Convoquer les participants d’une assemblée générale : comment faire ?
L’organisation des assemblées générales est à la fois une obligation légale et un moment clé de la gouvernance. Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire, extraordinaire ou mixte, ces réunions permettent aux actionnaires et aux associés d’échanger sur les grandes orientations stratégiques de l’entreprise et de prendre des décisions essentielles. Toutefois, pour être valide, une assemblée générale s’inscrit dans un cadre légal précis. Les dirigeants doivent ainsi respecter certaines obligations, telles que les règles de quorum et de majorité et les délais de convocation. Une première question se pose : de quelle manière faut-il convoquer les participants d’une assemblée générale ? Quid du processus légal de convocation d’AG ? Ubikap vous en dit plus. Place au récapitulatif.
Qu’est-ce qu’une convocation à l’assemblée générale ?
Une assemblée générale est une réunion au cours de laquelle les associés ou les actionnaires d’une société prennent des décisions relatives à la vie de la société.
Pour y participer, ils doivent recevoir une invitation, autrement dit une convocation officielle.
Les deux types d’assemblées générales d’entreprise les plus fréquentes sont :
- l’assemblée générale ordinaire (AGO) ;
- l’assemblée générale extraordinaire (AGE).
La tenue de l’AGO est obligatoire et doit avoir lieu une fois par an. Elle traite des questions courantes de la vie de l’entreprise, telles que l’approbation annuelle des comptes, l’affectation des bénéfices réalisés ou, encore, la gestion et la stratégie mises en place pour atteindre les objectifs prévus.
De son côté, l’AGE concerne les décisions exceptionnelles. À ce titre, elle peut concerner :
- le transfert du siège social ;
- l’entrée ou la sortie d’un associé ou d’un actionnaire ;
- la cession de titres ;
- la fusion, la scission ou la dissolution de l’entreprise ;
- etc.
Qui est chargé de convoquer les participants d’une assemblée générale ?
Convoquer les participants d’une assemblée générale constitue un acte formel, lequel doit être initié par une autorité compétente au sein de l’entreprise. En principe, cette responsabilité incombe au dirigeant, tel que le président du conseil d’administration ou du directoire dans une SA ou le gérant dans une SARL.
Cependant, dans certaines situations, notamment en cas d’incapacité du gérant ou de manquement à ses obligations, d’autres acteurs peuvent être habilités à convoquer l’assemblée. Il peut notamment s’agir d’un mandataire de justice ou d’un commissaire aux comptes.
Dans le cas des SAS, ce sont les statuts de la société qui déterminent librement l’autorité compétente pour convoquer l’AG : cela peut être les associés ou toute autre personne spécifiquement désignée.
- La convocation selon la forme juridique de l’entreprise
- La société à responsabilité limitée (SARL) : la convocation est réalisée par le gérant, conformément à l’article L.223-27 du Code de commerce.
- La société par actions simplifiée (SAS) : celle-ci est effectuée par le président, sauf s’il existe une disposition statutaire contraire.
- La société anonyme (SA) : le conseil d’administration, le conseil de surveillance ou le directoire sont en mesure de procéder aux convocations à l’assemblée, selon l’article L.225-103 du Code de commerce.
Qui peut être convoqué à une assemblée générale ?
L’ensemble des associés ou des actionnaires doivent recevoir une convocation. Autrement dit, si une AG se tient, chacun d’entre eux doit y être convié.
Outre les associés et actionnaires, la convocation concerne également :
- le commissaire aux comptes, lorsque sa présence est obligatoire ;
- les partenaires, représentants d’obligataires ou autres tiers autorisés par les statuts.
Attention, les statuts peuvent imposer certaines restrictions, comme une condition d’ancienneté ou le paiement d’une cotisation. Toutefois, toute discrimination injustifiée demeure interdite.
Quel est le délai de convocation à une AG ?
