Comment veiller au bon déroulement d’une assemblée générale ?
L’assemblée générale est un moment clé dans la vie des entreprises. Ces réunions ne constituent pas seulement une formalité juridique, elles permettent aux actionnaires et aux associés d’échanger, de prendre des décisions stratégiques et de s’assurer du bon fonctionnement de la société. Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire (AGO), extraordinaire (AGE), mixte (AGM) ou constitutive (AGC), chaque type d’assemblée revêt une importance qui lui est propre. Cependant, pour qu’elle soit juridiquement valable, son organisation doit respecter un cadre légal strict. Comment s’assurer du bon déroulement d’une assemblée générale en entreprise ? Quelles sont les obligations à respecter ? Ubikap vous propose un guide pratique pour mener à bien chaque étape.
Préparer l’assemblée générale
Déterminer le type d’assemblée
La première étape dans la préparation d’une AG consiste à identifier le type d’assemblée à organiser.
L’assemblée générale ordinaire (AGO ou AGOA) est une réunion obligatoire qui a lieu chaque année pour approuver les comptes et discuter des rapports de gestion.
- Bon à savoir
La tenue d’une AGO est obligatoire pour les sociétés commerciales (SARL, SA, SAS), sous peine de sanctions.
À l’inverse, l’assemblée générale extraordinaire (AGE) est convoquée en cas de décisions exceptionnelles qui impliquent une modification des statuts (augmentation de capital, fusion, changement de siège social, etc.)
Lorsqu’une entreprise doit traiter des points qui relèvent à la fois d’une AGO et d’une AGE, elle peut opter pour une assemblée générale mixte (AGM) afin d’optimiser le processus décisionnel.
Enfin, l’assemblée générale constitutive est indispensable lors de la création d’une entreprise, car elle établit sa structure juridique initiale et désigne ses premiers dirigeants.
Rédiger et envoyer la convocation
Une fois le type d’assemblée déterminé, il est essentiel de rédiger une convocation précise et conforme aux exigences légales.
Elle doit être envoyée avec un préavis suffisant, généralement 15 jours avant la date de l’assemblée. Elle peut être envoyée par lettre recommandée, email avec accusé de réception, ou remise en main propre, selon les modalités définies par les statuts de l’entreprise.
Le document doit mentionner les informations suivantes : la date, l’heure et le lieu de la réunion, un ordre du jour détaillé, ainsi que les modalités de vote et conditions de quorum. Une erreur ou une omission dans la convocation peut remettre en cause la validité de l’assemblée et des décisions prises.
- Le saviez-vous
Vous pouvez simplifier la gestion de vos assemblées et gagner du temps grâce à la solution dématérialisée Ubikap, qui automatise l’envoi des convocations et assure leur traçabilité.
Préparer les documents essentiels
Pour toutes les AG : documents communs
Quel que soit le type d’AG, certains documents sont nécessaires :- La feuille de présence qui liste les participants et permet de vérifier l’atteinte du quorum.
- Les textes des résolutions : présentation des décisions soumises au vote.
- Les procurations et les délégations de vote qui permettent aux actionnaires absents d’être représentés.
Pour une AGO : rapport moral et rapport financier
Dans le cadre d’une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) annuelle, certains documents sont indispensables pour permettre aux actionnaires et associés de prendre des décisions en toute connaissance de cause :- Le rapport moral : présenté par la direction, il dresse un bilan global de l’activité de l’entreprise sur l’année écoulée, et met en avant les objectifs atteints, les projets réalisés et les perspectives d’avenir.
- Le rapport financier : document clé de l’AGO, il expose la situation économique de l’entreprise. Il inclut le bilan comptable, le compte de résultat et l’affectation du résultat.
Pour une AGE : documents spécifiques aux modifications statutaires
Contrairement à l’AGO, l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) ne requiert pas de rapport moral ou financier, mais elle nécessite de prévoir d’autres documents :- Le projet de résolution : présentation détaillée des modifications statutaires envisagées.
