Quel format pour votre registre des mouvements de titres : papier ou dématérialisé ?
Le registre des mouvements de titres est un document essentiel pour les sociétés par actions simplifiées (SAS) et les sociétés anonymes (SA). Il assure la traçabilité des transactions et garantit la transparence des opérations sur titres. Si, depuis l’origine, le registre des mouvements de titre est tenu sous format papier, l’ordonnance n° 2017-1674 du
8 décembre 2017 autorise l’utilisation d’un dispositif d’enregistrement partagé (DEEP). Quelles sont les différences entre un registre papier et un registre dématérialisé ? Lequel choisir ? Avantages, inconvénients, Ubikap compare les deux formats.
Le registre des mouvements de titres : une obligation légale pour les sociétés par actions
L’article L228-1 du Code de commerce impose aux sociétés par actions de tenir un registre des mouvements de titres, sorte de registre des actionnaires qui documente chaque transfert de titres (achats, ventes, donations ou autres modifications de propriété).
Peu importe son format, ce document doit inclure un certain nombre d’informations :
- l’identité des actionnaires impliqués dans chaque transaction ;
- la nature de la transaction (achat, vente, donation, etc.) ;
- le nombre de titres transférés ;
- la date de chaque mouvement ;
- le prix ou la contrepartie de l’opération ;
- l’inscription en compte d’actionnaires pour assurer la conformité et la traçabilité.
Ce registre joue un rôle majeur dans la prévention des fraudes et la conservation des données. Il garantit la transparence auprès des actionnaires.
Le format papier du registre des mouvements de titres : simplicité et limites
Historiquement, le registre des mouvements de titres est conservé au format papier, un choix qui présente des avantages mais qui, dans le contexte actuel, présente des limites.
Avantages du format papier
Le format papier du registre des mouvements de titres permet un accès facile et une consultation immédiate sans recours à des équipements technologiques.
L’absence de dépendance technologique évite les risques de panne de système ou de cyberattaque.
La simplicité d’utilisation du registre papier peut se révéler intéressante pour les petites structures.
Inconvénients du format papier
Chaque page du registre papier doit être cotée et paraphée par le greffe du tribunal de commerce. Cette façon de procéder est en effet le seul moyen de garantir l’authenticité et la sécurisation des données documentées. Elle présente des inconvénients évidents :
- la manipulation physique des documents entraîne des risques de falsification, de fraude, d’erreurs humaines, de détérioration et de perte ;
- la sécurisation du registre peut s’avérer chronophage et coûteuse ;
- l’accessibilité des informations, notamment pour les parties qui se trouvent à distance, est considérablement réduite ;
- l’encombrement physique créé par la quantité de documents nécessite un espace de stockage considérable.
En somme, le registre papier remplit les exigences de base mais il manque d’efficacité et d’optimisation en matière de stockage.
Le registre dématérialisé : efficacité et sécurité
Le registre de mouvements de titres dématérialisé tire parti de la digitalisation des processus et des technologies de sécurisation des données pour apporter des solutions modernes aux limitations du format papier.
Avantages de la dématérialisation
La dématérialisation du registre présente plusieurs avantages :
- il optimise le processus de gestion des titres, il réduit les délais de traitement et favorise le gain d’espace ;
- les données sont mises à jour en temps réel et accessibles à distance ;
- la numérisation des documents et l’optimisation du stockage contribuent à la réduction de l’empreinte environnementale ;
- le registre des mouvements de titres dématérialisé utilise la blockchain qui garantit l’intégrité des informations, la protection des données et une traçabilité infaillible et évite les risques de falsification.
Limites et solutions adaptées
La dépendance à la technologie ou encore les risques liés à la cybersécurité et à la défaillance des systèmes peuvent susciter des interrogations.
Cependant, les solutions modernes, notamment en SaaS (Software as a Service), intègrent des mécanismes avancés de contrôle d’accès et de certification des documents pour garantir l’authenticité et la sécurité des transactions.
La mise en place initiale de la solution dématérialisée peut être vue comme contraignante et complexe, mais en suivant le processus d’installation, ces inquiétudes sont vite neutralisées.
La valeur juridique du registre dématérialisé par rapport au registre papier
Depuis le 24 décembre 2018, il est admis que le registre dématérialisé possède la même valeur juridique qu’un registre papier s’il respecte les exigences de sécurité et d’intégrité.
La représentation électronique sécurisée permet une traçabilité sans précédent, surtout lorsqu’elle intègre des dispositifs comme la signature électronique ou la blockchain.
Grâce à l’enregistrement infalsifiable et à l’historique des transactions permis par l’utilisation d’un DEEP, elle garantit la confidentialité et la transparence des mouvements de titres.
Les entreprises bénéficient ainsi de l’équivalence légale des deux formats, avec un atout supplémentaire pour la sécurisation des données et la prévention des fraudes dans le format dématérialisé.
Processus de transition vers un registre dématérialisé
Les entreprises qui souhaitent passer au registre dématérialisé et envisagent une transition fluide doivent respecter les étapes clés du processus :
- Étape 1- Évaluer les besoins : identifier les avantages spécifiques de la dématérialisation selon la structure et les besoins de l’entreprise.
- Étape 2 – Choisir la solution : opter pour une solution SaaS qui intègre des options de sécurisation des données, comme la blockchain, et des fonctionnalités d’automatisation des mouvements et de certification des documents.
- Étapes 3 – Se mettre en conformité : s’assurer que le registre répond aux normes de protection des données et aux exigences de traçabilité fixées par la législation.
- Étape 4 – Mettre en place le registre dématérialisé et effectuer une transition progressive : maintenir temporairement un double registre papier et électronique pour faciliter le passage et minimiser les perturbations.
- Étape 5 – Former les équipes : accompagner les collaborateurs utilisateurs pour qu’ils maîtrisent la nouvelle solution et les outils de contrôle d’accès.
Choisir entre un registre des mouvements de titres en format papier ou dématérialisé dépend des besoins spécifiques de chaque société par actions. Cependant, la digitalisation des processus de gestion des titres représente une avancée majeure en matière de sécurisation des données et de prévention des fraudes. Si le support papier reste une option acceptable, le registre dématérialisé apporte des bénéfices clairs pour des inconvénients limités qui peuvent être facilement contournés. Adoptez dès aujourd’hui une solution de gestion dématérialisée pour sécuriser et optimiser votre registre des mouvements de titres. N’hésitez pas à réserver une démonstration de la solution Ubikap.
