Les nouvelles fonctionnalités Ubikap - Dernier trimestre 2025
La plateforme Ubikap évolue constamment pour accompagner ses utilisateurs dans la gestion efficace et sécurisée de leurs registres légaux et assemblées générales.
À chaque mise à jour, les besoins exprimés par ses clients sont pris en compte, afin de proposer des fonctionnalités qui répondent réellement aux contraintes métiers des professionnels du droit.
Le dernier trimestre 2025 voit l’arrivée de nouvelles fonctionnalités conçues pour simplifier l’organisation des assemblées générales, telles que le paramétrage et le suivi du quorum ou encore la programmation de l’envoi des convocations.
L’import multiple de procès-verbaux facilite quant à lui la création chronologique du registre des décisions, tandis que la nouvelle option d’horodatage des registres légaux renforce la sécurité et la valeur probante des documents.
Chaque amélioration a été pensée pour offrir aux avocats, experts-comptables et directions juridiques une expérience digitale toujours plus fluide, fiable et en parfaite adéquation avec leurs besoins professionnels.
Paramétrage et suivi du quorum
L’atteinte du quorum est une obligation légale essentielle pour le bon déroulement d’une assemblée ou d’une consultation écrite. Elle garantit que les décisions prises sont valides et reflètent la participation des membres ou associés.
Afin de personnaliser et simplifier le suivi du quorum, Ubikap permet désormais de paramétrer les critères d’obtention selon les statuts et contraintes propres à chaque société : nombre minimal de participants, nombre de voix présentes ou représentées, etc. Une fois ces paramètres définis, vous pouvez suivre en temps réel l’avancée du quorum directement depuis la plateforme.
Programmation de l’envoi des convocations
La plateforme Ubikap permet l’envoi des convocations à tout type de séance selon les modalités prévues par les statuts de chaque société commerciale : envoi recommandé numérique LRAR, envoi prioritaire ou par email. Cette flexibilité garantit que chaque convocation respecte les exigences légales et statutaires, tout en facilitant la communication avec les participants.
Désormais, Ubikap offre la possibilité de programmer la date d’envoi des convocations. Que ce soit pour des lettres ou des emails, vous pouvez planifier leur envoi à l’avance et être certain que tous les destinataires recevront la convocation à la date choisie, sans intervention manuelle supplémentaire. Cette fonctionnalité simplifie la gestion administrative et réduit le risque d’oubli ou de retard.
Limitation du nombre de procurations
Selon les usages et les statuts de chaque société, une personne physique peut être autorisée à représenter le vote d’un ou plusieurs associés absents lors d’une assemblée, par le biais d’une procuration. Cette pratique, fréquente dans la vie des sociétés, doit toutefois respecter les règles fixées par les statuts ou la réglementation interne.
Pour répondre à ces exigences, Ubikap permet désormais de définir une limite personnalisée du nombre de procurations par mandataire. Vous pouvez ainsi préciser, pour chaque société, le nombre maximum de pouvoirs qu’une même personne peut détenir. Cette configuration garantit le respect des statuts et évite toute concentration excessive des votes entre les mains d’un seul mandataire.
Cette nouvelle fonctionnalité renforce la conformité et la transparence dans la préparation des assemblées. Elle offre une gestion plus fine des délégations de pouvoir, tout en assurant que le déroulement des votes reflète fidèlement la gouvernance prévue par la société.
Lien de visioconférence personnalisé
Parmi les modes d’organisation possibles pour les assemblées générales de vos clients ou filiales, la visioconférence est de plus en plus adoptée, de par sa localisation flexible et la réduction des frais de déplacement qu’il en découle.
Selon les usages des clients, et notamment pour les visioconférences avec un nombre important de participants, Ubikap vous permet de personnaliser le lien de visioconférence afin de l’ajouter à la plateforme.
Vous conservez toutes les fonctionnalités d’Ubikap sans perturber les usages des clients habitués à un service de visioconférence particulier pour leurs assemblées générales.
Import multiple de procès-verbaux dans le registre
L’adoption du format dématérialisé apporte des bénéfices majeurs pour la tenue des registres légaux, simplifiant les procédés de conformité et de gestion.
Afin de faciliter la reprise d’historique au format dématérialisé ou bien compenser un retard sur la mise à jour d’un registre, Ubikap vous permet d’importer vos procès-verbaux par lot.
La plateforme analyse les documents et les classe par ordre chronologique de séance avec un label pertinent pour chacun d’entre eux.
Lors de l’import, et avant de valider, vous pouvez préciser :
- le type de signature apposée sur les procès-verbaux,
- le label associé au procès-verbal.
Ubikap vous simplifie le travail mais vous laisse toujours la main pour vérifier, personnaliser, et valider les procédures effectuées afin qu’elles soient conformes et adaptées à vos usages. Mettez à jour rapidement votre registre des assemblées générales grâce la fonctionnalité d'import multiple.
Horodatage des exports de registres
Parmi les fonctionnalités phares d’Ubikap, l’export des registres est particulièrement prisé en cas de contrôle afin de transmettre les registres et leurs informations de manière simple et sécurisée.
Afin de vous garantir une sécurité supplémentaire, en devançant les décrets, Ubikap vous permet d’horodater tous les exports de registres effectués pour conserver une trace certifiée de l’export, date et heure à l’appui.
En tant que professionnels du droit, cela vous garantit l’état de votre travail, et du registre, à un instant clé grâce à l’empreinte numérique certifiée eIDAS via Yousign.
En cas de cession de la société cliente, le registre légal peut être transmis au cessionnaire dans le respect des obligations légales et statutaires. Grâce à l’horodatage, l’export du registre bénéficie d’une date certaine opposable, assurant la traçabilité de votre travail et limitant votre exposition à toute contestation liée à des irrégularités antérieures à la transmission.
