Registre comptable : obligations, nouveautés et bonnes pratiques
En 2025, la tenue des registres comptables connaît une nouvelle actualité réglementaire. La réforme du Plan Comptable Général (PCG), entrée en vigueur le 1er janvier, introduit une simplification importante du plan de comptes et une harmonisation accrue avec les normes internationales. À cela s’ajoutent les derniers règlements de l’Autorité des Normes Comptables (ANC), dont le règlement 2025-02 qui modifie le traitement comptable de certaines contributions exceptionnelles.
Face à ces évolutions, les experts-comptables jouent un rôle clé pour accompagner leurs clients dans l’adaptation de leurs pratiques : restructuration du plan de comptes, fiabilisation des écritures, conformité accrue du fichier des écritures comptables (FEC). La digitalisation progressive, portée par l’obligation de facturation électronique à horizon 2026-2027, renforce encore ces enjeux.
Les fondamentaux : qu’est-ce que le registre comptable ?
Le registre comptable fait partie des registres légaux obligatoires en entreprise, en 2025.
Celui-ci désigne l’ensemble des documents qui retracent, de manière chronologique et exhaustive, les opérations financières d’une entreprise. C’est le socle de la comptabilité légale et de la transparence financière, exigée notamment en cas de contrôle fiscal.
Parmi les registres incontournables figurent :
- le livre-journal, dans lequel toutes les opérations sont inscrites jour par jour, conformément à l’article R.123-173 du Code de commerce ;
- le grand livre, qui regroupe les écritures par compte et permet d’obtenir une vision claire des soldes ;
- le livre d’inventaire optionnel depuis 2016, mais recommandé pour certains régimes ;
- dans certains cas, le registre des achats, exigé pour les entreprises au régime simplifié d’imposition.
La tenue rigoureuse de ces registres est indispensable pour assurer la traçabilité des flux comptables, la cohérence des bilans, et la conformité du FEC remis à l’administration en cas de vérification. Toute irrégularité dans leur présentation, leur mise à jour ou leur conservation peut entraîner des redressements ou des pénalités. C’est pourquoi ces documents doivent respecter à la fois les normes formelles (intégrité, ordre, horodatage) et les obligations fiscales en vigueur.
Actualités 2025 : ce qui change pour les registres comptables
L’année 2025 marque une étape importante dans l’évolution des obligations comptables, avec plusieurs réformes qui impactent directement la tenue des registres comptables.
Réforme du Plan Comptable Général (PCG) 2025
Entrée en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2025, la réforme du PCG vise à simplifier et moderniser la présentation de la comptabilité des entreprises. Elle entraîne :
- une réduction de près de 20 % du nombre de comptes ;
- la suppression des comptes de transfert de charges, afin d’éviter les doublons et simplifier la lecture ;
- une convergence renforcée avec les normes IFRS, notamment sur la présentation des états financiers.
Concrètement, les experts-comptables doivent adapter leurs plans comptables personnalisés, revoir les modèles de saisie ou de reporting et accompagner leurs clients dans cette transition.
Des formations internes et des mises à jour logicielles sont souvent nécessaires.
Règlement ANC 2025‑02 (avril 2025)
L’Autorité des Normes Comptables a publié en avril un règlement spécifique au traitement comptable de la contribution exceptionnelle instaurée par la loi de finances 2025. Toutefois, ce nouveau texte demeure pour l’instant en attente d’homologation.
Cette nouvelle charge, destinée à certains secteurs, exigerait une comptabilisation précise selon des règles propres. Elle démontre la nécessité constante d’ajuster les registres aux règles fiscales annuelles, ainsi que la plus grande vigilance des experts-comptables dans la gestion des écritures.
FEC et conformité fiscale renforcée
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) reste un pivot du contrôle fiscal. Toute entreprise doit pouvoir fournir un FEC conforme, à jour, et structuré, sous peine de sanctions pour défaut de présentation ou irrégularité.
