Face à la transformation des attentes des clients, à la complexité croissante des obligations réglementaires et à la nécessité d’attirer de nouveaux talents, les cabinets d’avocats doivent repenser leur organisation. La digitalisation des assemblées générales et l’usage ciblé d’outils pensés pour les avocats apparaissent aujourd’hui comme des réponses concrètes pour gagner en efficacité, valoriser leur expertise et renforcer leur positionnement.
C’est dans cette perspective qu’Ubikap et Bridge Law Service ont réuni leurs expertises lors d’un webinaire créé pour booster l’attractivité des cabinets d’avocats grâce à la digitalisation des AG. Retours sur leurs enseignements et bonnes pratiques à mettre en place.
Digitalisation des AG : efficacité et conformité au service du juridique
Les assemblées générales représentent un moment clé dans la vie d’une société : elles jalonnent ses prises de décisions majeures et garantissent le respect de ses obligations statutaires. Pourtant, leur préparation est encore trop souvent réalisée de manière artisanale : courriers papier, signatures physiques, délais allongés, risques d’erreur …
Face à ce constat, la dématérialisation des AG apparaît comme une réponse logique et efficace. Des solutions comme Ubikap permettent aujourd’hui d’automatiser l’ensemble du cycle de gestion :
- Organisation simplifiée : envoi des convocations LRAR, centralisation des documents dans un espace sécurisé pour gestionnaires, actionnaires/participants, procurations dématérialisées ;
- Tenue sécurisée en ligne : visioconférence intégrée, génération automatique des feuilles de présence, votes par procuration, votes en ligne ;
- Clôture instantanée : remplissage automatique des procès-verbaux à l’issue de l’AG, signature électronique des PV, mise à jour du registre des AG simplifiée.
Ce gain de productivité s’accompagne d’une meilleure conformité, avec un archivage structuré, un respect des délais légaux, et une traçabilité complète. L’AG devient un processus fluide, sécurisé et modernisé.
Une image digitale pour attirer les talents juridiques
Loin d’être un simple sujet technique, la transition digitale est aussi un facteur déterminant dans l’attractivité RH des cabinets d’avocats. Les jeunes juristes et collaborateurs expérimentés sont de plus en plus sensibles à l’environnement technologique dans lequel ils évoluent. Un cabinet qui adopte des outils modernes envoie un signal fort : il se positionne comme innovant, structuré et tourné vers l’avenir.
« La digitalisation devient un critère de choix des collaborateurs », observe David Martin, fondateur de Bridge Law Service. « Les jeunes talents veulent des outils performants, un cadre de travail flexible, et une structure capable de valoriser leur temps. »
En digitalisant les tâches à faible valeur ajoutée (rédaction d’actes, gestion de registres & AG, relances clients), les cabinets permettent à leurs équipes de se concentrer sur l’essentiel : le conseil, la stratégie, la relation humaine. Cela crée un cadre de travail plus motivant, plus valorisant, qui réduit le turnover et améliore l’engagement.
Fidélisation des collaborateurs grâce à un environnement numérique efficient
La fidélisation des talents est un enjeu tout aussi stratégique que leur recrutement. Or, elle passe notamment par la réduction de la charge mentale, la limitation des erreurs humaines, et la montée en compétences grâce à des outils clairs, ergonomiques et bien intégrés.
Un collaborateur qui travaille dans un environnement bien digitalisé :
- gagne du temps sur la gestion de ses dossiers ;
- commet moins d’erreurs sur les tâches répétitives ;
- peut se former plus facilement aux nouveaux outils ;
- se sent appuyé et valorisé dans son quotidien.
De plus, le recours à des plateformes comme Ubikap permet une standardisation des pratiques, facilitant l’intégration des nouveaux entrants et assurant une continuité même en cas de départ.
Répondre aux nouvelles attentes des clients
Les clients — PME ou grands groupes — attendent aujourd’hui une prestation juridique fluide, accessible et moderne. Ils comparent les cabinets d’avocats à d’autres prestataires B2B, et valorisent ceux qui offrent :
- un accès numérique à leurs documents (via extranet ou portails clients) ;
- une réactivité accrue grâce à la centralisation et l’automatisation ;
- une relation transparente dans le suivi des AG, des formalités, des échéances.
Dans ce contexte, proposer des assemblées générales dématérialisées devient une preuve de professionnalisme et de modernité. Cela peut aussi faire la différence lors d’un appel d’offres ou d’un renouvellement de mission.
Bien choisir ses outils pour avocats : les critères essentiels
Adopter des outils pour son cabinet d’avocats ne signifie pas empiler des logiciels. Il s’agit de structurer un écosystème cohérent, centré sur l’expérience utilisateur — qu’elle soit interne ou client.
Parmi les critères clés pour choisir une solution juridique numérique :
- Sécurité des données : conformité RGPD, hébergement souverain, certifications ISO ;
- Simplicité d’usage : ergonomie, intuitivité, gain de temps immédiat ;
- Accompagnement : support client réactif, documentation claire, formations incluses ;
- Interopérabilité : intégration avec les solutions juridiques déjà utilisées, les outils de comptabilité, les plateformes de signature ;
- Évolutivité : une solution réactive, qui suit les évolutions réglementaires, est à l’écoute des besoins clients, reste flexible pour sortir de nouvelles fonctionnalités rapidement.
Ubikap coche ces cases en proposant une plateforme tout-en-un dédiée aux cabinets d’avocats en droit des sociétés, intégrant gestion des registres, AG dématérialisées et parapheur électronique.
La digitalisation, un moteur de performance et d’attractivité
Plus qu’une simple évolution technologique, la transition digitale constitue aujourd’hui un véritable levier de compétitivité pour les cabinets d’avocats. Elle permet de rationaliser les processus internes, d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, et d’optimiser la gestion des assemblées générales.
Mais ses bénéfices vont bien au-delà de la performance opérationnelle : elle contribue directement à renforcer l’attractivité du cabinet — tant auprès des talents que des clients. En offrant un environnement de travail moderne et fluide, les cabinets fidélisent leurs équipes. En proposant une expérience client simplifiée, réactive et sécurisée, ils développent des relations durables avec leurs clients.
En s’appuyant sur des solutions comme Ubikap, les cabinets transforment une obligation administrative en avantage stratégique, consolidant à la fois leur image, leur efficacité et leur croissance.
