Chaque année, les entreprises clôturant leur exercice au 31 décembre doivent organiser leur Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) avant le 30 juin, puis déposer leurs comptes annuels au greffe avant le 31 juillet. Une fois l’AGOA passée et les comptes approuvés, une formalité est souvent reléguée au second plan : la mise à jour du registre des assemblées générales. Pourtant, il s’agit d’une obligation légale, au même titre que le dépôt des comptes.
Rappel des échéances post-AGOA
- Au plus tard le 30 juin : tenir l’AGOA afin de faire approuver les comptes annuels par les associés.
- Avant le 31 juillet : déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce (bilan, compte de résultat, annexes…).
- Immédiatement après l’AGOA : inscrire le procès-verbal dans le registre des assemblées générales.
Cette dernière étape est obligatoire mais souvent négligée. Pourtant, elle est essentielle en cas de contrôle, de litige ou de cession d’entreprise.
Cette obligation récurrente constitue un processus complexe et chronophage, justifiant ainsi le recours à des outils professionnels spécialisés destinés à optimiser et sécuriser cette période particulièrement exigeante
- Bon à savoir
Aux termes de l’article L. 232-21 du Code de commerce, certaines catégories de sociétés, notamment les SARL, SAS et SA, sont soumises à l’obligation annuelle de dépôt de leurs comptes sociaux, et ce, même en l’absence de bénéfices..
Le registre des assemblées générales : une obligation formelle
Le registre des AG, aussi connu comme le registre des procès-verbaux, est un document officiel où sont consignés les comptes rendus des délibérations des assemblées générales. En cas de contrôle fiscal ou juridique, il constitue une preuve de la bonne tenue des réunions statutaires.
Il doit répondre à plusieurs exigences :
- Au format papier :
Être tenu sans blanc ni rature, sur papier coté et paraphé, incluant tous les documents nécessaires pour sa conformité, soit obligatoirement le procès-verbal signé par les signataires ; - Au format dématérialisé :
Être tenu sur une plateforme juridique conforme et sécurisée, contenir le PV signé en signature électronique avancée par les organes compétents, validant authenticité, horodatage et intégrité du document ; - Être mis à jour dans un délai raisonnable après chaque AG.
Le non-respect de cette obligation expose la société à des sanctions civiles, voire pénales en cas de mauvaise foi avérée. Par ailleurs, cela peut nuire à sa crédibilité lors d’un audit ou d’une procédure de due diligence. Enfin, cette défaillance risque également de compliquer les opérations de cession d’actions ou la sortie d’un associé.
Vous avez utilisé la signature électronique ? Vous avez déjà fait 90 % du travail
Depuis l’entrée en vigueur du règlement européen eIDAS en 2014, de nombreux services juridiques et cabinets d’avocats se sont dotés de solutions de signature électronique afin de fluidifier et sécuriser la validation de leurs documents légaux.
Cette pratique est particulièrement répandue pour les procès-verbaux d’assemblée générale, dont la validité repose sur la signature obligatoire du président et du secrétaire de séance. Pour rappel, la signature électronique avancée est requise pour la signature du PV, afin de confirmer l’identité du signataire de manière vérifiable, fiable et unique.
Dans ce contexte, avoir recours à la signature électronique pour le procès-verbal permet de mettre à jour le registre des assemblées générales au format dématérialisé en quelques clics, tout en garantissant la conformité aux exigences légales de preuve et de traçabilité.
Utiliser un outil juridique complet vous permet :
- De simplifier l’organisation de vos AG à distance ou en présentiel ;
- De remplir automatiquement les procès-verbaux à partir des informations renseignées lors de l’AG ;
- De les faire signer électroniquement (avec horodatage et certificat eIDAS) par les signataires, avec une solution connectée à la plateforme telle que Docusign, Yousign & jesignexpert.com ;
- Et de les inscrire directement dans le registre des assemblées générales dématérialisé, en toute conformité légale.
Avec Ubikap, vous centralisez l’ensemble du processus lié aux assemblées générales, depuis l’envoi des convocations jusqu’à la mise à jour du procès-verbal signé.
Une fois le procès-verbal signé électroniquement, plus besoin de manipuler ou d’archiver des documents au format papier : les convocations, la feuille de présence et l’ensemble des pièces associées sont déjà intégrés à la plateforme lors de l’organisation de l’AG. Il ne vous reste plus qu’à les verser dans le registre des assemblées générales, aux côtés du procès-verbal.