La DGFiP met à disposition l’outil « Test Compta Demat », qui permet de tester en amont la validité du fichier. Ce contrôle préventif devient une bonne pratique en période de transition comptable ou de migration d’outil.
Digitalisation imminente (2026–2027)
La facturation électronique obligatoire, à horizon septembre 2026 pour les grandes entreprises et septembre 2027 pour les PME, redessine la structure de la comptabilité.
Tous les flux devront être numérisés : cela implique une intégration directe des factures dans les logiciels comptables, une conservation numérique des pièces justificatives et une vigilance accrue sur l’intégrité des registres électroniques (ordre, complétude, horodatage).
Les experts-comptables doivent dès à présent anticiper cette bascule, sensibiliser leurs clients, auditer leurs outils actuels et repenser l’organisation des registres comptables dans un environnement 100 % numérique.
Bonnes pratiques pour une gestion conforme et optimisée
La bonne tenue des registres comptables assure la fiabilité des comptes, la conformité fiscale et l’anticipation des évolutions numériques. Voici les principales bonnes pratiques à adopter en 2025.
1. Utiliser un plan comptable à jour
Avec l’entrée en vigueur du nouveau Plan Comptable Général (PCG 2025), il est impératif d’adapter les plans de comptes utilisés. La suppression des comptes de transfert de charges, la réduction du nombre de comptes et l’alignement avec les normes internationales imposent une révision complète des modèles internes.
- Astuce :
Effectuez une revue systématique des plans utilisés par les clients, pour éliminer les doublons, harmoniser les libellés et s’assurer de leur conformité.
2. S’assurer de la fiabilité du FEC
Le Fichier des Écritures Comptables reste un outil central lors des contrôles fiscaux. Pour garantir sa fiabilité :
- Procédez à des contrôles mensuels ou trimestriels des écritures.
- Utilisez l’outil Test Compta Demat pour vérifier la conformité technique du fichier.
- Recertifiez le FEC avant toute transmission à l’administration.
Cette rigueur évite les rejets en cas de contrôle et permet une traçabilité parfaite des écritures.
3. Maîtriser la digitalisation des registres
La transformation numérique des pratiques comptables impose des garde-fous :
- conserver les registres sous format électronique horodaté ;
- garantir leur intégrité via un cachet serveur qualifié ou un certificat d’authenticité ;
- veiller au respect de l’article R.123-173 du Code de commerce, qui imposent une tenue chronologique, inaltérable et sécurisée.
- À noter :
Privilégiez des solutions qui assurent l’archivage légal et permettent la production d’un faisceau de preuves (audit trail, horodatage, immutabilité).
4. Respecter la durée de conservation légale
Les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire) doivent être conservés pendant 10 ans, conformément aux exigences du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Il en va de même pour les pièces justificatives, les annexes et tous les documents liés aux écritures. Une bonne gestion documentaire est donc indissociable d’une comptabilité rigoureuse.
5. Former les équipes et accompagner les clients
Les réformes récentes appellent une mise à niveau régulière des compétences :
- en interne avec des formations métiers, de la veille réglementaire, le partage de bonnes pratiques ;
- côté client grâce à la sensibilisation proactive aux nouvelles obligations, notamment sur la structure des écritures et les formats numériques attendus.
- À noter :
Les cabinets qui accompagnent leurs clients sur ces transformations renforcent leur valeur ajoutée et se positionnent comme partenaires stratégiques.
Outils et solutions pour les experts-comptables
Face aux exigences croissantes en matière de conformité, de traçabilité et de dématérialisation, les experts-comptables ont tout intérêt à s’appuyer sur des outils numériques robustes pour gérer efficacement les registres comptables, mais aussi les registres juridiques associés (titres, assemblées, décisions…).
Digitalisation des registres comptables : plus qu’un confort, une exigence
Les registres comptables peuvent désormais être tenus sous format numérique, à condition de garantir leur intégrité et leur sécurité juridique. Cela suppose :
- une signature électronique qualifiée conforme au règlement eIDAS ;
- un horodatage certifié permettant de dater les écritures de façon incontestable ;
- l’utilisation de mécanismes de cryptographie pour assurer l’inaltérabilité et la lisibilité dans le temps.
