Erreurs dans la tenue du registre de mouvements de titres : comment les éviter ?

Comment éviter les erreurs dans la tenue du registre de mouvements de titres ? 

Le registre de mouvements de titres est une obligation essentielle pour les sociétés par actions. Ce document garantit la traçabilité des transferts de titres et permet d’assurer la conformité aux exigences légales. Aussi, il est indispensable de veiller à sa bonne tenue. Cependant, de nombreuses erreurs peuvent survenir dans sa gestion et entraîner des risques juridiques et financiers pour l’entreprise. Quelles sont les erreurs courantes dans la tenue du registre de mouvements de titres et comment les éviter ? Ubikap fait le point. 

Qu’est-ce que le registre de mouvements de titres et pourquoi est-il essentiel ?

Le registre de mouvements de titres est un document fondamental pour toutes les sociétés par actions, telles que les SA, SAS et SASU. Il consigne de manière chronologique l’ensemble des transactions qui affectent les titres de l’entreprise (cessions d’actions, donations, nantissements, etc.).

Ce registre assure la traçabilité de mouvements de titres et permet de suivre l’évolution de la structure de propriété de la société. Aussi, il est essentiel pour maintenir la transparence vis-à-vis des actionnaires et garantir la conformité de l’entreprise à ses obligations.

Il constitue une preuve indéniable de la validité des transferts de titres. Un registre bien tenu protège non seulement les intérêts des actionnaires, mais il renforce aussi la crédibilité et la sécurité juridique de l’entreprise. En cas de litige, le registre sert de base de preuve, d’où la nécessité de son exactitude et de sa conformité avec la réglementation en vigueur.

Quelles sont les erreurs courantes dans la tenue du registre de mouvements de titres ?

La tenue du registre de mouvements de titres est sujette à des erreurs fréquentes qui peuvent affecter sa fiabilité. 

Oubli ou retard dans l’inscription des opérations

Chaque mouvement de titres (cession, donation, apport, nantissement, etc.) doit être inscrit sans délai. Un retard ou un oubli peut entraîner des difficultés lors d’un contrôle ou d’un litige portant sur la propriété des titres.

Erreurs de saisie des informations

Les erreurs de saisie peuvent concerner :

• la date de l’opération ; 
• l’identité des parties (nom, prénom, adresse ou raison sociale, SIRET) ; 
• le nombre de titres transférés ; 
• la nature de l’opération (vente, donation, nantissement, etc.).

Ces inexactitudes peuvent remettre en cause la validité des transactions.

Non-respect des obligations de formalisme

Les registres papier doivent être cotés et paraphés par le greffe du tribunal de commerce. Le non-respect de cette obligation peut rendre les transactions contestables.

Risque de falsification et perte des documents

Un registre papier est exposé aux altérations, aux falsifications et aux pertes. Une feuille arrachée ou un document mal conservé peut être source de contentieux.

Absence d’actualisation en cas de modification du capital social

Toute modification du capital social doit être mentionnée dans le registre de mouvements de titres. L’oubli de ces mises à jour peut entraîner des discordances entre les statuts et la réalité de l’actionnariat.

Quels sont les risques liés à une mauvaise tenue du registre de mouvements de titres ?

Le Code de commerce ne prévoit pas de sanction spécifique en cas d’absence ou de mauvaise tenue du registre de mouvements de titres. Toutefois, les conséquences d’une gestion approximative peuvent être lourdes pour l’entreprise et ses actionnaires :

• Risques juridiques : en cas de litige ou de désaccords entre actionnaires, un registre incomplet ou erroné peut rendre difficile la preuve de propriété des titres.
• Sanctions fiscales : lors d’un contrôle fiscal, l’absence de registre ou des erreurs dans sa tenue peuvent entraîner des pénalités.
• Blocage des opérations financières : une mauvaise tenue du registre peut retarder des transactions stratégiques, comme une levée de fonds ou une cession d’entreprise.
• Difficulté lors des audits : un registre non conforme peut complexifier les contrôles internes et externes et engendrer des coûts supplémentaires pour corriger les erreurs.