Le registre est alors automatiquement mis à jour, stocké dans un environnement sécurisé et conforme, avec une valeur probante équivalente à celle du registre papier.
Registre des AG dématérialisé vs registre des AG papier : comparatif
Le registre des assemblées générales, qu’il soit tenu sur support papier ou au format dématérialisé, remplit une fonction essentielle dans la vie juridique des sociétés. Toutefois, plusieurs différences majeures méritent d’être soulignées entre ces deux formats.
Sur le plan de la sécurité juridique, le registre papier présente des risques inhérents, tels que la perte, la falsification ou les erreurs humaines. En revanche, le registre dématérialisé, comme celui proposé par Ubikap, garantit une conformité totale grâce à l’horodatage et à des protocoles de sécurité robustes, offrant ainsi une traçabilité fiable.
En matière d’accessibilité, le registre papier nécessite souvent une présence physique pour consultation, ce qui peut ralentir les processus. À l’inverse, la version numérique est accessible à tout moment et depuis n’importe quel lieu, sous réserve d’un accès sécurisé.
La mise à jour du registre papier est souvent chronophage et fastidieuse, impliquant une gestion manuelle et parfois complexe. La solution dématérialisée automatise cette étape, notamment après la signature électronique des documents, ce qui simplifie considérablement le travail.
Concernant l’archivage, le registre papier peut rapidement devenir volumineux et vulnérable aux dommages matériels (incendie, humidité, perte). Le registre dématérialisé centralise les données dans le cloud, assurant une conservation sécurisée et pérenne.
La recherche de documents dans un registre papier s’avère souvent lente et manuelle, tandis que la recherche dans un registre numérique est rapide, efficace et permet un accès instantané à l’information recherchée.
Enfin, le registre papier engendre des coûts cachés liés au temps humain consacré, à l’impression, au stockage et à la conservation des documents. La dématérialisation permet de réduire ces coûts à long terme tout en améliorant la conformité et la sécurité.
Pour approfondir ce sujet et découvrir un comparatif complet entre registre des AG dématérialisé et registre papier, nous vous invitons à consulter notre article dédié : Registre des AG dématérialisé vs papier.
Ne négligez pas cette étape : elle peut bloquer toute une opération
Omettre de mettre à jour son registre des décisions et délibérations peut avoir des conséquences concrètes :
- Blocage lors d’une levée de fonds ou cession d’entreprise : les investisseurs ou acheteurs exigent un registre à jour.
- Incertitude juridique : un PV non inscrit dans un registre peut être contesté.
- Retard dans les obligations légales : un oubli peut s’accumuler d’année en année.
Dans un contexte où la compliance est de plus en plus surveillée, avoir un registre propre, accessible, à jour et conforme devient un gage de sérieux pour vos partenaires, vos actionnaires, vos conseils.
Pourquoi choisir les registres légaux numériques maintenant ?
En juillet, les entreprises sont en plein dans la période de dépôt des comptes. C’est le moment idéal pour :
- Finaliser votre AGOA si ce n’est pas encore fait ;
- Signer électroniquement vos documents si vous ne l’avez pas encore fait ;
- Et surtout, enregistrer les procès-verbaux dans un registre numérique, pour clôturer le cycle juridique en toute conformité.
Grâce à des solutions comme Ubikap, vous passez d’un mode artisanal à un mode fluide, automatisé et professionnel. En prime : vous gagnez du temps pour vous concentrer sur vos clients, vos équipes, ou le développement de votre activité.
En résumé
- ✔️ L’AGOA doit être tenue avant le 30 juin ;
- ✔️ Le dépôt des comptes doit être fait avant le 31 juillet ;
- ❗️ Et le registre des AG doit impérativement être mis à jour ;
- ✅ Si vous avez signé électroniquement, la mise à jour du registre peut se faire en quelques clics ;
- 💡 Le registre dématérialisé est plus sûr, plus rapide et plus durable que le papier.
Passez aux registres légaux dématérialisés dès aujourd’hui
Chez Ubikap, nous accompagnons les avocats, experts-comptables et directions juridiques pour digitaliser leurs registres légaux et leurs assemblées générales en toute simplicité.
Besoin d’un accompagnement ?
Nous sommes à votre disposition pour vous aider à :
- Centraliser vos AG passées et à venir ;
- Automatiser la génération de vos PV ;
- Mettre en place un registre des PV numérique et conforme.
N’hésitez pas à nous contacter pour réserver une démonstration personnalisée de la plateforme.
