Registres légaux obligatoires en entreprise
Les registres légaux obligatoires en entreprise jouent un rôle déterminant dans la conformité et la transparence. Qu’il s’agisse du registre du personnel ou du registre des mouvements de titres, ces documents assurent la traçabilité des décisions et facilitent les contrôles administratifs.
Si certaines obligations sont bien connues, d’autres soulèvent des enjeux plus techniques, comme la tenue du registre des bénéficiaires effectifs ou encore la dématérialisation de registres juridiques via un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). De même, les dernières évolutions européennes en matière de protection des données personnelles rebattent les cartes : certaines informations qui figuraient dans les statuts ou registres pourraient désormais être occultées ou effacées sous conditions.
À quoi servent les registres légaux en entreprise ?
Perçus comme de simples formalités administratives, les registres légaux remplissent en réalité plusieurs fonctions stratégiques pour l’entreprise. Leur tenue régulière, conforme au droit applicable, n’est pas une option : c’est une exigence de transparence, de traçabilité et de sécurité juridique.
Des outils de preuve et de conformité
Qu’il s’agisse du registre des mouvements de titres, du registre des délibérations d’assemblée, ou du registre unique du personnel, chacun de ces documents sert à attester d’un fait ou d’un événement qui engage l’entreprise. Ils permettent, par exemple, de :
- prouver la nomination régulière d’un dirigeant ou l’adoption d’une décision en AG ;
- retracer les changements dans l’actionnariat ou dans l’organisation du travail ;
- démontrer la bonne exécution des obligations sociales ou comptables.
En cas de contrôle URSSAF, d’inspection du travail ou de litige entre associés, ces registres sont couramment les premiers éléments demandés. Une absence ou une irrégularité dans leur tenue fragilise la position juridique de la société, voire engage sa responsabilité.
Des supports de traçabilité et de contrôle
Au-delà de la preuve, les registres servent à documenter l’histoire de l’entreprise : décisions stratégiques, évolutions du capital, nominations successives, délégations de pouvoir, etc. Cette mémoire formelle permet aux tiers (commissaires aux comptes, autorités de régulation, partenaires, investisseurs) de vérifier la régularité des processus de gouvernance.
Dans les structures à actionnariat multiple ou à gouvernance complexe, ils sont indispensables pour garantir la fiabilité du processus décisionnel et prévenir les litiges liés aux droits de vote ou aux responsabilités de chacun.
Liste des registres légaux obligatoires par nature ou fonction
La législation française impose aux entreprises une quantité définie de registres à tenir, dont le contenu, le support et les modalités de conservation varient selon leur finalité. Ces registres peuvent être regroupés en trois grandes catégories : ceux liés au personnel, à la vie juridique de la société, et à la comptabilité ou à la protection des données.
Catégories | Registres | Références légales | Utilité |
Registres du personnel et de la santé au travail | Registre unique du personnel | Obligatoire dès l’embauche du premier salarié. Il consigne l’identité de toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise pour contrôle par l’inspection du travail ou l’URSSAF. | |
Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement | Utilisé par les membres du CSE pour consigner toute alerte qui concerne la santé publique ou l’environnement. | ||
Registre des dangers graves et imminents | Code du travail — Titre III : Droits d’alerte et de retrait (Articles L4131-1 à L4133-4) | Permet à un salarié de signaler un danger grave ou imminent, et déclenche une enquête immédiate. | |
Registre des accidents du travail bénins | Permet de consigner les accidents n’ayant pas nécessité d’arrêt de travail ou de soins médicaux externes, sous conditions. | ||
Registre des repos hebdomadaires | Obligatoire dans les entreprises où les salariés ne bénéficient pas tous du repos dominical. | ||
Registres relatifs à la vie juridique de la société | Registre des mouvements de titres | Obligatoire pour les sociétés par actions. Détaille toutes les opérations de cession, transmission, démembrement ou nantissement de titres. | |
Registre des décisions (AG, associé unique, CA, CSE) | Consigne les décisions prises en AG, par les organes de direction ou l’associé unique. | ||
Registre des procès-verbaux | Recense les procès-verbaux signés et datés des organes délibérants, à des fins de preuve et de conformité. | ||
Registre des bénéficiaires effectifs | Permet d’identifier les personnes physiques qui contrôlent une société. À déposer au moment de l’immatriculation et mettre à jour. | ||
Registre des conventions réglementées | Code de commerce – Articles L.225-38 à L.225-43 | Consigne les conventions entre la société et un dirigeant/associé nécessitant une approbation préalable. | |
Registres comptables ou connexes | Livre-journal et grand livre | Outils fondamentaux de la comptabilité générale, obligatoires pour tous les commerçants. | |
Registre des achats | Obligatoire pour les détaillants, il permet de justifier les achats et la TVA déductible. | ||
Registre d’activités de traitement (RGPD) | Requis pour toute organisation soumise au RGPD. Liste les traitements de données à caractère personnel. |
- À noter
Tous les registres ne sont pas nécessairement tenus sur support papier. La législation autorise aujourd’hui la dématérialisation de nombreux registres, à condition de respecter un cadre strict. L’utilisation d’un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP) permet notamment de garantir l’intégrité, l’horodatage et la valeur probante des inscriptions.
Durées minimales de conservation
Chaque registre doit être conservé pendant une durée minimale, généralement fixée par la loi ou la réglementation sectorielle.
Registre | Durée légale de conservation |
Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié |
Registre des accidents du travail | 5 ans minimum |
Livre-journal et grand livre | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
Registre des décisions ou PV d’AG | 6 ans minimum selon les règles fiscales et sociales |
Registre des bénéficiaires effectifs | Tant que la société est active (mise à jour requise) |
Registre des mouvements de titres | Pendant toute la durée de la vie de la société (Communication Ansa, comité juridique n° 24-035 du 2 octobre 2024) |
- Attention !
