Le cadre juridique des registres légaux dématérialisés
Depuis plusieurs années, le droit français accompagne progressivement la transformation numérique des pratiques juridiques et administratives. Une étape clé a été franchie avec le décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018, qui autorise la tenue dématérialisée des registres légaux en droit des sociétés. Ce texte vient modifier les dispositions du Code de commerce, en permettant la numérisation des registres légaux via un Dispositif d’Enregistrement Électronique Partagé (DEEP).
Cette évolution ne se limite pas à un changement de support. Il ne suffit pas de remplacer les classeurs papier par des fichiers numériques : la loi exige que la solution utilisée respecte un ensemble strict de garanties, afin d’assurer la valeur probante des documents et la fiabilité de la tenue des registres. Concrètement, un registre dématérialisé doit permettre une lecture claire et sans ambiguïté des documents qu’il contient. Il doit également garantir leur intégrité, c’est-à-dire que toute tentative de modification a posteriori doit être identifiable et horodatée. De plus, l’accès aux registres doit être réservé uniquement aux personnes habilitées, dans un environnement sécurisé, garantissant la confidentialité des données. Enfin, tous les documents signés doivent l’être avec une signature électronique conforme au règlement européen eIDAS, assurant ainsi l’identité du signataire et la valeur juridique de l’acte.
À cela s’ajoutent les obligations issues du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). La dématérialisation implique en effet le traitement de données personnelles, parfois sensibles, notamment lorsqu’il s’agit de registres d’assemblées générales, de mouvements de titres ou de décisions de gestion. La plateforme utilisée doit donc garantir non seulement la traçabilité de toutes les opérations effectuées, mais aussi le respect de la souveraineté des données, c’est-à-dire que celles-ci doivent être stockées au sein de l’Union européenne, idéalement en France, comme le recommande notamment le Conseil Nation des Barreaux.
La sécurité des données : une priorité incontournable
L’un des freins majeurs à la dématérialisation des registres légaux réside dans les craintes liées à la cybersécurité. Ces inquiétudes sont légitimes : la numérisation entraîne une exposition potentielle à de nouveaux risques, tels que les intrusions, les pertes de données ou les falsifications. Pourtant, lorsqu’elle est bien encadrée et correctement mise en œuvre, la dématérialisation constitue au contraire un levier de sécurisation renforcée.
La réglementation impose aux solutions numériques de mettre en place des dispositifs robustes pour assurer la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données. Cela commence par un contrôle strict des accès, grâce à des droits personnalisés et une authentification forte, afin de garantir que seules les personnes habilitées peuvent consulter ou modifier les documents. Le recours au chiffrement des données, tant en transit qu’au repos, est essentiel pour empêcher toute lecture non autorisée, même en cas de fuite ou d’interception.
Autre exigence clé : la traçabilité. Chaque action effectuée sur la plateforme — ouverture, modification, signature, consultation — doit être enregistrée et horodatée dans un journal d’audit inviolable. Ce mécanisme permet non seulement de répondre aux exigences réglementaires, mais aussi de détecter rapidement toute activité suspecte. Enfin, le lieu de stockage des données revêt une importance stratégique : pour garantir la souveraineté des informations et se prémunir contre certains régimes extraterritoriaux, les données doivent être hébergées sur des serveurs localisés en Europe, et de préférence en France, dans des centres certifiés selon des standards de sécurité stricts (comme l’ISO 27001).
Ainsi, la sécurité n’est pas une option mais une condition de base pour envisager sereinement la dématérialisation. Une solution conforme permet non seulement de rassurer les professionnels du droit et du chiffre, mais aussi de leur offrir un gain de temps, de fiabilité et de conformité au quotidien.
Comment Ubikap assure la protection des registres légaux ?
Ubikap a conçu sa plateforme en intégrant, dès l’origine, les standards les plus élevés en matière de protection des données et de fiabilité des processus (hébergement souverain, signature électronique certifiée et chiffrement avancé etc.).
Hébergement sécurisé et conforme
Notre plateforme hébergent vos données en France, dans des centres certifiés respectant les normes les plus strictes en matière de sécurité (ISO 27001). Cela assure non seulement une conformité totale au RGPD, mais aussi une maîtrise de la localisation et de la souveraineté des données. Cette infrastructure protège efficacement contre les risques de perte, d’intrusion ou de compromission, tout en répondant aux exigences de traçabilité et d’intégrité des professionnels du droit et du chiffre.
