Cadre légal des assemblées générales dématérialisées : tout savoir

Quel est le cadre légal des assemblées générales dématérialisées ?

Organiser une assemblée générale sans rassembler physiquement ses associés ou actionnaires ? Ce qui relevait autrefois de la contrainte exceptionnelle est aujourd’hui devenu une pratique courante. Visioconférence, vote électronique, procès-verbaux numériques… La digitalisation s’invite désormais au cœur de la gouvernance des sociétés.

Mais si la technologie ouvre la voie à de nouveaux usages, elle n’exonère pas les entreprises de leurs obligations juridiques. Au contraire : tenir une AG à distance implique de respecter un cadre légal strict, destiné à préserver les droits des associés, garantir la transparence des décisions et assurer la validité des actes.

Textes de référence, conditions de validité, outils à mobiliser : Ubikap vous présente le cadre légal des assemblées générales dématérialisées pour organiser vos AG en toute sécurité.

Le cadre légal des assemblées générales : textes de référence et principes clés

La possibilité de tenir une assemblée générale à distance repose sur un socle juridique solide. Plusieurs textes fondateurs encadrent cette pratique, et notamment :

L’ordonnance n° 2014-863 du 31 juillet 2014 qui autorise expressément la tenue d’AG par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication, à condition que les statuts l’autorisent.
Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 qui fixe les conditions de validité des procédures à distance, notamment en matière d’identification des participants, de traçabilité des votes et de signature électronique.
Le règlement eIDAS (UE n° 910/2014) qui encadre la signature électronique et l’horodatage pour garantir l’intégrité et la valeur probante des documents produits lors des AG dématérialisées.
Les mesures d’urgence Covid-19 (notamment l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020) qui ont temporairement assoupli certaines règles, et ont ouvert la voie à une démocratisation durable de la tenue d’AG à distance.

Les règles relatives aux AG selon la forme juridique de la société

Chaque type de société obéit à un régime particulier :

En société anonyme (SA), les AG peuvent se tenir à distance, sauf disposition contraire des statuts. L’identification des participants et la confidentialité des délibérations doivent cependant être garanties.
La société par actions simplifiée (SAS) offre une très grande liberté contractuelle. Les statuts définissent les modalités d’organisation des AG à distance.
En société à responsabilité limitée (SARL), la visioconférence est possible, sauf opposition d’associés représentant au moins 25 % du capital. Le vote par correspondance est quant à lui envisageable à condition d’être prévu dans les statuts.

Vote à distance ou par télétransmission : quelle différence ?

Le vote à distance et le vote par télétransmission sont deux modalités juridiques distinctes :

Le vote par télétransmission implique l’utilisation de moyens électroniques (email sécurisé, plateforme dédiée) qui permettent à l’associé de voter avant ou pendant l’AG. Il doit être expressément prévu par les statuts et respecter les règles d’authentification.
Le vote à distance, plus large, inclut aussi bien le vote électronique en séance qu’en amont, ainsi que les plateformes de vote sécurisé mais il est souvent combiné à une AG tenue en visioconférence ou de manière hybride.

Dans tous les cas, le respect du cadre fixé par le Code de commerce et les statuts est indispensable.

Quelles sont les conditions de validité juridique d’une AG dématérialisée ?

Pour qu’une assemblée générale tenue à distance ait une valeur juridique équivalente à une AG en présentiel, certaines conditions doivent impérativement être respectées :

l’outil utilisé doit permettre d’assurer l’identification des participants ;
le quorum et les règles de majorité doivent pouvoir être constatés de façon fiable ;
les modalités de convocation doivent être conformes aux textes (délai, forme, contenu) ;
il doit être possible de poser des questions, d’échanger et de voter ;
le procès-verbal doit être signé et archivé de façon conforme.

AG physique vs AG dématérialisée : tableau comparatif

Critères	AG en présentiel	AG dématérialisée
Valeur juridique	Oui (sous conditions)	Oui (sous conditions strictes)
Accessibilité	Limitée géographiquement	Sans contrainte de lieu
Quorum / vote	Présence physique requise	Présence à distance possible
Coûts logistiques	Élevés (location, déplacement…)	Réduits (accès centralisé, vote en ligne)
Traçabilité et preuve	Feuille de présence signée	Identification, journalisation technique, feuille de présence signée
Risques juridiques	Vices de forme	Contestation si procédure non conforme

Le procès-verbal d’une AG dématérialisée : quelles obligations ?

Même en l’absence de réunion physique, la rédaction d’un procès-verbal reste obligatoire. Il permet d’attester des décisions prises et de sécuriser juridiquement l’assemblée. Pour une AG tenue à distance, plusieurs précautions doivent être prises :

le PV doit mentionner les modalités de tenue de l’AG (visioconférence, plateforme utilisée, procédure de vote…) ;
il doit comporter les noms des participants, le respect du quorum, les résolutions adoptées et les résultats des votes ;
il doit être signé par les personnes habilitées, via une signature électronique conforme au règlement eIDAS, si le document n’est pas imprimé.

Ubikap facilite le remplissage automatique du procès-verbal et la signature électronique des procès-verbaux, avec archivage centralisé sécurisé à valeur probante.

Irrégularité de l’organisation de l’AG : quels sont les risques ?

Une assemblée générale non conforme peut exposer la société à des risques juridiques importants. Un défaut de convocation, un vice dans le déroulement des votes, l’absence de quorum constaté, ou encore une irrégularité dans la rédaction du procès-verbal sont autant de causes susceptibles de fragiliser la validité des décisions prises.