Ces durées peuvent être prolongées en cas de contentieux ou de contrôle fiscal ou social.
Sanctions en cas de manquement
Le non-respect des obligations de tenue ou de mise à disposition des registres expose l’entreprise à des risques concrets.
Sanctions administratives
L’absence de registre du personnel peut entraîner une amende de 750 € par salarié concerné (C. trav., art. R. 1227-7).
Sanctions pénales
En cas de falsification, de suppression volontaire ou d’absence de registre juridique obligatoire (ex : registre des délibérations), des peines qui peuvent aller jusqu’à 3 750 € d’amende ou un an d’emprisonnement sont prévues (C. pén., art. 441-1 à 441-4).
Conséquences civiles et fiscales
L’inexistence ou la mauvaise tenue d’un registre peut conduire à la nullité d’une décision sociale, à un redressement URSSAF ou fiscal, voire à la mise en cause de la responsabilité du dirigeant en cas de litige.
C’est pourquoi il est essentiel de documenter correctement les actions de la société et de recourir à des supports de conservation fiables, datés, accessibles et sécurisés.
Confidentialité des données dans les registres légaux : quel impact du RGPD ?
Les registres légaux tenus par l’entreprise peuvent contenir des informations à caractère personnel : nom, prénom, parfois adresse, fonction ou parts détenues. Si certaines mentions sont imposées par la loi, d’autres relèvent d’un usage ou d’une pratique administrative.
Or, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose de ne collecter et conserver que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie. Ce principe s’applique aussi aux documents déposés au registre du commerce et des sociétés (RCS) comme aux registres internes à l’entreprise.
Ce que rappelle l’arrêt CJUE du 4 octobre 2024 (aff. C-200/23) :
La Cour de justice de l’Union européenne a estimé qu’un associé pouvait demander l’effacement de certaines données personnelles le concernant figurant dans les statuts d’une société, dès lors qu’elles n’étaient pas exigées par la loi (par exemple, numéro de carte d’identité ou régime matrimonial).
Autrement dit, les données personnelles non obligatoires ne doivent pas être publiées ni conservées sans justification légale.
Ce qu’il faut retenir pour vos registres :
- Vérifiez que les informations inscrites dans vos statuts, registres d’assemblée générale ou registre des bénéficiaires effectifs sont strictement conformes aux exigences légales.
- N’incluez pas d’informations personnelles superflues dans les documents destinés à être communiqués à des tiers ou déposés auprès du greffe.
- En cas de doute, préférez l’utilisation de formulaires encadrés, limités aux données requises.
- Même dans les registres internes non publics, une politique de confidentialité claire et conforme au RGPD doit être appliquée.
- À noter
Le registre des bénéficiaires effectifs est aujourd’hui soumis à des restrictions d’accès, conformément à un autre arrêt de la CJUE du 22 novembre 2022 (aff. C-37/20 et C-601/20), afin de préserver la confidentialité des personnes physiques concernées.
Quels registres peuvent être dématérialisés ?
La dématérialisation des registres d’entreprise progresse, mais toutes les obligations ne sont pas encore compatibles avec un format 100 % numérique. Il est donc nécessaire de distinguer les registres qui peuvent légalement être tenus de manière électronique, et ceux qui doivent encore l’être sur support papier.
Les registres à support papier obligatoire
Certains registres restent encore soumis à des obligations formelles strictes, souvent en lien avec des contrôles sur site :
- Registre des dangers graves et imminents (Code du travail, art. D. 4132-1), il doit être tenu à disposition immédiate de l’inspection du travail et du CSE.
- Registre des contrôles de sécurité dans les établissements recevant du public (ERP), souvent exigé en version papier pour faciliter les inspections.
- Registre des alertes en matière de santé publique ou d’environnement, la traçabilité directe et accessible reste prioritaire, ce qui limite parfois la forme électronique.
Dans ces cas, même si certaines expérimentations numériques existent, la réglementation ou les usages imposent encore un support physique.
Les registres juridiques éligibles à la dématérialisation
À l’inverse, plusieurs registres à forte valeur juridique peuvent désormais être tenus en format électronique, à condition que le dispositif garantisse leur intégrité, leur traçabilité et leur opposabilité :
- Registre des mouvements de titres, il peut être dématérialisé via un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP), comme une blockchain, conformément au décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018.
- Registre des décisions de l’associé unique ou des assemblées générales, avec la signature électronique conforme au règlement eIDAS qui permet de tenir ces documents dans un registre numérique sécurisé.
- Registre des procès-verbaux qui peut être horodaté, signé électroniquement et archivé avec valeur probante.
- Registre des conventions réglementées, dématérialisable, à condition de garantir une conservation à long terme et un accès restreint aux personnes habilitées.
Ces formats doivent respecter les exigences du Code de commerce en matière de traçabilité et pouvoir produire des preuves opposables en cas de contrôle ou de contentieux.
Une conformité facilitée avec Ubikap
Ubikap intègre nativement ces exigences en proposant une solution conforme, sécurisée et simple d’utilisation pour :
- Le registre des mouvements de titres, alimenté automatiquement lors de chaque opération sur le capital (cession, émission, transmission, etc.) et enregistré via DEEP pour garantir l’authenticité des écritures.
- Le registre des décisions et des délibérations, avec signature électronique avancée certifiée, archivage sécurisé, et archivage fiable.
En combinant automatisation, conformité réglementaire et conservation à valeur probante, Ubikap permet de simplifier la gestion juridique tout en répondant aux nouvelles attentes en matière de digitalisation des preuves.
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