Le guide complet des logiciels de gestion du registre des mouvements de titres
Depuis l’essor des technologies numériques, la gestion des registres des mouvements de titres a connu une véritable révolution. Historiquement conservé sous format papier, ce document, essentiel pour les sociétés par actions, s’est dématérialisé pour offrir de nouvelles opportunités en termes de simplicité, de conformité, de sécurité et d’efficacité. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises se tournent vers des logiciels spécialisés. En quoi cela consiste exactement ? Pourquoi et comment choisir un logiciel adapté ? Ubikap répond aux 5 questions les plus fréquentes que vous vous posez sur les logiciels de gestion du registre des mouvements de titres.
Quelles sont les obligations légales relatives au registre des mouvements de titres ?
Définition et rôle du registre des mouvements de titres
Le registre des mouvements de titres est un document obligatoire pour les sociétés par actions simplifiées (SAS) et les sociétés anonymes (SA) en vertu de l’article L228-1 du Code de commerce. Ce registre documente chaque mouvement de titres de l’entreprise :
- achats ;
- ventes ;
- donations ;
- nantissement ;
- etc.
Quel que soit son format, il doit comporter plusieurs mentions obligatoires :
- l’identité des personnes impliquées ;
- la nature de l’ordre de mouvement ;
- la date de l’opération ;
- le nombre de titres concernés ;
- la contrepartie de la transaction (montant ou valeur) ;
- l’inscription au compte des actionnaires.
Il joue un rôle majeur dans la prévention des fraudes et garantit la transparence auprès des actionnaires.
Registre papier vs registre électronique
Historiquement, ce registre doit être tenu sous format papier et chaque page doit être cotée et paraphée par le greffe du tribunal de commerce.
Toutefois, depuis une ordonnance du 8 décembre 2017, complétée par un décret du 24 décembre 2018 dits « Blockchain », l’utilisation d’un dispositif d’enregistrement partagé (DEEP) est autorisée et jugée de valeur équivalente au registre papier. Si le registre des mouvements de titres dématérialisé ne nécessite pas de cote ni de paraphe, il doit néanmoins respecter des normes strictes en matière de sécurité des données et d’intégrité.
Comment la dématérialisation améliore-t-elle la gestion des mouvements de titres ?
La dématérialisation consiste à remplacer les documents papiers par des fichiers numériques. Ce processus inclut la numérisation des documents existants et l’adoption de solutions digitales pour la gestion future du registre. Elle offre de nombreux avantages.
Optimisation des processus
La dématérialisation permet :
- un accès immédiat, même à distance, aux informations pour les actionnaires, les experts-comptables, les administrateurs, etc. ;
- la réduction des erreurs humaines grâce à une automatisation des processus ;
- une gestion centralisée et fluide des données qui facilite la mise à jour et le suivi des mouvements.
Traçabilité et conformité renforcées
Les logiciels modernes offrent des fonctionnalités comme l’horodatage sécurisé, la certification électronique et des journaux d’audit complets. Ces outils garantissent une traçabilité sans faille et une conformité renforcée aux exigences réglementaires.
Un choix écologique et durable
La transition vers un registre électronique contribue à réduire l’empreinte carbone des entreprises. L’élimination du papier et l’optimisation du stockage numérique permettent en effet une gestion plus responsable des ressources qui répond parfaitement aux enjeux environnementaux actuels.
Quel rôle joue la blockchain dans le registre des mouvements de titres ?
La blockchain, technologie infalsifiable et décentralisée, offre des solutions innovantes pour les systèmes de gestion des titres. Grâce à elle, chaque transaction est enregistrée de manière sécurisée, traçable et transparente afin de garantir l’intégrité des données, réduire les risques de fraude et prévenir les litiges :
- Traçabilité : chaque modification est visible et vérifiable.
- Sécurité : les données sont cryptées et décentralisées sur un réseau de serveurs de façon à éliminer les risques de falsification.
- Transparence : les actionnaires peuvent accéder à l’historique des transactions en toute confiance.
Si les coûts de mise en place, le déploiement du logiciel et sa maintenance peuvent représenter un frein pour certaines entreprises, ces obstacles sont facilement surmontés grâce à l’accompagnement d’experts et au choix d’un logiciel fiable, conçu pour répondre efficacement à leurs besoins.
Pourquoi choisir un logiciel de gestion des mouvements de titres ?
Les registres papier sont sujets à des erreurs humaines, des pertes de données, des risques de fraudes et leur gestion s’avère particulièrement chronophage.
Les logiciels de gestion dématérialisée des registres de mouvements de titres :
- intègrent des mécanismes avancés de protection données qui assurent la sécurité et la conformité du registre : sauvegardes automatiques, contrôles d’accès personnalisés, respect des normes RGPD et des réglementations sectorielles ;
- simplifient les tâches complexes : calcul des droits des actionnaires, gestion des flux de titres, génération de rapports en temps réel, etc. ;
- utilisent des plateformes SaaS qui permettent un accès instantané aux données pour plusieurs utilisateurs, facilitent les échanges entre les parties et réduisent les délais de traitement ;
- permettent aux entreprises de réduire les erreurs, les frais administratifs et les coûts liés à la gestion papier et par conséquent, de faire des économies.
Comment choisir le logiciel de gestion des mouvements de titres adapté à votre entreprise ?
Les critères essentiels
Un logiciel de gestion du registre des mouvements de titres efficace doit répondre à plusieurs exigences :
- Conformité juridique : assurez-vous que le logiciel respecte les exigences légales et offre des fonctionnalités comme l’exportation de documents et la gestion multi-sociétés (article L228-1 du Code de commerce, décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018).
- Sécurité des données : vérifiez la présence de certifications électroniques et d’options de chiffrement avancées.
- Fonctionnalités adaptées : veillez à ce que la solution dématérialisée propose la gestion de la table de capitalisation, le reporting automatisé, etc.
- Rapport coût/bénéfice : évaluez si les avantages en termes de gain de temps, d’économies et de sécurité justifient l’investissement initial et le rentabilisent.
Les questions à poser
Avant d’investir dans un logiciel de gestion des mouvements de titres, il est essentiel de poser les bonnes questions pour s’assurer qu’il répondra efficacement aux attentes de votre entreprise et qu’il s’intégrera sans difficulté dans vos processus :
- Quelles sont les modalités et la durée de mise en place du logiciel ?
- Quels services d’assistance sont inclus dans l’offre (support technique, formation des équipes, etc.) ?
- Le logiciel permet-il une personnalisation selon les besoins spécifiques de l’entreprise ?
- Est-il évolutif en fonction de la croissance de l’entreprise ?
- Quels sont les retours d’expérience des utilisateurs ?
La tenue du registre des mouvements de titres via des logiciels spécialisés constitue une évolution majeure dans la gestion de l’actionnariat. Au-delà de leur capacité à assurer une conformité stricte aux obligations légales, ces programmes offrent une gestion centralisée, un gain de temps significatif et une sécurisation optimale des données. En optant pour un logiciel dématérialisé, vous participez également à la transition écologique en réduisant l’utilisation du papier et en contribuant à une gestion plus durable des ressources. Adopter un tel outil, c’est aussi investir dans l’avenir de votre entreprise en facilitant les interactions avec vos actionnaires et partenaires tout en anticipant les besoins liés à votre croissance. Vous envisagez de moderniser la gestion de votre registre ? Réservez dès maintenant une démonstration personnalisée du logiciel Ubikap et découvrez une solution conçue pour simplifier votre quotidien tout en maximisant vos performances.