Comment éviter les erreurs dans la tenue du registre ? 

La prévention des erreurs dans la tenue du registre de mouvements de titres repose principalement sur la mise en place de bonnes pratiques et de contrôles internes rigoureux.

Mettre en place un suivi rigoureux des transactions

Un oubli ou un retard d’inscription peut être évité en instaurant un processus de mise à jour systématique. L’adoption de checklists et de processus standardisés aide en effet à minimiser les omissions. 

L’utilisation d’un registre de mouvements de titre dématérialisé permet une mise à jour en temps réel et de limiter ainsi les erreurs humaines.

Vérifier systématiquement les informations saisies

Une double vérification des entrées dans le registre est indispensable. L’adoption d’outils numériques avec validation automatique des données permet ainsi de limiter les erreurs de saisie et d’assurer la cohérence des informations enregistrées.

Respecter les obligations légales

Les registres papiers nécessitent un processus de certification : ils doivent être cotés et paraphés au greffe du tribunal de commerce. Pour les registres numériques, il est indispensable de respecter les normes de sécurisation des données et d’archivage légal afin d’assurer la conformité aux exigences réglementaires.

Sécuriser la gestion du registre

Afin d’éviter la falsification et la perte de documents, il est recommandé d’opter pour un registre électronique ou un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). Ces solutions garantissent l’intégrité et l’inviolabilité des données.

Automatiser la mise à jour des informations

Un registre numérique permet une mise à jour immédiate et fiable des informations en cas de modification du capital social. L’automatisation évite les oublis et assure une transparence totale pour les actionnaires.

Former le personnel en charge de la gestion du registre

Il est essentiel que les collaborateurs responsables de la tenue du registre maîtrisent les procédures adéquates. Des formations régulières permettent d’assurer la bonne application des règles et une meilleure prévention des erreurs.

Intégrer des contrôles internes réguliers

Des audits internes doivent être réalisés périodiquement pour détecter les éventuelles anomalies et garantir la conformité des inscriptions. Cette approche proactive assure la fiabilité et l’opposabilité du registre.

Papier vs numérique : quelle solution pour une gestion optimale ?

Traditionnellement, la tenue du registre de mouvements de titres se fait au format papier. 

Mais l’Ordonnance du 8 décembre 2017 et le décret du 24 décembre 2018 reconnaissent aujourd’hui la validité juridique des registres dématérialisés au même titre que les registres papier. Pour éviter les erreurs, quelle solution privilégier ? 

La digitalisation : une réponse efficace aux erreurs et aux risques

La dématérialisation du registre de mouvements de titres constitue une avancée majeure pour les entreprises soucieuses de leur conformité et de leur sécurité. En particulier, les solutions basées sur la blockchain ou le dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP) garantissent une traçabilité infalsifiable des transactions.

Les avantages d’un registre dématérialisé sécurisé :

• Fiabilité et conformité : chaque mouvement est inscrit de manière horodatée et inaltérable.
• Gain de temps : automatisation des mises à jour et réduction significative des risques d’erreurs.
• Sécurité accrue : protection contre les falsifications et suppression des contraintes de stockage physique.
• Accessibilité simplifiée : consultation en temps réel par les différentes parties concernées.
• Optimisation des audits : facilité de vérification pour les experts-comptables et les commissaires aux comptes.

La gestion d’un registre de mouvements de titres exige une certaine rigueur. Bien que les erreurs soient courantes, leur impact peut toutefois être limité grâce à la mise en place de bonnes pratiques et à l’adoption de solutions modernes. La dématérialisation, en particulier, se présente comme une réponse efficace aux défis posés par le traditionnel registre papier. Opter pour une solution numérique fiable devient alors incontournable. Ubikap propose une gestion dématérialisée du registre de mouvements de titres, qui garantit sécurité, conformité et automatisation. Parce qu’un registre de mouvements de titres bien tenu, ce n’est pas uniquement une obligation légale. C’est aussi et surtout un gage de transparence, de confiance et de sérénité pour l’entreprise et ses actionnaires.