Le respect du délai légal de la convocation est essentiel pour assurer la validité des décisions prises en assemblée générale. La convocation doit être adressée aux associés ou aux actionnaires dans un délai minimum de :
- 15 jours avant la tenue d’une AGO ;
- 15 jours avant une AGE, sauf si les statuts prévoient un délai plus long (la convocation doit être conforme aux statuts de la société) ;
- 8 jours en cas d’AGE destinée à remplacer le gérant d’une SARL décédé.
Quels sont les modes de convocation à une assemblée générale ?
En règle générale, la convocation à une assemblée générale peut se faire par :
- lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
- email ;
- remise en main propre.
Les différents moyens de convocation (LRAR, email, affichage) seront laissés au choix du dirigeant.
- Bon à savoir
Les associés peuvent être convoqués à une assemblée générale par voie électronique, à condition qu’ils aient donné leur accord préalable. Cette autorisation doit être sollicitée et obtenue au moins 20 jours avant la date fixée pour l’assemblée.
Une fois leur accord donné, celui-ci s’applique à toutes les assemblées futures, sauf rétractation expresse de leur part.
- Bon à savoir
La jurisprudence a admis la validité d’une convocation verbale, à condition que tous les associés soient présents ou représentés lors de l’assemblée. Toutefois, afin d’éviter toute contestation et d’assurer une meilleure traçabilité, il est fortement recommandé d’opter pour une convocation écrite. Celle-ci constitue un élément de preuve en cas de litige et garantit le respect des formalités légales et statutaires.
Quel est le contenu d’une convocation d’assemblée générale ?
Pour être conforme, la convocation à une assemblée générale doit impérativement inclure plusieurs mentions obligatoires :
- Date, heure et lieu de la réunion ;
- Ordre du jour détaillé, avec la précision des points à débattre et des résolutions à soumettre au vote ;
- Modalités de vote, notamment la possibilité de voter à distance ou par procuration ;
- Conditions de quorum, en veillant à définir le seuil de participation requis pour la validité des délibérations.
L’absence de l’une de ces informations peut compromettre la validité de l’assemblée et entraîner l’annulation des résolutions adoptées.
Quelles sanctions en cas de défaut de convocation ?
L’absence de convocation régulière n’est pas un acte anodin. En effet, cette dernière peut engendrer des sanctions telles que :
- Engager la responsabilité civile du dirigeant : Ce dernier peut être condamné au paiement de dommages-intérêts en réparation du préjudice subi par la société.
- Des sanctions pénales : Le dirigeant s’expose à une amende qui peut atteindre 9 000 € par assemblée non organisée et jusqu’à 2 ans d’emprisonnement (pour les SAS et les SARL : articles L.244-2 et L.241-5 du code de commerce). Par ailleurs, une amende de 30 000 € et une peine d’emprisonnement allant jusqu’à 2 ans peuvent être prononcées à l’encontre du dirigeant qui n’aurait pas convoqué le commissaire aux comptes à l’AG (C.Cass, civ, Ch.com, 10 février 2021, 18-24.302).
- L’annulation des décisions prises au cours de l’assemblée générale : cette possibilité est envisageable, à condition que l’irrégularité ait empêché un membre de participer et ait influencé le résultat des votes. Ainsi, dans certains cas, l’annulation de l’AG peut survenir.
- Les conséquences d’une absence de registre des assemblées : À part pour les SA, l’absence de registre des assemblées n’engendre que des sanctions indirectes. En effet, la mauvaise tenue des registres peut, dans certains cas, être assimilée à une faute de gestion. De même, tout intéressé peut demander l’annulation des décisions prises en assemblée si celles-ci ne sont pas consignées dans le registre.
La convocation des participants à une assemblée générale constitue une étape essentielle pour assurer la validité des décisions prises et garantir le bon fonctionnement de la société. En respectant les obligations légales et statutaires, notamment les délais, les modes de convocation et les mentions obligatoires, la procédure de convocation régulière sécurise le processus d’AG et évite d’éventuelles contestations.
