution dématérialisée suppose rigueur, méthode et outils adaptés. Ubikap accompagne les entreprises à chaque étape de cette transition, avec une approche à la fois technique et pédagogique.

Intégration manuelle ou automatisée des données historiques

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Selon le volume de données à reprendre et le format des documents, Ubikap propose une saisie manuelle assistée ou une importation automatisée à partir de fichiers Excel ou PDF structurés.

L’objectif : reconstituer fidèlement les registres d’assemblées, les mouvements de titres, et la table de capitalisation.

Assistance dédiée pour la structuration des données passées

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Un expert Ubikap peut intervenir pour :

• analyser les registres existants ;
• identifier les incohérences ou les zones à compléter ;
• structurer l’historique en conformité avec la réglementation en vigueur.

Cela permet aux entreprises de gagner en efficacité tout en assurant une parfaite traçabilité.

Certificats de concordance et sécurisation dans la blockchain

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Chaque reprise validée dans Ubikap est associée à un certificat de concordance, garantissant l’exactitude entre les données saisies et les documents sources.

Les mouvements sont ensuite ancrés dans la blockchain, assurant :

• l’intégrité des informations ;
• leur inaltérabilité dans le temps ;
• et une preuve opposable à toute demande future.

Synchronisation automatique avec les registres en cours

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Une fois l’historique repris, la continuité est assurée. Les registres numériques sont actualisés automatiquement dès qu’une nouvelle AG est tenue ou qu’un mouvement de titres est enregistré.

Résultat : moins de saisie, une gestion continue et conforme des obligations légales.

Simulation possible pour audit ou levée de fonds

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Grâce à l’historique reconstitué, Ubikap permet de :

• simuler une levée de fonds ;
• préparer un audit juridique ou financier ;
• ou analyser l’évolution de l’actionnariat via la table de capitalisation dynamique.

Ces outils donnent aux dirigeants et juristes une vision fiable et exploitable, même sur des années antérieures.

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Pourquoi Ubikap facilite la reprise d’historique ?

‍Grâce à son interface claire, ses guides intégrés et son accompagnement expert, la reprise d’historique devient un projet structuré.
C’est la solution pensée pour les professionnels du droit afin de simplifier la tenue du secrétariat juridique des sociétés.

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La reprise de l’historique est une étape-clé pour sécuriser la transition vers des registres légaux dématérialisés. En combinant conformité réglementaire, garanties techniques et accompagnement expert, Ubikap simplifie cette opération tout en renforçant la fiabilité juridique de vos documents.

Vous souhaitez moderniser vos registres en toute sécurité ? Pensez à faire le point sur votre historique avant votre prochaine AG ou opération stratégique.

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