- Le rapport du dirigeant ou du conseil d’administration : explication des motivations et des conséquences des changements proposés.
- Le rapport du commissaire aux comptes (si applicable) : évaluation indépendante des impacts financiers des modifications (réduction de capital, fusion, etc.).
- L’évaluation des apports en nature : obligatoire si l’AGE prévoit une augmentation de capital avec apport en nature.
Assurer le bon déroulement de l’AG
Présence et quorum
Le succès d’une assemblée générale repose en grande partie sur la présence effective des membres convoqués. Le quorum représente le nombre minimal de participants requis pour que les délibérations prises en AG puissent être adoptées. Il varie selon la forme juridique de la société. En SARL, 25% des parts sociales doivent être représentées en première convocation et 20 % en seconde. En SAS, les statuts fixent librement ces seuils, tandis qu’en SA, il est de 20 % en AGO et 25 % en AGE en première convocation.Pour s’assurer du respect du quorum, une feuille de présence doit être signée par les participants.Modalités de vote
L’adoption des décisions lors d’une assemblée générale se fait au moyen d’un vote. Les votes peuvent être réalisés à main levée, lorsque les décisions sont simples, ou à bulletin secret, notamment pour des sujets sensibles. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises adoptent le vote électronique, qui garantit rapidité et sécurité. Cette modalité est particulièrement utile pour les entreprises dont les actionnaires sont répartis géographiquement.- Le saviez-vous ?
La solution Ubikap permet d’automatiser les votes électroniques. Elle se présente comme une alternative sécurisée et efficace, qui offre des garanties de conformité et de facilité d’accès, notamment à distance.
Animation et prise de décisions
Chaque assemblée générale est dirigée par un président de séance, chargé d’animer les discussions, de présenter l’ordre du jour, de s’assurer que chaque point de celui-ci est évoqué et de veiller au bon déroulement des débats. Il est assisté par un secrétaire de séance, qui prend en note les échanges et consigne les décisions. Une AG bien animée repose sur une gestion efficace du temps de parole, une implication active des actionnaires et une fluidité des échanges pour permettre une prise de décision éclairée.Rédiger et conserver le procès-verbal
Une fois l’assemblée terminée, la rédaction du procès-verbal est une étape très importante, destinée à officialiser les décisions prises. Ce document, qui doit refléter fidèlement le déroulement des délibérations et les mesures adoptées, doit comporter :- la date, l’heure et le lieu de l’AG ;
- la liste des participants et des pouvoirs ;
- l’ordre du jour ;
- les résultats des votes.
Anticiper les risques et mettre en place les bonnes pratiques
Sanctions en cas d’irrégularités
Le non-respect des règles qui encadrent l’organisation d’une AG peut entraîner des conséquences lourdes. Ainsi, les décisions prises lors d’une assemblée irrégulièrement convoquée peuvent être déclarées nulles. Les dirigeants, quant à eux, encourent des sanctions civiles, voire pénales, en cas de fraude ou d’abus de pouvoir.- Le saviez-vous ?
Les actionnaires minoritaires ont le droit de contester les décisions prises en assemblée générale qu’ils jugent irrégulières.
Bonnes pratiques pour un déroulement d’AG optimal
L’organisation d’une AG efficace repose sur quelques principes clés :
- Anticiper et préparer les documents nécessaires.
- Utiliser des outils digitaux pour faciliter la gestion des convocations et des votes.
- Garantir la transparence en communiquant clairement les informations aux actionnaires.
- Encourager la participation, notamment en proposant des solutions de visioconférence et de vote en ligne.
Une assemblée générale bien organisée assure non seulement la conformité de la société au cadre légal mais aussi une gouvernance d’entreprise efficace. Grâce à l’usage d’outils digitaux comme la solution UBIKAP, les entreprises peuvent moderniser leur approche et ainsi améliorer la participation et la transparence. L’adoption de ces solutions est un pas vers une gestion optimisée et sécurisée des assemblées, qui garantit ainsi la confiance des membres et la pérennité des décisions prises.