Signature électronique avancée
Grâce à son parapheur électronique intégré, Ubikap permet de centraliser la signature de tous les documents, en toute conformité avec le règlement eIDAS. Pour les documents à fort enjeu, comme les procès-verbaux d’assemblée générale, la signature électronique avancée inclut une vérification d’identité renforcée, assurant un haut niveau de sécurité juridique et d’intégrité. La plateforme est connectée aux solutions leaders du marché (Yousign, Docusign, jesignexpert), offrant ainsi une expérience fluide, traçable et parfaitement conforme aux exigences légales.
Chiffrement des données
Ubikap met en œuvre des protocoles de chiffrement de pointe pour assurer la confidentialité des données sensibles hébergées sur sa plateforme. Toutes les informations sont transmises via des connexions sécurisées SSL/TLS utilisant l’algorithme AES 256 bits, garantissant ainsi leur protection contre tout accès non autorisé. De plus, les données sont stockées exclusivement en France sur des serveurs certifiés ISO 27001, avec une triple réplication pour assurer leur disponibilité et leur intégrité. Ces mesures garantissent que seules les personnes habilitées peuvent accéder aux informations confidentielles contenues dans les registres légaux.
Les avantages de la dématérialisation pour les professionnels du droit
La gestion numérique des registres légaux constitue un véritable levier de transformation pour les professionnels du droit et du chiffre. Avocats, experts-comptables, et juristes d’entreprise : tous peuvent tirer parti d’une solution comme Ubikap, pensée spécifiquement pour répondre à leurs exigences en matière de sécurité, de fiabilité et de conformité. La dématérialisation n’est pas seulement une modernisation pratique — elle apporte des bénéfices concrets au quotidien.
Premier avantage majeur : l’efficacité opérationnelle. Les tâches autrefois manuelles — saisie, classement, impression, signature, archivage — sont aujourd’hui automatisées et simplifiées. Un gain de temps considérable, notamment lors de l’organisation des assemblées générales ou de mise à jour des registres. Les utilisateurs peuvent remplir en quelques clics un procès-verbal, le faire signer électroniquement et l’archiver automatiquement dans le bon registre, sans manipulation physique ni risque de perte de document.
Ensuite, la réduction des risques juridiques et humains est un autre bénéfice clé. La numérisation permet de fiabiliser les processus et d’éviter les erreurs liées à la gestion manuelle, comme les oublis de signature, les erreurs de dates ou les pertes de documents. De plus, avec une plateforme comme Ubikap, chaque action est tracée, chaque document est horodaté et protégé contre toute altération a posteriori, ce qui renforce considérablement la sécurité juridique.
La flexibilité d’accès est également un atout majeur dans un environnement professionnel de plus en plus hybride. Grâce au cloud sécurisé, les registres sont accessibles à tout moment, depuis n’importe quel poste connecté, avec un niveau de contrôle fin sur les droits d’accès. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée des clients, actionnaires, pour la consultation du registre de mouvements de titres. La réduction des déplacements au cabinet ou au siège pour consulter ou mettre à jour un registre s’incorpore dans le gain de temps et de gestion : tout peut s’effectuer à distance, de manière fluide et sécurisée.
Enfin, la conformité réglementaire est au cœur des préoccupations des professionnels. La dématérialisation des registres, lorsqu’elle est mise en œuvre avec une solution conforme et sécurisée comme Ubikap, permet de répondre pleinement aux exigences du Code de commerce, du règlement eIDAS et du RGPD. Cette conformité n’est plus un fardeau administratif, mais un avantage concurrentiel : elle permet aux professionnels de démontrer leur rigueur et leur capacité à innover tout en respectant les normes en vigueur.
Pourquoi choisir de dématérialiser vos registres légaux ?
En résumé, la dématérialisation des registres légaux n’est pas une simple tendance technologique : c’est une démarche encadrée par la loi, qui exige rigueur, conformité et sécurisation. Adopter une solution comme Ubikap, conçue en totale adéquation avec ce cadre juridique, permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de garantir que chaque registre dématérialisé conserve toute sa valeur légale et probante dans le temps.