Les solutions adoptées doivent permettre une reconstitution fiable de la comptabilité, surtout en cas de contrôle fiscal (via le FEC), et une conservation pérenne des registres sur une durée minimale de 10 ans.
Ubikap, un levier complémentaire pour la conformité juridique
Si Ubikap ne gère pas les registres comptables à proprement parler, la plateforme propose aux experts-comptables une solution dédiée aux registres juridiques obligatoires, comme :
- Le registre des mouvements de titres, entièrement dématérialisé et conforme au décret n°2018-1226 grâce à un DEEP (Dispositif d’Enregistrement Électronique Partagé) basé sur la blockchain.
- Le registre des assemblées générales, automatisé, horodaté et conservé dans un espace sécurisé.
- Des outils de signature certifiée et de suivi des pouvoirs ou votes, en ligne.
Ces fonctionnalités apportent aux cabinets un gain de temps administratif, une garantie de conformité et une meilleure gestion de l’actionnariat de leurs clients.
Une continuité logique entre comptabilité et gouvernance
La traçabilité, la sécurité des données et la preuve des opérations sont des enjeux transverses entre la comptabilité et la vie juridique de l’entreprise. En intégrant un outil comme Ubikap à leur environnement numérique :
- Les experts-comptables valorisent leur accompagnement sur des missions à forte valeur ajoutée.
- Ils répondent aux attentes de leurs clients en matière de digitalisation.
- Ils sécurisent la chaîne de gouvernance, du mouvement de titres jusqu’à l’enregistrement des décisions stratégiques.
- En résumé :
Le registre comptable est une brique fondamentale, mais il s’inscrit dans un écosystème plus large où Ubikap peut jouer un rôle structurant sur la partie juridique.
Questions fréquentes sur les registres comptables
Quels sont les registres comptables obligatoires ?
Les entreprises doivent obligatoirement tenir :
- un livre-journal (article R.123‑173 du Code de commerce) ;
- un grand livre ;
- un livre d’inventaire (bien que sa tenue ne soit plus formellement obligatoire depuis 2016).
D’autres registres peuvent être exigés en fonction du régime fiscal, comme le registre des immobilisations ou des achats.
Faut-il tenir un registre d’inventaire ?
Depuis 2016, la tenue d’un registre d’inventaire n’est plus une obligation légale stricto sensu pour les entreprises, mais la réalisation d’un inventaire annuel physique des actifs et passifs reste exigée. Son enregistrement sous forme de registre reste une bonne pratique, notamment pour les contrôles fiscaux ou les audits.
Quel est le formalisme pour un FEC conforme ?
Le Fichier des Écritures Comptables doit respecter un format défini par l’administration fiscale. Il doit être généré automatiquement depuis le logiciel comptable, en version non modifiable, et contenir toutes les écritures validées de l’exercice. L’outil Test Compta Demat de la DGFiP permet de vérifier sa conformité avant toute transmission.
Quelles sont les sanctions fiscales ou pénales en cas d’irrespect ?
Les risques encourus incluent des :
- amendes fiscales en cas de défaut de présentation ou de non-conformité du FEC ;
- rejets de comptabilité, entraînant une taxation d’office ;
- sanctions pénales en cas de falsification ou d’omission volontaire (article 1741 du CGI).
Avec la réforme du Plan Comptable Général, les nouvelles obligations en matière de FEC et la montée en puissance de la facturation électronique, 2025 marque une période charnière pour les experts-comptables.
Mais, c’est aussi une opportunité : celle de moderniser les pratiques, sécuriser les données comptables, et renforcer leur rôle de conseil auprès des clients.
Face à ces défis, intégrer des outils numériques fiables, interopérables et conformes, comme ceux proposés par Ubikap sur les registres juridiques, permet de se différencier et de mieux accompagner les entreprises dans leur transition numérique.