Les sanctions possibles ? L’annulation des résolutions, une action en justice de la part des associés ou actionnaires, voire la mise en cause de la responsabilité du dirigeant.

Face à ces enjeux, les assemblées générales dématérialisées présentent un atout de taille : bien organisées et adossées à des outils conformes, elles permettent de renforcer la traçabilité, l’identification des participants et la preuve des votes. La journalisation automatique, l’horodatage des échanges ou encore la signature électronique certifiée deviennent autant de garanties supplémentaires.

Ainsi, la digitalisation bien encadrée des AG devient un levier de sécurisation, à condition de s’appuyer sur une solution fiable qui accompagne les entreprises à chaque étape du processus, dans le respect du cadre légal.

Quelles précautions en matière de RGPD et de sécurité ?

L’organisation d’assemblées générales dématérialisées implique le traitement de données personnelles : identité, coordonnées, votes, connexions. À ce titre, les entreprises doivent se conformer au règlement général de protection des données (RGPD) et garantir :

la sécurisation des accès (authentification forte, identifiant unique) ;
l’intégrité des données (chiffrement, horodatage) ;
la limitation des accès aux seules personnes autorisées ;
l’information claire des participants sur l’usage de leurs données.

Ubikap propose un environnement sécurisé conforme au RGPD, avec journalisation complète des actions et stockage sécurisé des données en France.

Organiser une AG dématérialisée en 5 étapes

Voici un déroulé complet d’une AG dématérialisée conforme :

Étape 1 : Mise à jour des statuts

Avant toute organisation à distance, il est impératif de vérifier que les statuts autorisent la tenue d’une AG dématérialisée. Si ce n’est pas le cas, une modification des statuts devra être effectuée selon la procédure prévue.

Étape 2 : Choix d’une solution technique

L’outil sélectionné doit répondre à plusieurs impératifs : permettre la convocation des participants, leur identification sécurisée, la tenue des votes électroniques et l’archivage centralisé des documents. Ubikap remplit précisément ces fonctions dans le respect du droit français et européen.

Étape 3 : Envoi des convocations

Les convocations doivent être envoyées dans les délais prévus par la loi ou les statuts. Elles doivent comporter les informations essentielles : date et heure, modalités de connexion, ordre du jour, ainsi que les documents préparatoires.

Étape 4 : Tenue de l’AG

L’AG peut se dérouler en visioconférence ou via une plateforme numérique sécurisée. Les participants doivent pouvoir s’identifier, assister aux échanges, poser des questions et voter dans des conditions équivalentes à une réunion physique (en direct ou de manière différée).

Étape 5 : Rédaction et signature du procès-verbal

Une fois l’AG clôturée, un procès-verbal doit être rédigé. Il devra mentionner les modalités de tenue, les participants, le quorum atteint et les décisions adoptées. Il est ensuite signé – y compris par voie électronique – et archivé de manière sécurisée avec toutes les pièces justificatives.

Grâce à la solution Ubikap, toutes les informations recueillies pendant l’AG en visioconférence sont automatiquement ajoutées au procès-verbal.

La dématérialisation des assemblées générales s’impose comme une réponse concrète aux exigences contemporaines de flexibilité, d’accessibilité et de transparence. Elle permet non seulement de moderniser la gouvernance des entreprises, mais aussi de renforcer la sécurité juridique des décisions prises à distance.

Encore faut-il, pour cela, veiller à la conformité des procédures et au respect des droits des associés. De la convocation à l’archivage du procès-verbal, chaque étape doit être pensée en fonction du cadre légal applicable à la société concernée.

C’est pourquoi s’appuyer sur une solution fiable comme Ubikap peut faire toute la différence : automatisation, traçabilité, conformité RGPD, sécurité des accès… La technologie devient un véritable levier de performance pour piloter ses AG en toute sérénité.

Le futur des assemblées générales est numérique. N’est-ce pas le moment d’aligner vos pratiques avec les nouveaux standards de la gouvernance digitale ?

FAQ : assemblées générales dématérialisées

Peut-on organiser une AG entièrement dématérialisée ?

Oui, dès lors que les statuts le prévoient, toutes les étapes d’une assemblée générale peuvent se faire à distance : convocation, présence, vote, rédaction du PV, archivage.
Les outils de gestion comme Ubikap permettent d’automatiser les convocations, de garantir la sécurité des votes électroniques et de centraliser l’archivage des documents de façon conforme et traçable.

Peut-on imposer une AG dématérialisée à tous les participants ?

Pas systématiquement. Dans les SARL notamment, les associés représentant 25 % du capital peuvent s’y opposer.

Comment assurer le respect du quorum à distance ?

Grâce aux outils de journalisation et d’identification mis en place via des plateformes spécialisées, la présence est prouvée techniquement.

Faut-il modifier les statuts pour organiser une AG en ligne ?

Oui, si ceux-ci ne prévoient pas cette modalité. La modification peut être proposée lors d’une AG physique ou mixte.

Comment garantir la conformité d’une AG dématérialisée ?

En utilisant une solution sécurisée comme Ubikap, qui permet l’automatisation des convocations, la tenue des votes électroniques sécurisés, l’horodatage des documents et l’archivage centralisé. Une approche complète pour conjuguer conformité et performance juridique.